首先想說：

截至發稿，效率火箭的用戶數剛好比上個月翻了一倍，感謝大家的支持！

今天不說什麼“4D原則”，“GTD”之類的雞湯建議，結合了微軟的官方Outlook操作指南和火箭君工作心得，今天介紹大家一種簡單易用，而且高效的方法，讓你擺脫郵件混亂導緻做事丢三落四的困惱

#目标是擺脫下面這樣#

#先來看改進後的結果#

最終你每天“處理”郵件的過程會變成這麼個幹淨利落樣：

————///中心思想：看闆管理///————

任務看闆（Task-Board）在生産制造領域已經有很悠久的曆史了。是在JIT方式甚至是計算機大規模普及應用之前就存在的很好的可視化過程管理方法。

下面這張圖是最簡單的任務看闆:

如果我們把每一條郵件的處理都看作一個“任務流程”，那麼：

郵件的處理過程就是把每一封郵件從看闆的一側按照某個規則移動到看闆另一側的過程。

畫一張PPT解釋一下整個思路（請點開圖片放大看）

—///Email的管理體系可以是什麼樣？///—

• 收件夾（Inbox）：還沒有處理過的郵件

• 自建文件夾（Folder）：看闆，存放不同狀态的郵件

• 類别（Category）：郵件的歸屬類别标簽

• 任務列表（Task List）：待辦事項

另外Outlook自帶的任務列表和小紅旗标記也是相當好用的工具

—————///臣妾做不到啊！///—————

你可能會說：臣妾做不到啊！

說了一大堆理論，聽起來不錯，但是如果要我按照這個來做，那不得麻煩死，每封郵件都這麼操作，打标簽加任務列表，移來移去轉存文件夾太費時間！

不要着急，一步步教你設置

——————///具體設置篇///——————

1設置“對話模式”

郵件點擊郵件列表，選擇對話模式（Conversation）。這會把相關郵件合并為一個對話樹

2設定标簽

首先需要在Outlook裡設定一些标簽（Catelog）

介紹幾個火箭君的常用标簽：

任務類

• @Job：需要一定工作量才能完成的工作

• @Job_Lite：很快就能完成的工作

• @Job_WhenPossible：低優先級的工作

• @Waiting：正在等别人回複的

資源類

• @Read：讀一下就可以

• @Resources：一般資源類

• @Resources_Key：關鍵資源

完成後你的标簽庫可能是這樣的：

3建立幾個文件夾作為“看闆”

Job文件夾：任務類郵件看闆

Read文件夾：“FYI”類郵件看闆

Resources文件夾：放資源類郵件看闆

Done文件夾：存放已經完成的郵件

完成後你的文件夾可能是這樣的：

4設定“快速步驟(Quick-Step)”

這是最關鍵的一步，就靠這個解放我們的日常工作量了！

打開快速步驟管理的方法是這樣的：

首先：把默認的快速步驟全删了

然後：新建你的快速步驟！

——————///開始使用！///——————

所有設置完畢以後我們就可以開始高效工作了！

每天你在郵件處理上的标準步驟：

1. 利用快速步驟按鈕，分類郵件，把你的收件夾清空！

2. 到相應“看闆”裡完成各個郵件提到的工作

3. 再次用快速步驟把郵件移動到“已完成”看闆

本文為效率火箭原創文章，禁止未經授權的轉載，合作請聯系微信公衆号“效率火箭”！！

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