excel職場應用技巧大全?我們實際工作中始終處在利用EXCEL基本的求和、表格，也或許你已經在Excel中完成過上百張财務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的複雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意其實我們平日裡無數次重複的得心應手的使用方法隻不過是Excel全部技巧的百分之一下面我們一起感受一下關于Excel的強大魅力一、讓不同類型數據用不同顔色顯示　　在工資表中，如果想讓大于等于3000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于2000元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置　　1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在後面的方框中輸入數值“3000”單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，将“字體”的“顔色”設置為“紅色”　　2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于2000，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”)　　3.設置完成後，按下“确定”按鈕　　看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顔色顯示出來了二、建立分類下拉列表填充項　　我們常常要将企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一緻性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項　　1.在Sheet2中，将企業名稱按類别(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分别輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫　　2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄内，輸入“工業企業”字符後，按“回車”鍵進行确認　　仿照上面的操作，将B、C……列分别命名為“商業企業”、“個體企業”……　　3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類别”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框在“設置”标簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗号隔開)，确定退出　　再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項後，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出　　4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類别”填入單元格中然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類别的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中　　提示：在以後打印報表時，如果不需要打印“企業類别”列，可以選中該列，右擊鼠标，選“隐藏”選項，将該列隐藏起來即可　　三、建立“常用文檔”新菜單　　在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，将常用的工作簿文檔添加到其中，方便随時調用　　1.在工具欄空白處右擊鼠标，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框在“命令”标簽中，選中“類别”下的“新菜單”項，再将“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄　　按“更改所選内容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)　　2.再在“類别”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鍊接”選項)，将它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱　　重複上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱　　3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠标，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鍊接→打開”選項，打開“分配超鍊接”對話框通過按“查找範圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔　　重複上面的操作，将菜單項和與它對應的工作簿文檔超鍊接起來　　4.以後需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，隻要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可　　提示：盡管我們将“超鍊接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鍊接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鍊接”按鈕的功能　　四、制作“專業符号”工具欄　　在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符号，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業符号”工具欄　　1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“個人宏工作簿”中，然後“确定”開始錄制選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然後将需要的特殊符号輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制　　仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符号的輸入“宏”　　2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”标簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符号”，确定後，即在工作區中出現一個工具條　　切換到“命令”标簽中，選中“類别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符号”欄上(有多少個特殊符号就拖多少個按鈕)　　3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名　　4.右擊某個命名後的按鈕，在随後彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，确定退出　　重複此步操作，将按鈕與相應的宏鍊接起來　　5.關閉“自定義”對話框，以後可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業符号”工具欄，向單元格中快速輸入專業符号了　　五、用“視面管理器”保存多個打印頁面　　有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧　　1.打開需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，選中它們再右擊鼠标，在随後出現的快捷菜單中，選“隐藏”選項，将不需要打印的行(或列)隐藏起來　　2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)後，單擊“确定”按鈕　　3.将隐藏的行(或列)顯示出來，并重複上述操作，“添加”好其它的打印視面　　4.以後需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了　　六、讓數據按需排序　　如果你要将員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可采用自定義序列來排序　　1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”标簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“确定”按鈕退出　　2.選中“部門”列中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“确定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序 ，今天小編就來說說關于excel職場應用技巧大全?下面更多詳細答案一起來看看吧!

excel職場應用技巧大全

我們實際工作中始終處在利用EXCEL基本的求和、表格，也或許你已經在Excel中完成過上百張财務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的複雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。其實我們平日裡無數次重複的得心應手的使用方法隻不過是Excel全部技巧的百分之一。下面我們一起感受一下關于Excel的強大魅力。一、讓不同類型數據用不同顔色顯示　　在工資表中，如果想讓大于等于3000元的工資總額以“紅色”顯示，大于等于2000元的工資總額以“藍色”顯示，低于1000元的工資總額以“棕色”顯示，其它以“黑色”顯示，我們可以這樣設置。　　1.打開“工資表”工作簿，選中“工資總額”所在列，執行“格式→條件格式”命令，打開“條件格式”對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中“大于或等于”選項，在後面的方框中輸入數值“3000”。單擊“格式”按鈕，打開“單元格格式”對話框，将“字體”的“顔色”設置為“紅色”。　　2.按“添加”按鈕，并仿照上面的操作設置好其它條件(大于等于2000，字體設置為“藍色”；小于1000，字體設置為“棕色”)。　　3.設置完成後，按下“确定”按鈕。　　看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顔色顯示出來了。二、建立分類下拉列表填充項　　我們常常要将企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一緻性，利用“數據有效性”功能建了一個分類下拉列表填充項。　　1.在Sheet2中，将企業名稱按類别(如“工業企業”、“商業企業”、“個體企業”等)分别輸入不同列中，建立一個企業名稱數據庫。　　2.選中A列(“工業企業”名稱所在列)，在“名稱”欄内，輸入“工業企業”字符後，按“回車”鍵進行确認。　　仿照上面的操作，将B、C……列分别命名為“商業企業”、“個體企業”……　　3.切換到Sheet1中，選中需要輸入“企業類别”的列(如C列)，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。在“設置”标簽中，單擊“允許”右側的下拉按鈕，選中“序列”選項，在下面的“來源”方框中，輸入“工業企業”，“商業企業”，“個體企業”……序列(各元素之間用英文逗号隔開)，确定退出。　　再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開“數據有效性”對話框，選中“序列”選項後，在“來源”方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，确定退出。　　4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的“企業類别”填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類别的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。　　提示：在以後打印報表時，如果不需要打印“企業類别”列，可以選中該列，右擊鼠标，選“隐藏”選項，将該列隐藏起來即可。　　三、建立“常用文檔”新菜單　　在菜單欄上新建一個“常用文檔”菜單，将常用的工作簿文檔添加到其中，方便随時調用。　　1.在工具欄空白處右擊鼠标，選“自定義”選項，打開“自定義”對話框。在“命令”标簽中，選中“類别”下的“新菜單”項，再将“命令”下面的“新菜單”拖到菜單欄。　　按“更改所選内容”按鈕，在彈出菜單的“命名”框中輸入一個名稱(如“常用文檔”)。　　2.再在“類别”下面任選一項(如“插入”選項)，在右邊“命令”下面任選一項(如“超鍊接”選項)，将它拖到新菜單(常用文檔)中，并仿照上面的操作對它進行命名(如“工資表”等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。　　重複上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。　　3.選中“常用文檔”菜單中某個菜單項(如“工資表”等)，右擊鼠标，在彈出的快捷菜單中，選“分配超鍊接→打開”選項，打開“分配超鍊接”對話框。通過按“查找範圍”右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如“工資.xls”等)文件夾，并選中該工作簿文檔。　　重複上面的操作，将菜單項和與它對應的工作簿文檔超鍊接起來。　　4.以後需要打開“常用文檔”菜單中的某個工作簿文檔時，隻要展開“常用文檔”菜單，單擊其中的相應選項即可。　　提示：盡管我們将“超鍊接”選項拖到了“常用文檔”菜單中，但并不影響“插入”菜單中“超鍊接”菜單項和“常用”工具欄上的“插入超鍊接”按鈕的功能。　　四、制作“專業符号”工具欄　　在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符号，為了方便輸入，我們可以制作一個屬于自己的“專業符号”工具欄。　　1.執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?并将宏保存在“個人宏工作簿”中，然後“确定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然後将需要的特殊符号輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。　　仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符号的輸入“宏”。　　2.打開“自定義”對話框，在“工具欄”标簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符号”，确定後，即在工作區中出現一個工具條。　　切換到“命令”标簽中，選中“類别”下面的“宏”，将“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符号”欄上(有多少個特殊符号就拖多少個按鈕)。　　3.選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。　　4.右擊某個命名後的按鈕，在随後彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，确定退出。　　重複此步操作，将按鈕與相應的宏鍊接起來。　　5.關閉“自定義”對話框，以後可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業符号”工具欄，向單元格中快速輸入專業符号了。　　五、用“視面管理器”保存多個打印頁面　　有的工作表，經常需要打印其中不同的區域，用“視面管理器”吧。　　1.打開需要打印的工作表，用鼠标在不需要打印的行(或列)标上拖拉，選中它們再右擊鼠标，在随後出現的快捷菜單中，選“隐藏”選項，将不需要打印的行(或列)隐藏起來。　　2.執行“視圖→視面管理器”命令，打開“視面管理器”對話框，單擊“添加”按鈕，彈出“添加視面”對話框，輸入一個名稱(如“上報表”)後，單擊“确定”按鈕。　　3.将隐藏的行(或列)顯示出來，并重複上述操作，“添加”好其它的打印視面。　　4.以後需要打印某種表格時，打開“視面管理器”，選中需要打印的表格名稱，單擊“顯示”按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的“打印”按鈕，一切就OK了。　　六、讓數據按需排序　　如果你要将員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可采用自定義序列來排序。　　1.執行“格式→選項”命令，打開“選項”對話框，進入“自定義序列”标簽中，在“輸入序列”下面的方框中輸入部門排序的序列(如“機關,車隊,一車間,二車間,三車間”等)，單擊“添加”和“确定”按鈕退出。　　2.選中“部門”列中任意一個單元格，執行“數據→排序”命令，打開“排序”對話框，單擊“選項”按鈕，彈出“排序選項”對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次“确定”按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。

七、把數據徹底隐藏起來　　工作表部分單元格中的内容不想讓浏覽者查閱，隻好将它隐藏起來了。　　1.選中需要隐藏内容的單元格(區域)，執行“格式→單元格”命令，打開“單元格格式”對話框，在“數字”标簽的“分類”下面選中“自定義”選項，然後在右邊“類型”下面的方框中輸入“；；；”(三個英文狀态下的分号)。　　2.再切換到“保護”标簽下，選中其中的“隐藏”選項，按“确定”按鈕退出。　　3.執行“工具→保護→保護工作表”命令，打開“保護工作表”對話框，設置好密碼後，“确定”返回。　　經過這樣的設置以後，上述單元格中的内容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。　　提示：在“保護”标簽下，請不要清除“鎖定”前面複選框中的“∨”号，這樣可以防止别人删除你隐藏起來的數據。　　八、讓中、英文輸入法智能化地出現　　在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反複切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?　　選中需要輸入中文的單元格區域，執行“數據→有效性”命令，打開“數據有效性”對話框，切換到“輸入法模式”标簽下，按“模式”右側的下拉按鈕，選中“打開”選項後，“确定”退出。　　以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，中文輸入法自動關閉。　　九、讓“自動更正”輸入統一的文本　　你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。　　1.執行“工具→自動更正”命令，打開“自動更正”對話框。　　2.在“替換”下面的方框中輸入“pcw”(也可以是其他字符，“pcw”用小寫)，在“替換為”下面的方框中輸入“《電腦報》”，再單擊“添加”和“确定”按鈕。　　3.以後如果需要輸入上述文本時，隻要輸入“pcw”字符?此時可以不考慮“pcw”的大小寫?，然後确認一下就成了。　　十、在Excel中自定義函數　　Excel函數雖然豐富，但并不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形面積的函數：　　1.執行“工具→宏→Visual Basic編輯器”菜單命令(或按“Alt F11”快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。　　2.在窗口中，執行“插入→模塊”菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。　　3.在右邊的“代碼窗口”中輸入以下代碼：　　Function V(a,b,h)V = h*(a b)/2End Function　　4.關閉窗口，自定義函數完成。　　以後可以像使用内置函數一樣使用自定義函數。　　提示：用上面方法自定義的函數通常隻能在相應的工作簿中使用。　　十一、表頭下面襯張圖片　　為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能隻襯在表頭下面呢?　　1.執行“格式→工作表→背景”命令，打開“工作表背景”對話框，選中需要作為背景的圖片後，按下“插入”按鈕，将圖片襯于整個工作表下面。　　2.在按住Ctrl鍵的同時，用鼠标在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖拉，同時選中這些單元格(區域)。　　3.按“格式”工具欄上的“填充顔色”右側的下拉按鈕，在随後出現的“調色闆”中，選中“白色”。經過這樣的設置以後，留下的單元格下面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是圖片被“白色”遮蓋了)。　　提示?襯在單元格下面的圖片是不支持打印的。　　十二、用連字符“&”來合并文本　　如果我們想将多列的内容合并到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字符“&”就能将它搞定(此處假定将B、C、D列合并到一列中)。　　1.在D列後面插入兩個空列(E、F列)，然後在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。　　2.再次選中D1單元格，用“填充柄”将上述公式複制到D列下面的單元格中，B、C、D列的内容即被合并到E列對應的單元格中。　　3.選中E列，執行“複制”操作，然後選中F列，執行“編輯→選擇性粘貼”命令，打開“選擇性粘貼”對話框，選中其中的“數值”選項，按下“确定”按鈕，E列的内容(不是公式)即被複制到F列中。　　4.将B、C、D、E列删除，完成合并工作。　　提示：完成第1、2步的操作，合并效果已經實現，但此時如果删除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，将公式轉換為不變的“值”。生成績條　　常有朋友問“如何打印成績條”這樣的問題，有不少人采取錄制宏或VBA的方法來實現，這對于初學者來說有一定難度。出于此種考慮，我在這裡給出一種用函數實現的簡便方法。　　此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為标題，第2行為學科名稱。　　1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()，3)=0，″″，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：$G，INT(((ROW() 4)/3) 1)，COLUMN())))。　　2.再次選中A1單元格，用“填充柄”将上述公式複制到B1至G1單元格中；然後，再同時選中A1至G1單元格區域，用“填充柄”将上述公式複制到A2至G185單元格中。　　至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。　　3.調整好行高和列寬後，同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的成績條區域)，按“格式”工具欄“邊框”右側的下拉按鈕，在随後出現的邊框列表中，選中“所有框線”選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作)。　　4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊“常用”工具欄上的“格式刷”按鈕，然後按住鼠标左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條添加邊框。　　按“打印”按鈕，即可将成績條打印出來。　　十四、Excel幫你選函數　　在用函數處理數據時，常常不知道使用什麼函數比較合适。Excel的“搜索函數”功能可以幫你縮小範圍，挑選出合适的函數。　　執行“插入→函數”命令，打開“插入函數”對話框，在“搜索函數”下面的方框中輸入要求(如“計數”)，然後單擊“轉到”按鈕，系統即刻将與“計數”有關的函數挑選出來，并顯示在“選擇函數”下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速确定所需要的函數。　　十五、同時查看不同工作表中多個單元格内的數據　　有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的内容，可以利用Excel的“監視窗口”功能來實現。　　執行“視圖→工具欄→監視窗口”命令，打開“監視窗口”，單擊其中的“添加監視”按鈕，展開“添加監視點”對話框，用鼠标選中需要查看的單元格後，再單擊“添加”按鈕。重複前述操作，添加其它“監視點”。　　以後，無論在哪個工作表中，隻要打開“監視窗口”，即可查看所有被監視點單元格内的數據和相關信息。　　十六、為單元格快速畫邊框　　在Excel 2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。　　單擊“格式”工具欄上“邊框”右側的下拉按鈕，在随後彈出的下拉列表中，選“繪圖邊框”選項，或者執行“視圖→工具欄→邊框”命令，展開“邊框”工具欄。　　單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然後在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。　　提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的“擦除邊框”按鈕，然後在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需要畫出不同顔色的邊框，可以先按工具欄右側的“線條顔色”按鈕，在随後彈出的調色闆中選中需要的顔色後，再畫邊框即可。③這一功能還可以在單元格中畫上對角的斜線。

十七、控制特定單元格輸入文本的長度　　你能想象當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即時分析并彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也并不難。　　例如我們将光标定位到一個登記“年份”的單元格中，為了輸入的統一和計算的方便，我們希望“年份”都用一個四位數來表示。所以，我們可以單擊“數據”菜單的“有效性”選項。在“設置”卡片“有效性條件”的“允許”下拉菜單中選擇“文本長度”。然後在“數據”下拉菜單中選擇“等于”，且“長度”為“4”。同時，我們再來到“出錯警告”卡片中，将“輸入無效數據時顯示的出錯警告”設為“停止”，并在“标題”和“錯誤信息”欄中分别填入“輸入文本非法!”和“請輸入四位數年份。”字樣。　　很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，并直到你輸入了正确“樣式”的數值後方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的“數據有效性”判斷中，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如“文本類型”啊，“序列大小”啊，“時間遠近”啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測标準，讓你的Excel展示出與衆不同的光彩呢。　　十八、成組填充多張表格的固定單元格　　我們知道每次打開Excel，軟件總是默認打開多張工作表。由此就可看出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更适合在多張相互關聯的表格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的内容。　　那麼如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的标簽名“Sheet1”，然後按住Shift鍵，單擊最後一張表格的标簽名“Sheet3”(如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們看到Excel的标題欄上的名稱出現了“工作組”字樣，我們就可以進行對工作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格内容的單元格中随便寫點什麼，我們發現，“工作組”中所有表格的同一位置都顯示出相應内容了。　　但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要将多張表格中相同位置的數據統一改變格式該怎麼辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數據格式，再單擊“編輯”菜單的“填充”選項，然後在其子菜單中選擇“至同組工作表”。這時，Excel會彈出“填充成組工作表”的對話框，在這裡我們選擇“格式”一項，點“确定”後，同組中所有表格該位置的數據格式都改變了。　　十九、改變文本的大小寫　　在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不是數據庫，而是函數。不要以為Excel中的函數隻是針對數字，其實隻要是寫進表格中的内容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小寫。　　在Excel 2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們分别是：“=UPPER(源數據格)”，将文本全部轉換為大寫；“=LOWER(源數據格)”，将文本全部轉換成小寫；“=PROPER(源數據格)”，将文本轉換成“适當”的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一張表格的A1單元格中輸入小寫的“excel”，然後在目标單元格中輸入“=UPPER(A1)”，回車後得到的結果将會是“EXCEL”。同樣，如果我們在A3單元格中輸入“mr.weiwei”，然後我們在目标單元格中輸入“=PROPER(A3)”，那麼我們得到的結果就将是“Mr.Weiwei”了。　　二十、提取字符串中的特定字符　　除了直接輸入外，從已存在的單元格内容中提取特定字符輸入，絕對是一種省時又省事的方法，特别是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如員工名單、籍貫等信息。　　如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用“=RIGHT(源數據格，提取的字符數)”函數，它表示“從A4單元格最右側的字符開始提取2個字符”輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用“=LEFT(源數據格，提取的字符數)”函數了。還有一種情況，我們不從左右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字符。比如我們要想從A5單元格中提取“武漢”兩個字時，就隻須在目标單元格中輸入“=MID(A5,4,2)”就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字符後的兩個字符，也就是第4和第5兩個字。

二十一、把基數詞轉換成序數詞　　将英文的基數詞轉換成序數詞是一個比較複雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成序數詞都是使用的“th”後綴，但大凡是以“1”、“2”、“3”結尾的數字卻分别是以“st”、“nd”和“rd”結尾的。而且，“11”、“12”、“13”這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以“th”結尾的。因此，實現起來似乎很複雜。其實，隻要我們理清思路，找準函數，隻須編寫一個公式，就可輕松轉換了。不信，請看：“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))={11,12,13}),″th″,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),″st″,″nd″,″rd″),″th″))”。該公式盡管一長串，不過含義卻很明确：①如果數字是以“11”、“12”、“13”結尾的，則加上“th”後綴；②如果第1原則無效，則檢查最後一個數字，以“1”結尾使用“st”、以“2”結尾使用“nd”、以“3”結尾使用“rd”；③如果第1、2原則都無效，那麼就用“th”。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此輕松和快捷。　　二十二、用特殊符号補齊位數　　和财務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的“安全填寫法”，那就是将金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上“$”之類的符号。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是“REPT”函數。它的基本格式是“=REPT(“特殊符号”，填充位數)”。　　比如，我們要在中A2單元格裡的數字結尾處用“#”号填充至16位，就隻須将公式改為“=(A2&REPT(″#″,16-LEN(A2)))”即可；如果我們要将A3單元格中的數字從左側用“#”号填充至16位，就要改為“=REPT(″#″,16-LEN(A3)))&A3”；另外，如果我們想用“#”号将A4中的數值從兩側填充，則需要改為“=REPT(″#″,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(″#″)8-LEN(A4)/2)”；如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上“$”符号的話，那就改為：“=(TEXT(A5,″$#,##0.00″(&REPT(″#″,16-LEN(TEXT(A5,″$#,##0.00″))))”，一定能滿足你的要求。　　二十三、創建文本直方圖　　除了重複輸入之外，“REPT”函數另一項衍生應用就是可以直接在工作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符号的智能重複，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果。　　比如我們首先制作一張年度收支平衡表，然後将“E列”作為直方圖中“預算内”月份的顯示區，将“G列”則作為直方圖中“超預算”的顯示區。然後根據表中已有結果“D列”的數值，用“Wingdings”字體的“N”字符表現出來。具體步驟如下：　　在E3單元格中寫入公式“=IF(D30,REPT(″n″,ROUND(D3*100,0)),″″)”，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。　　二十四、計算單元格中的總字數　　有時候，我們可能對某個單元格中字符的數量感興趣，需要計算單元格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到“SUBSTITUTE”函數的虛拟計算外，還要動用“TRIM”函數來删除空格。比如現在A1單元格中輸入有“how many words?”字樣，那麼我們就可以用如下的表達式來幫忙：　　“=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),″,″,″″)) 1)”　　該式的含義是先用“SUBSTITUTE”函數創建一個新字符串，并且利用“TRIM”函數删除其中字符間的空格，然後計算此字符串和原字符串的數位差，從而得出“空格”的數量，最後将空格數 1，就得出單元格中字符的數量了。　　二十五、關于歐元的轉換　　這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默認方式，那麼很可能不能在“工具”菜單中找到它。不過，我們可以先選擇“工具”菜單中的“加載宏”，然後在彈出窗口中勾選“歐元工具”選項，“确定”後Excel 2002就會自行安裝了。　　完成後我們再次打開“工具”菜單，單擊“歐元轉換”，一個獨立的專門用于歐元和歐盟成員國貨币轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數窗口一樣，我們可以通過鼠标設置貨币轉換的“源區域”和“目标區域”，然後再選擇轉換前後的不同币種即可。所示的就是“100歐元”分别轉換成歐盟成員國其他貨币的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業，我們還可以點擊Excel工具欄上的“歐元”按鈕，這樣所有轉換後的貨币數值都是歐元的樣式了。

上面的功能如果我們都能熟練操作，相信你一定能從繁瑣的财務工作中解脫出來，更好的減少出錯率，合理規劃出其他工作之餘的時間來多看看書提升工作能力。

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