采購是一個過程複雜且流程極多的環節，包括請購、詢價、比價、議價、下達采購訂單、交期管理、入庫、對賬、開票、付款。

　　采購的起點是發現需求。對于一般企業來說，采購産生于企業某一部門的具體需求。例如，辦公室需要辦公用品;實驗室需要實驗設備;生産部門需要原材料等。各部門負責業務活動的具體人員應清楚了解本部門的需求：需要什麼、需要多少、何時等。為此，各具體部門應提出自己的采購需求計劃，并在規定時間内提供給采購部門，采購部門應進行集中采購，以滿足企業發展的需要。

　　采購計劃，是指企業管理人員在了解市場供求情況、掌握企業物料消耗規律的基礎上對計劃期内物料采購活動所進行的部署和安排。它包括認證計劃和訂單計劃兩方面的内容。采購計劃有廣義和狹義之分。廣義的采購計劃是指為保證供應各項生産經營活動的物料的需要而編制的各種采購計劃的總稱。狹義的采購計劃是指年度采購計劃，是企業計劃年度内生産經營活動中所需要采購的各種物料的數量和時間所作出的安排。采購計劃是企業生産計劃的一部分，是企業年度計劃與目标的組成部分。

　　供應商的選擇是采購管理成功的關鍵因素。一個合适的供應商能提供合适的、高質量的、足夠數量的、合理價格的、準時交貨的物資供應，并具有良好的售後服務。而傳統采購沒有供應商監測系統，導緻供應商的質量良莠不齊，當遇到商品質量問題時需要你在需求部門、财務部門、供應商之間協商解決，其中耗費的時間不言而喻。

數字化采購平台白碼采購管理系統具有完備的供應商管理系統，将供應商的基本信息以表格的方式呈現出來，并配有供應商績效評估系統。企業有具體的績效評估指标，用戶可通過評估結果，給供應商進行分級處理。通過完善的供應商考核系統，方便匹配最适合企業的優質供應商。從長期發展的角度考慮。通過供應商績效考核，選擇優質供應商進行大量、長期的合作，為采購打下穩定的基礎。

　　采購訂單計劃是指在認證計劃的基礎上制定的實際采購清單。其主要包括以下幾個步驟：

　　1、準備訂單計劃：(1)接收市場需求(2)準備訂單環境資料(3)制定訂單計劃說明書

　　2、評估訂單需求：(1)分析市場需求(2)确定訂單需求

　　3、計算訂單容量：(1)分析供應商資料(2)計算總體訂單容量(供應商可供給的數量和到貨時間)(3)計算承接訂單量(供應商在一定時間内已經簽約的訂單量)

　　4、制定訂單計劃：(1)對比需求與容量，要考慮市場、銷售和訂單容量等要素，分析訂單需求的可行性，必要時調整訂單計劃。(2)确定餘量認證計劃

　　采購訂單發送給供應商後，配送中心應跟蹤或催貨。有些企業甚至會有專職的跟蹤和催貨人員。跟蹤是對采購訂單的例行跟蹤，以确保供應商能夠履行貨物運輸承諾。跟蹤也有利于及時發現采購中的問題，如産品質量、運輸等。

　　發現問題後，配送中心可及時與供應商溝通，盡快解決問題。催貨是對供應商施加壓力，使其更好地履行運輸承諾。

　　如果供應商不能很好地履行采購協議，配送中心應該采取相應的措施督促其按約完成。

　　許多配送中心都有專門的職能部門來驗收貨物。貨物驗收的基本目的是确保訂單購買的貨物實際到達;檢查到達的貨物是否完好無損;确保到達數量與訂單數量一緻;将貨物運至指定倉庫進行儲存或轉運。貨物驗收時，有時會出現貨物短缺。這種情況可能是運輸過程丢失造成的;也可能是運輸數量不足;驗收部門應向供應商撰寫詳細報告。

　 貨物驗收後，采購部門将按照采購協議向供應商支付貨款。本環節主要注重發票審核。

　 完成上述所有步驟後，對于完整的采購操作，最終更新采購部門的采購記錄。這項工作是收集和歸檔與采購訂單相關的采購部門文件副本，并将要保存的信息轉換為相關記錄。需要保存的記錄主要包括采購訂單目錄、采購訂單文件、采購商品文件、供應商曆史文件、合同等。

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