文字材料的格式一般包括：标題、正文、行文機構、行文日期、附件等。

1.标題。标題應當準确、簡要，居于正文上端中央，用二号宋體加粗。标題較長需回行時不能把完整的詞拆開。标題中一般不出現标點符号，副标題、日期或作者姓名用3号楷體，并居中。

2.正文。正文是文字材料的主體，叙述文字材料的具體内容。正文内容要求簡明扼要，條理清楚，實事求是，合乎文法。

正文層次序數及字體要求：

一級标題用“一、”，三号黑體不加粗；

二級标題用“（一）”，三号楷體加粗；

三級标題用“1．”（不能寫成“1、”），三号仿宋加粗；

四級标題用“（1）”，三号仿宋不加粗，

在正文層次不多的情況下，第一層用“一、”，第二層可用“1．”。層次序數必須為輸入格式，不可使用自動生成格式。

正文隻能用仿宋字體，均用三号字，不能加粗。每自然段第一行左空2字。

3.行文機構。寫在正文下偏右處，又稱落款，在正文之下一般空4行（也可根據頁面需要适當空行），且一般要寫全稱，用三号仿宋體。

4.行文日期。文字材料必須注明行文日期，行文日期位于文字材料的末尾、行文機構下并适當調整與行文機構的對應位置。行文日期必須寫明“年、月、日”全稱，用漢字标注，即“大寫”，“零”應寫作“〇”，用三号仿宋體。

5.附件。附屬于正文的文字材料，根據需要一般作為正文的補充說明或參考材料。文字材料如有附件，附件的名稱和件數應當在正文之後、行文機構之前注明，在正文最後一行後空1行的左側空2字，用三号仿宋體字标注“附件”後标全角冒号和附件名稱。如有2個以上附件，用阿拉伯數字依次标注序号。附件名稱較長需另起一行時，應當與附件名稱的文字對齊，序号後面用小圓點，例如“附件：1．×××”，附件名稱後不加标點符号。附件内容置于正文落款之後并另起一頁，首頁左上角頂格用三号黑體字标注“附件”，有順序号的應标注，附件的序号和名稱前後标識必須一緻。

6. 文字材料的裝訂

打印及印刷。文字材料應雙面打印或印刷，多頁打印裝訂時應标注頁碼。對外報送或比較正式的文字材料應使用激光打印機打印，不可使用針式打印機打印。

頁碼設置。正式文字頁碼一般為頁腳，對齊并居中，數字為小四号，字體為“Times New Roman”,如“- 1 -”。

用紙及頁面設置。采用國際标準A4型紙，頁面設置的頁邊距上下各為2.54cm，左右各為2.8cm，并根據篇幅合理調整行距、字距，行距為單倍行距，字距為标準字距，一般每面排22行，每行排28個字（含标點符号）。

裝訂。左側裝訂，訂位為兩釘釘鋸外訂眼距上下頁邊各l／3處，平訂釘鋸與左頁邊間距為5mm - 8mm，無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固。

四、其他要求

1.文字材料為單頁且内容較少時，為确保頁面美觀，應将文字調整到頁面中偏上位置，并擴大行間距。

2.篇幅較大（超過10面）時，在不影響整體效果的前提下，可通過縮小字号或行間距的方式進行适當調整。

3.文字材料的末頁單頁面字數較少時，可通過适當縮小行間距的方式去除此頁面；如無法縮小，也可通過适當擴大行間距的方式使此頁面字數增加，增強整體的美觀效果。

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