每天3分鐘,解決一個職場問題。
你好,我是慕橋宸。今天我們要分享的内容是:
怎樣寫一份高質量的“工作周報”?
一談到工作周報,大家第一印象可能就是:
這玩意兒沒啥用,如果不是領導逼着讓寫,我才不會寫呢!
甚至有人會說:
寫工作周報,完全是形式主義和邀功心理在作怪,是職場PUA!
很多人,對工作周報都存有這種誤解。
但事實真的是這樣嗎?
這篇文章,我們就來談一談“工作周報”。
01
首先要明确一點,工作周報的核心不在于“寫”這個動作本身,我們要盡早放棄“隻要寫就能提升自己”這種不切實際的幻想。
為什麼?
因為不論誰發起一個動作,如果沒有相匹配的目的作為内容的支撐,就算這個動作有多麼華麗、在執行過程中有多麼堅決,它最終也會淪為形式主義和官僚作風的犧牲品,不會帶有一絲一毫的價值。
正所謂,有動作,必有目的;
有目的,必帶來價值。
動作是為目的服務的,有目的,動作才有力量、有價值
因此從這個角度上來說——
“寫周報”作為衆多工作環節中的一個動作,與其他任何職場行為在本質上都是一樣的,既然有動作發起者,也就必須有目的的接收者。接收者可以是一個人,也可以是一件事。
那工作周報的目的,或者說接收者,是什麼?
暢通信息。
每個人所處的崗位不同,所接收的信息也不會相同,在科層制管理的現在,尤為如此。
暢通信息,才能讓工作周報有存在價值
高層決策者需要充足的信息來進行決策,基層工作者需要高層的指示結合實際來開展工作。那怎樣才能最大限度将決策和實際融合在一起呢?
自下而上,逐級彙報,形成信息矩陣。這就是工作周報的由來。
所以,無論是下層執行者還是中層規劃者,在寫工作周報時,都必須保證一點,那就是讓有效信息在團隊内部暢通起來。
這才是“工作周報”的核心思想。
02
第二點,我們要明确,暢通信息不是簡單堆砌信息,更不是牢騷滿腹指責他人——其基本原則是:實事求是、積極進取、推動落實。
先說第一個方面,實事求是。
既然周報的核心思想是傳遞信息,那我們在寫周報時,就必須保證内容的真實性。
因為隻有在保證信息真實的情況下,我們總結的信息才有價值,才能具有指導實踐的意義。
那應該如何總結?在這裡我推薦一種結構化的寫作方式。
結構化思維是我們處理職場難題的不二法門
簡單來說,就是“窮盡所有,合并相似,段落區分”。具體來說———
第一步,拿一張白紙,把上一周你做的所有工作和這周你需要做的工作,都列舉出來,窮盡所有,不漏一項。
第二步,把屬于同一類型的工作歸結到一個大的框架下,保證信息之間沒有重疊。
第三步,每個大框架都用段落區分開,并标明“1,2,3”或者用“一是什麼,二是什麼,三是什麼”區分開來。
結構化思維示例圖
下面,我們舉一個例子。
假如上一周,你開展了一項名為市場調研的活動,那麼總結時你可以這麼說:
上一周,在公司行政部門的大力支持和積極配合下,我出色地完成了市場部走訪調研活動,取得了三大成果。
一是深入走訪,了解客戶基本信息。
二是深入交流,獲取客戶喜愛偏好。
三是深入分析,掌握客戶價值取向。
通過這次調研走訪,我對公司市場化運營策略有了更深的了解,為今後我公司深挖市場潛在客戶、推進高質量轉型發展提供了堅強的基礎數據保障。
這樣寫,内容不僅條理清晰,言簡意赅,而且具有很強的說服力,更讓領導對你的工作内容有了更加充分的了解,你在領導心目中的形象也會有所提升。
可别小看這一點點的提升。積水成冰、聚沙成塔,都是靠平常這一點一滴的努力造就的。
訓練自己的結構化思維,讓信息表達更精準
第二個方面,要積極進取。
良好的工作态度永遠是你職場晉升的敲門磚和助推器。工作簡報雖然隻是每周一次例行的書面彙報,但是它也是一次你向領導展現自我、進行有效溝通的機會。
要知道,在職場上,有“溝通”才會有“機會”,有“交流”才會有“所得”。
對上溝通,對下交流,保持對工作的敏感性
因而在工作簡報中,一定要把自己進取的一面、奮進的一面向領導展現出來。
這樣做,不僅是在向領導暗示,你比同部門其他同事更細心更踏實,更是在向領導表明,你比他們更進取、更想獲得能力的提升。
比如,在上一周你和同事分别走訪了5名客戶。其他同事寫到這裡,就結束了,因為他們無事可寫。
但你不一樣,你把走訪看成了一個動作,因為有動作就必有目的。
所以你主動地去分析在走訪過程中遇到的哪些問題,這些問題你是如何化解的,最終達到了一個什麼樣的效果。
要主動彙報,更要深層次地分析問題,解決問題
表面上,你是在向領導彙報工作進展,但深層次的,你是在同領導開展一次深入地交流溝通,在向領導展現你的自我價值。
在同等水平的競争下,态度不同,結果便會不同。
第三個方面,也是最關鍵的方面,就是要推動工作。
任何工作,隻有落了地才能見到成效。
所以我們不僅要在工作中“告訴”領導我們過去做了什麼、将來要做什麼,更要向領導鮮明地指出——
為了完成這項工作,我需要“您”的哪些支持?
- 這些支持可以是工作環境上的。比如幫你換一個周圍更加安靜點的工位、理解你的工作偏好,允許你把個人物品放在工位上等等。
- 也可以是工作内容上的。比如幫助你協調某些部門,形成工作合力,共同推進這項工作出色完成等等。
有人會說,這簡直太難為情了,官高一級壓死人,讓領導為我做事,我怎麼有那麼大的“面子”啊?
要把“我”和“工作”區分開。但二者可以相互影響。
在這裡,你要分清楚,領導支持的并不是“你”,而是你的“工作”。所以你不必難為情,要大膽獲取支持,因為你要出色地完成“這項工作”。
可我們有必要獲取領導的支持嗎?
非常有必要。因為愛屋及烏,領導支持你的工作,慢慢地,他也會逐漸支持你。
這就是心理學上的光環效應。
介紹了上述三點原則,工作周報結束了嗎?還不夠,因為我們不僅需要“管理自己”,更要“管理上級”。
03
最後,也是工作周報最難的一點,就是要确保反饋,一定要讓上級認真閱讀你的工作周報。
上述所言,都是建立在“領導會認真閱讀你的工作周報”基礎上。如果沒有最後“領導審閱”環節,周報動作便不能閉環,再好的目的也沒有立錐之地,那就隻能前功盡棄。
因此,我們一定要确保領導能夠認真閱讀你的工作簡報。
怎麼做?有三種策略供你參考。
第一點,主動請纓,趁機找領導彙報。
比如,你可以這麼說:
張總,我能不能耽誤你3分鐘?向您彙報一項工作。
這是我本周的工作簡報,您過目一下,您看,如果我總結的内容和列舉的計劃沒有什麼問題,我就按照這個工作計劃執行了;如果存在不适當的地方,您可以提出修改意見。
最近不是在提倡OKR嘛,我想提升一下、鍛煉鍛煉自己。
第二點,列出清單,讓衆人監督執行。
将工作周報中所列舉的本周計劃,總結凝練成一個個具有可操作性的“微清單”,将清單寫出來,放在電腦桌旁。
這樣做,有兩種好處。
- 一是同事們一看便知你什麼時候忙什麼工作。他們讓你幫忙時,你也就有了“借口”推辭。
- 二是讓衆人監督你執行,引來“衆說紛纭”,你的領導也會從他人口中知道你的工作内容,你也更容易獲取支持。
一般而言,一個好領導,他會時刻關注下屬目前正在做什麼、做得效果如何,對此視而不見者,建議你趁早“溜号”。
可視化工作清單,讓監督更有力量
第三點,問題導向,在平時就注重領導意見。
把握一切可以和領導溝通的機會,詢問他對某一項工作具體的意見,把他的建議納入你的工作周報内。
并且,時不時向領導“不經意間”提一句,“這周的工作周報我會根據您的意見再修改修改”。
聰明的領導,也一定會好奇你的周報,并拿來看一看的。
以上,便是今天分享的“如何寫出一份高質量的工作周報”,相信你閱讀後,寫作水平也會有一定的提升。
最後的最後,提供一個周報模闆,供你參考。
工作周報模闆
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