在平時的工作溝通中，除了實時口頭溝通方式外，最常見的就是郵件溝通方式了。

好的郵件格式和内容，能夠讓對方快速獲取需要的信息，沒有溝通障礙、沒有理解歧義、傳遞的任務也不會進行變形或理解缺失；好的郵件編寫習慣，也能增加接收方對自己的信任和專業認同感。

為了能夠高效溝通，項目負責人可以在啟動項目時，最好能和團隊全員一起制定郵件編寫技巧等基本團隊規則。

下面我們通過介紹郵件的構成、編寫原則和一些範例，給大家展示商務郵件的編寫技巧。

郵件構成

1.角色互換

在發出某封郵件的時候，可以想一下對方/客戶收到此封郵件的時候，他會怎麼想，他會做出什麼舉動，他會怎麼回複。根據對方有可能的反饋，對郵件的内容做出一下調整，力争通過盡量少的郵件解決盡量多的問題。

2.嚴守約定，不失信客戶

對于約定好的日程，要嚴格按約定的時間提交相關的成果物。如果在約定的時間内，無法完成，事前必須聯絡，并要給出合理的理由，和可能完成的新的時間點。

3.快速對應客戶郵件

對于客戶的要求是需要優先對應的。如果不能馬上回答客戶的問題，也需要首先回信，明确下一步我們将要采取的具體動作，并明确能夠完成的時間點。在完成之後，正式給予客戶回答。理想的回複時間是2小時内。

4.回複内容注意點

• 回複内容要全面，切忌不要出現問題點回複遺漏的情況。
• 如果話題有變更，應創建新郵件，并用新的郵件主題。
• 正文要簡明扼要，行文通順。尊重對方，請、謝謝之類的語氣要經常出現。
• 進行針對性回複。
• 不要就同一問題多次回複讨論，mail溝通不暢時建議電話或當面溝通。

5.注意郵件的格式

• mail内容的字體要統一。
• 在寫郵件的時候，不要記成流水賬的形式，而應提取出概要點。比如：用1. 2. 3.等羅列出各個說明點。郵件内容結構清晰，便于對方理解，也方便後續郵件對某個概要點進行引用讨論。

6.适當的換行

• 大約在20個字左右換一次行，不要一行完全寫完再換行；
• 一般情況下，在逗号處換行；如果沒有逗号，隻能在句子中間換行，句子中間換行需要考慮最好把主語作為新行的開頭。

7.聯系方式

• 聯系方式有變更時，請及時更新并通知客戶。可以明确發函人的身份、聯系等信息，以方便對方聯絡。
• 建議大家的郵箱開啟簽名功能，在郵件簽名中需要含有姓名、聯系電話等信息。

8.信息安全

• 和外部人員溝通mail中，需要注意信息安全，不要發送公司内部設計文檔和關鍵技術信息等。
• 不要使用互聯網上的免費郵箱來發送正式郵件。

Sample 1:項目日報

收件人：項目全體人員(開發人員、測試人員、質量管理人員...)

抄送列表：項目領導、公司領導...

郵件主題：XXX項目日報(xx年-xx月-xx日)

郵件内容：

-------------------------------------------------------------

大家好，

以下是XXX項目今天的跟蹤情況(詳細可以參考附件或某某網址...根據實際情況填寫)，請了解:

一、項目組問題風險跟蹤

1.闡述今天發現的問題或者風險...

若有對策方案的話，也需要寫明對策描述。

2.以前發現的但還未完全解決的問題或風險...

當前的風險都分别屬于什麼狀态，是否需要項目組對策...

二、項目進展概述

此段内容需要根據實際情況适用圖或表格的形式進行說明，

需要闡述當前某個任務/子任務的計劃完成日期，計劃本日/本月完成百分比，目前完成進度，當前狀态是正常還是延期...

三、Bug收斂狀态

需要用線性圖描述bug産生和消除的趨勢...

四、待解決問題

一些特殊性的問題。比如設備問題、需求問題...

以上。

Sample 2:問題确認或備忘錄

收件人：需要對問題進行确認或回答的人

抄送列表：相關同事(不一定需要他們回答但是需要他們了解這件事情的人)、相關項目領導...

郵件主題：[XXX]問題内容确認 或 [XXX]讨論結果确認

郵件正文：

-------------------------------------------------------------

To 張三，李四，

你們好，

關于xxx的設計方案，今天我們進行了可行性讨論，讨論結果如下，請确認描述的是否有遺漏或錯誤:

1.【方案描述】

<方案一>xxxxxx

優點：xxx

缺點：xxx

<方案二>xxxxxx

優點：xxx

缺點：xxx

結論：基于xxxxx原因的考慮，經過讨論，最終決定采用方案二。

2.【殘留問題】

①XXX項目的XX版本是否也有同樣的設計缺陷？

-->經過代碼分析/和相關專家确認，XXX項目的XX版本沒有類似問題。(相關的溝通記錄已經放在附件xxx文件中，請參考)

②關于變更工數和可以完成的日期

經過項目組分析，變更工數為：

開發：xxx人/日

測試：xxx人/日

計劃完成日期:xxx

3.【郵件回複納期】：

請在xx月xx日xx點前回複

以上，辛苦了。

Sample 3:總結分享

收件人：項目全員

抄送列表：相關項目領導...

郵件主題：[分享]XXXX在XXX場景下的設計注意事項

郵件正文：

-------------------------------------------------------------

大家好，

今天在進行xxxx讨論的時候，發現一個xxxx問題，為了防止其他人遇到類似問題不知如何解決，特整理了郵件跟大家分享一下。

【問題背景】

描述在xxx的背景下，為了實現xx功能，所以對xxxx進行了設計讨論。

【問題現象】

(簡潔清晰描述當前問題時在什麼場景下經過什麼操作會産生具體哪種現象...)

【問題根本原因】

(需要從代碼、設計、需求等角度分析這些問題産生的根本原因是什麼....)

【對策】

根據實際情況，描述對策方案以及對策後的測試效果

【經驗/教訓】

通過這件事情，我們以後再進行類似功能設計時，需要充分考慮xxx場景下的xxx等複雜操作...

【備注】

(上面在進行問題描述和對策描述等内容編寫時，需要提供相關的依據或者實例，那麼可以把這些信息放在備注中，方便郵件閱讀者查看)

以上。

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