1、目的：為規範辦公區域的管理，維護正常的辦公秩序，給員工創造一個文明、整潔、舒适、合理的工作場所和空間環境，樹立良好的企業形象，提高辦公效率，使公司辦公管理及文化建設提升到一個新層次，特制定本制度。

2、适用範圍：本管理制度适用于公司全體辦公室人員。

3、主要内容：

3.1職責履行

3.1.1行政人事部負責本制度的制訂、監督、貫徹和執行。

3.1.2各部門負責人協助對部門員工履行狀況的監督及管理。

3.1.3公司辦公室人員應嚴格遵守本制度。

3.2文件管理

3.2.1管理要點

3.2.1.1文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3.2.1.2制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、内容等信息；措辭規範，表達無歧義。

3.2.1.3根據文件屬性、類别，對所有文件進行編号，根據編号定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

3.2.2制度規範

3.2.2.1部門文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷毀等由辦公室文員負責執行。

3.2.2.2部門收到各類文件、傳真等，由辦公室文員簽收并做好相應記錄。

3.2.2.3辦公室文員對一般性文件進行分類管理，定期整理并制作相關報表予以存檔。

3.2.2.4其他各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，辦公室文員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄并限期清退。

3.2.2.5辦公室各類收文應按時間、内容、部門、名稱等進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

3.2.3文件管理流程

3.2.3.1内部文件管理流程：起草文件→審查編号→審批、簽發→打印→傳發→文件存檔

3.2.3.2外部文件管理流程：外部收文→文件批閱→文件整理→文件存檔

3.2.3.3借閱流程：提出申請→辦理手續→批準→借閱→清退→文件存檔

3.3檔案管理

3.3.1管理要點

3.3.1.1為了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業；及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

3.3.1.2檔案管理範圍：公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3.3.1.3根據各類資料性質、用途等進行相應的歸檔、整理、備注，并存入專門的檔案文件櫃保管。

3.3.2制度規範

3.3.2.1應歸檔的文件、材料由辦公室文員負責收集，份數齊全，包括附件等。

3.3.2.2所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，并貼上标簽。

3.3.2.3堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

3.3.2.4檔案管理人員必須遵守保密規定，履行保密手續，特别是公司職工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，确保檔案安全與完整。

3.3.2.5檔案接收、移交，必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

3.3.2.6如各部門或職工個人需借閱相關檔案資料，辦公室文員應及時做好相應的記錄。

3.3.3管理流程

根據文件、文書目錄整理→排序→編制編目→存檔。

3.4辦公用品管理

3.4.1管理要點

3.4.1.1為了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

3.4.1.2辦公用品管理人員負責辦公用品的管理工作，權責一緻嚴格要求，無私自挪用現象。

3.4.1.3辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

3.4.1.4辦公用品的采購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

3.4.2制度規範

3.4.2.1辦公用品購置應遵循以下程序：各部門将所需辦公用品填寫辦公用品申購單經領導批準後報至行政人事部，行政人事部根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出采購計劃，經領導批準簽字後方可采購。對急用品的采購，可根據具體實際進行靈活處理，但必須經領導批準。

3.4.2.2辦公室應對辦公用品進行及時出入庫登記，注明名稱、數量、規格、出入庫時間等，做到賬物相符。

3.4.2.3各部門申領的辦公用品需及時發放，并做好填表記錄；因特殊情況急需領用未填表登記，事後須及時補填。

3.4.2.4任何人不得私自挪用辦公用品。

3.4.2.5辦公用品管理人員負責辦公用品的發放和登記。

3.4.2.6管理員定期對辦公用品進行盤查，核實庫存，保證出入庫等量。

3.4.3管理流程

填寫《辦公用品申購單》→審批→采購→入庫登記→發放。

3.5日常事務管理制度

3.5.1接待管理

3.5.1.1來客接待是行政事務的重要組成部分，為使接待工作規範有序，維護公司的良好形象，對接待工作做具體的要求。

3.5.1.2以主動、熱情、禮貌為原則，接待人員應落落大方，以禮相待。按照接待要求，嚴格要求自己，做到言行、禮儀規範。

3.5.1.3接待人員問清來者意圖，引領其見所需見的人員，并奉上茶水，做好一系列的後續工作。

3.5.1.4接待流程：接待來訪人員→詢問來意，需要找的人→通知被訪者→引領會見→奉上茶水→送客→整理清潔。

3.5.2考勤管理

3.5.2.1所有員工要按時上下班，不遲到，不早退。

3.5.2.2所有員工遲到、早退，按公司《考勤管理制度》處理，同時該員工不享受當月全勤獎。

3.5.2.3忘記打卡或考勤機無法識别指紋的的員工，在忘記打卡或打不起指紋二天内必須填寫《打卡異常表》并經相關人員簽字後留行政人事部備案生效，否則，未辦理或過期辦理無效，每月考勤統計中出現既無指紋考勤記錄，又無書面手續，門店又無考勤記錄的人員，行政人事部将按缺勤處理。

3.5.3加班管理

3.5.3.1基本原則：公司鼓勵員工在每天工作時間内完成本職工作，因員工私人原因延長工作時間不視為加班。員工确因工作需要加班，應當履行必須的申請手續，否則不視為加班。

3.5.3.2因公司工作需要安排休息時間加班的人員，加班工作時間按相關規定給予相應的加班工資或安排調休。

3.5.3.3享受加班工資的員工要事先提交加班申請，由行政人事部經理簽字審核，經總經理批準同意，方可支付加班費。

3.5.4工作紀律

3.5.4.1以開朗的态度完成工作，積極合作實現公司經營理念并達成公司目标；

3.5.4.2主動誠實地完成工作，嚴格遵守團體生活所需的秩序、紀律；

3.5.4.3未經公司許可不得在上班時間進行集會等與業務無關的事務；

3.5.4.4未經公司同意，員工不得在工作時間或其它時間直接或間接通過他人代理從事謀取員工個人私利的工作或其他事務。員工不得利用職務便利謀取私利，事先未經公司同意，與特殊關系人（家屬、親戚等）或熟人進行直接或間接業務往來，或收取财物的行為，即使沒有造成公司損失也按嚴重違反勞動紀律或者公司規章制度進行處理；

3.5.4.5未經公司允許，員工在任何情況下不得将公司經營、營業、相關技術情報或機密事項洩露給他人或為了自身及他人利益使用上述情報和機密事項；

3.5.4.6員工離職時，應及時返還公司保密情報、密碼、硬盤、員工卡、鑰匙等所有公司财産。員工保管的與公司活動相關的文件及記錄都應視為公司财産；

3.5.4.7沒有得到公司任命或委托的員工，不能代表公司發表言論或對第三者表明公司立場；

3.5.4.8員工不得為了自身利益以公司名義開設網頁等網絡領域，也不得發表其他有損公司形象的相關語言或文章。

3.5.4.9員工應以業務為目的，使用公司網絡及電子郵件系統。員工不得于工作時間基于個人用途而使用公司網絡及電子郵件系統，嚴格禁止員工浏覽使用淫亂、遊戲及其他影響工作的網頁；

3.5.5辦公室設備管理

3.5.5.1辦公室内一切辦公用品在使用過程中應秉持勤儉節約原則，杜絕出現浪費現象。

3.5.5.2對于電腦、相機等貴重辦公物品一律實行專人專用、責任到人原則。

3.5.5.3辦公室人員應愛護一切辦公設備，時常保持辦公設備的清潔，不能有意損壞辦公設備，如發現有意損壞辦公設備的應給予處罰和賠償。

3.5.5.4所有辦公物品應擺放整齊，每日下班後應關閉辦公室總電源，以免造成不必要的資源浪費和設備損耗。

3.5.5.5辦公室人員在下班時應自覺關掉自己所用的辦公設備，每天值班人員應負責檢查電器和燈的關閉情況。

3.5.6辦公區域衛生管理】

3.5.6.1各部門辦公室應每日打掃以保持幹淨整潔。

3.5.6.2總經理辦公室、會議室、會所、公共區衛生由行政部負責安排清潔員打掃。

3.5.6.3辦公室人員需要丢掉的東西應丢進辦公垃圾籃裡，要時常保持辦公室清潔幹淨。

3.5.6.4辦公樓的廁所應時常保持清潔，上完廁所後應進行沖廁，時常保持良好的素養。

3.6辦公室5S管理規範

3.6.1整理

3.6.1.1對所轄區域的物品、設備、空間做盤點，并區分其“要”和“不要”， 分類如下：

設備：電腦、打印機、文具、書籍等；

‚空間：櫃架、桌椅、儲物架、儲物箱等；

ƒ物品：個人用品等；

3.6.1.2依據《必要品的使用頻率和常用程度基準表》（見附表一）決定物品的“要”與“不要”；

3.6.1.3“不要”物品經各部門主管判定後，集中報廢或回收處理。

附表一：

必要品的使用頻率和常用程度基準表

常用

程度

使用頻率

處理方法

低

過去一年都沒有使用過的物品，而且不能再用

丢棄/回收

中

在過去的6個月中隻使用過一次的物品

集中存放（例如歸檔或存放在庫房中）

一個月使用一次的物品

高

一周使用一次的物品

保存在辦公桌或随身攜帶

每天都使用的物品

每小時都要使用的物品

3.6.2整頓

3.6.2.1個人辦公區整頓：

桌面除文件、電腦、水杯、電話、文具外，不允許放其他物品；

‚文件夾豎直擺放，每個文件夾标注序号和文件名，以标識其分類及用途。序号和文件名要高低一緻，字體、字号統一；

ƒ辦公用品一般的常用品：筆、訂書機、塗改液、便利貼、橡皮、計算器等，可以集中放在辦公桌的一定區域内，電腦線、網線、電話線有序放置；

④人離開半小時以上應将桌面收拾幹淨；

⑤靠背、坐椅一律不能放任何物品，人離開時椅子調正，離開半個小時以上，椅子應放回桌洞内；

⑥電腦置辦公桌左前角，豎式主機置桌面下；

⑦桌下不得堆積雜物；

⑧外衣或手袋：請擺放在抽屜内，不得随意放在辦公桌、座椅靠背上；

3.6.2.2辦公室整頓：

辦公室：桌面除公司購置案頭用品、文件盒、筆筒、文件夾、電腦外無其他物品；

‚垃圾簍：罩塑料袋，置辦公桌下右前角；

ƒ飲水機：放指定地點，不得随意移動；

④報刊：報架上報刊定期更新，閱讀完後放入展架。

3.6.2.3文件、資料管理整頓：

每月對文件（包括電子文檔）作盤點，把文件分為必要和不要的，必要的分類保存，不要的全部銷毀；

‚每月對表單記錄（包括電子文檔）作盤點，盤點後的有效表單記錄統一歸檔；

ƒ将文件按照待處理、處理中和已處理分類放置，此外機密類文件，根據應用情況分為每日必用、常用和常不用三種，常不用的文件要盡快做回收處置；

④硬盤内的電子文檔、資料分類必須條理清晰，電子文件需要永久、長期保存的，嚴禁個人删除硬盤内文件，必要時，由網管人員進行備份，并标識清晰存于檔案室；同時形成紙質或辦公軟件等雙儲存公用信息的軟盤采取保護措施，使大家都自覺地小心使用。并且為了明确存儲在硬盤和軟盤裡的信息聯系，建議在軟盤的标簽上注明題目，把軟盤分類。若有修改，修改後，要注明标題、日期。同時軟盤也應該像保存文件一樣，保存在專用的文件夾裡。

3.6.2.4清掃及清潔

公司辦公樓配有專門的保潔人員，其清掃對象主要是辦公室公共辦公區域，個人辦公區域由個人負責打掃。清掃标準見《辦公室清掃标準》（附表二）。

附表二：

辦公室清掃标準

對象

清掃标準要求

周期

清掃時間

個人

區域

桌面幹淨整潔、桌下無垃圾、無雜物遺落

4次/天

上下班前5分

辦公設備

主機和重點部位的正面、背面、送風口無污垢

1次/周

周五16：55

3.6.2.5素養

(一) 儀容儀表

公司員工應保持發型的整齊，不剪理怪異發型。

‚男士頭發、胡須勿過長，提倡男員工剪理短發，并應每日修面剃須。

ƒ女員工不宜披頭散發、禁止濃妝豔抹。

④應保持口腔和身體衛生。

⑤員工舉止要求文雅、禮貌、精神。

⑥員工言談要求親切、誠懇、謙虛。

(二) 着裝規範

依據公司規定着裝，穿着廠服、佩戴廠牌。

‚衣服及鞋襪應随時保持平整、清潔。

ƒ周六上班期間可穿便服，但須穿着大方得體，不宜穿吊帶衣和超短裝，不穿拖鞋。

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