《黨政機關公文格式》雖已發布實施多年，各地卻仍存在貫徹執行不力導緻公文格式嚴重不規範的問題。為引起公文學界足夠重視，促進各級機關公文規範化，特撰此文，概要總括特殊格式之外的常規公文格式編排規則，并針對公文中的常見錯誤列舉典型實例予以點撥矯正。

一、公文格式編排規則圖表

(一)、公文要素劃分表

(二)、公文版頭示意圖

1.上行文版頭

3.常規平行文版頭

(此版頭形式也稱作“信函格式”，發文機關标志下4 mm處印一條上粗下細的紅色雙線，距下頁邊20mm處印一條上細下粗的紅色雙線。在發文量較大的上層機關，信函格式有時也用于某些通知、批複、意見、議案等文種;但無論何機關，函必須用此版頭。)

(三)、公文主體示意圖

(四)、公文版記示意圖

二、公文格式注意事項指要

(一)版頭部分

1.份号、密級和保密期限、緊急程度。①《黨政機關公文格式》明确了份号的位數和字号，規定“一般用6位3号阿拉伯數字，頂格編排在版心左上角第一行”。②黨政機關公文的密級和保密期限、緊急程度标注位置統一為版心左上角。

2.發文機關标志。①由發文機關全稱或者規範化簡稱加括号标明文種組成的版式已取消，不宜再使用。②發文機關标志上邊緣至版心上邊緣為80mm的版式也已取消，不宜再使用。

3.發文字号。①發文字号中的括号應使用六角括号“〔〕”，而不宜錯用成圓括号“()”、方括号“[]’’或黑方頭括号“【】”。②上行文的發文字号應居左空一字标注，不宜和下行文混淆。

4.簽發人。①上行文(包括請示、報告和上行意見)均應标注簽發人，不宜僅請示标注。②“簽發人”三個字用3号仿宋體字，簽發人姓名用3号楷體字。③有多個簽發人時一般每行排兩個姓名，不宜單列豎排。④簽發人姓名右空一個字。

(二)主體部分

1.标題。①标題結構應盡量完整，做到“三要素”齊全，不宜随意省略發文機關名稱，更不能沒有狹義法定公文文種(公文處理法規規定的文種)。②标題回行時要做到詞意完整，不宜将一個詞拆開分作兩行。③上下行長短要适宜，宜使用梯形或菱形，不使用矩形和上下長中間短的沙漏形。

2.正文。①結構層次序數應執行“依次用‘一、’‘(一)’‘1.'‘(1)’标注”的規定，不宜無端跳級使用。②字體應執行“第一層用黑體字，第二層用楷體字，第三層和第四層用仿宋體字标注”的規定，不宜随意亂用。

3.附件說明。①在正文下空一行左空兩個字編排“附件”二字，不宜不空行或隻标“附”字。②附件順序号用阿拉伯數字，上下對齊。③附件名稱不用标點符号，回行時與上一行的首字對齊。④在批轉、轉發、印發性公文和報送類公文中，被批轉、轉發、印發的公文和報送件不應作為附件處理，文中不宜标注附件說明。

4.發文機關署名、成文日期。①《黨政機關公文格式》已作補充規定，不宜再沿用單一行政機關行文不署名的做法。②成文日期中的數字用阿拉伯數字(年、月、日标全，年份标全稱，月、日不編虛位)，不宜再沿用行政機關用漢字标注的做法。③加蓋印章的公文，成文日期一般右空四個字編排。

5.附注。①附注用于标注公文印發傳達範圍等需要說明的事項，居左空兩個字加圓括号編排在成文日期下一行，不宜置于正文後、落款前或成文日期的右下方。②請示宜在附注處注明聯系人的姓名和電話。

6.附件。①附件應當另面編排，宜在版記之前，不宜在版記之後。②“附件”二字及附件順序号用3号黑體字頂格編排在版心左上角第一行，附件标題居中編排在版心第三行。③附件順序号和附件标題應當與附件說明表述一緻。④不宜将被批轉、轉發、印發的公文以及報送件誤作附件，而在另面編排時首頁錯誤地标注“附件”二字。

(三)版記部分

1.抄送機關。①主題詞要素已經取消，抄送機關成了版記第一個要素。②抄送機關用4号仿宋體字，不宜再沿用3号字。③“抄送”二字左空一個字，後加全角冒号和抄送機關名稱，回行時與冒号後的首字對齊，最後一個抄送機關名稱後标句号。④抄送機關之上應當加粗橫線。⑤在抄送後不宜贅加早已明文取消的“抄報”“抄發”。

2.印發機關和印發日期。①用4号仿宋體字，不宜再沿用3号字。②編排在末條分隔線之上，印發機關左空一字，印發日期右空一字。③印發日期用阿拉伯數字，年份标全稱，月、日不編虛位，後加“印發”二字。④在版記下面不宜贅加“拟稿xxx，打字xxx，校對xxx，印數xx份”等非公文格式要素。行文應當遵循《發文稿紙格式》國家标準，已在發文稿紙中明确責任的信息不必體現在公文格式上。

另須說明，頁碼位于版心外，系獨立要素，不屬于版記部分。

三、公文格式常見錯誤示例

公文格式常見錯誤，大體有沿用陳規式和因襲積弊式兩種類型。

(一)、沿用陳規式

沿用陳規式，即不了解最新規定而錯誤地沿用已廢止規定的做法。

【示例1】沿用發文機關名稱加括号标明文種的版式

點撥矯正:這是1996年發布的《中國共産黨機關公文處理條例》中規定的一種版式，2012年《黨政機關公文格式》已将其取消，再使用則是錯誤的。

【示例2】沿用發文機關标志上邊緣至版心上邊緣80mm的版式

點撥矯正:這是1999年發布的《國家行政機關公文格式》中規定的上行文版式，2012年《黨政機關公文格式》已将其取消，再使用則是錯誤的。根據新規定，上行文的版頭不再留有80mm空白區域，無論上行文還是下行文，發文機關标志上邊緣至版心上邊緣均為35mm。另外，此例還有兩點與現行規定不符:一是黨政機關公文已将密級和緊急程度标注位置統一在版心左上角，二是簽發人姓名不宜單列豎排。

【示例3】主體和版記部分常見錯誤

點撥矯正:不宜沿用2000年發布的《國家行政機關公文處理辦I}})和1999年發布的《國家行政機關公文格式》的規定，此例落款處應當署發文機關名稱，成文日期應當用阿拉伯數字，版記處應當删去主題詞要素。另外，附件說明标注不當:一是應标注在正文下空一行位置，二是序号應标注在“附件:”後并上下對齊，三是序号後面的頓号宜改成下腳點(.)，四是附件名稱後面的标點符号宜删去。可修改為:

(二)、因襲積弊式

因襲積弊式，即盲目照搬積久相沿弊病的做法。

【示例1】(為簡明起見，例中省略了發文機關标志等要素。)

點撥矯正:“方案”不是狹義法定公文文種，不宜直接行文，标題可修改為“XXX關于印發集中開展“六打六治”打非治違專項行動實施方案的通知”。

【示例2】

點撥矯正:“辦法”不是狹義法定公文文種，不宜直接行文。另外，标題中缺少發文機關名稱，事由表述欠準确。可将标題修改為“XX市委東部新區工委關于印發《在黨風廉政建設中落實工委主體責任和紀委監督責任實施辦法(試行)》的通知”。根據公文内容，也可修改為“XX市委東部新區工委關于在黨風廉政建設中落實工委主體責任和紀委監督責任的意見”。

【示例3】

點撥矯正:上行文應當标注簽發人，發文字号左空一個字，簽發人姓名右空一個字。此例混淆了上行文和下行文版式上的區别。

點撥矯正:此例混淆了常規下行文版頭和常規平行文版頭的區别，宜改成如下信函格式。

點撥矯正:①被批轉、轉發、印發的公文和報送件不應作為附件處理，文中不宜标注附件說明，此例宜将“附件:xxxxx2015年‘安全生産月’活動方案”删去，另頁左上角也不宜标注“附件:”。②版記位置不當，應當移至被印發文即方案後偶數頁下方;同時，應注意用4号仿宋體字，左右各空一個字。另外，此例标題宜補上發文機關名稱，并将矩形改成梯形。

可修改為:

xxxxx關于印發

2015年安全生産月活動方案的通知

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!