職場日記20條黃金法則?在任何組織中,但凡有影響力的人,無一例外都是彙報高手盡管“幹”在“說”前,但不僅要“幹”得好,更要“說”的好工作中,小到群郵件同步、周報總結,大到項目報告、年終終結,都是“說”出自己辛勤勞動成果的機會然而,“說”是需要技巧的,隻有讓聽衆關注、理解、并欣然接受的表達,才能避免自己辛勤勞動的成果不被看到,才可以為自己的職業發展争取更多機會,接下來我們就來聊聊關于職場日記20條黃金法則?以下内容大家不妨參考一二希望能幫到您!
在任何組織中,但凡有影響力的人,無一例外都是彙報高手。盡管“幹”在“說”前,但不僅要“幹”得好,更要“說”的好。工作中,小到群郵件同步、周報總結,大到項目報告、年終終結,都是“說”出自己辛勤勞動成果的機會。然而,“說”是需要技巧的,隻有讓聽衆關注、理解、并欣然接受的表達,才能避免自己辛勤勞動的成果不被看到,才可以為自己的職業發展争取更多機會。
接下來,筆者将結合自己淺薄的互聯網工作感受,從“寫周報”這一角度切入,跟大家聊聊如何正确地彙報工作。
01
什麼事情該彙報?
如果不主動向上彙報,大多數上司會沒有安全感,可能會這樣想:“他是不是這幾天在劃水呢?他不彙報是出什麼事情了嗎?還是他眼裡根本沒有我這個領導呢?”
所以要學會主動彙報,這樣一方面可以讓上司随時掌握你的動态,另一方面還可以趁機了解上司的真正期望,最終超預期地完成工作。
主動彙報,不意味着“事無巨細”地事事彙報,這樣隻會浪費上司的時間。以下幾個場景是适合主動彙報的時機:
所參與的項目,需要有節奏性進行階段性彙報,而不是隻在項目進行達尾聲的階段才同步。主動彙報工作進展,有利于對齊上司和自己的預期,及時校正錯誤的解決思路,避免在錯誤的道路上越走越遠。
下面總結了文字彙報的模闆,适用于以“工作周報”、或者“群郵件同步“方式進行彙報的場景:
【項目背景&内容】
為了提升______,降低____,項目組計劃在xx月前上線并擴量_____策略。
【項目進度】
在xx月xx日,已經完成了____,還剩___尚未完成。
【下一步規劃】
在xx月xx日前,完成____。
2. 工作遇到困難
職場不是一個人在戰鬥,工作中遇到自己無法獨立解決的難題,要及時求助上司,讓上司支持或配合你把工作完成。
如果沒有主動提前進行彙報,而是做了忽略和掩飾,導緻項目目标未能達成或者嚴重延期,輕則會給你的工作帶來困難,重則會給整個公司造成損失。
所以,任何時候都不要隐瞞你遇到的困難,不要認為難題必須自己抗。站在領導的角度,全局最優,高于個人英雄。要做成一件事情,絕對不是隻靠一個人就能成功,團隊的力量是遠高于個人的力量,學會聯合一切可能讓你成功的人。
以下總結了文字彙報模闆:
【項目背景&内容】
為了提升______,降低____,項目組計劃在xx月前完成____内容
【項目潛在風險】
項目存在______風險,主要是以下原因導緻:1.____ 2.____3.____
【控制風險的解決方案】
解決方案為:1.____ 2.____3.____
【希望提供的支持】
比如:希望領導幫忙推動xx事業部的xx完成____
項目的收益是項目組每個成員都最為關注的,但不同的項目角色關心的利益點不同,比如,公司高層領導更關注項目給公司消耗了xxx成本,帶來了xxx利潤,錢效提升了xxx;産品研發人員關注産品功能的用戶規模提升了xxx,用戶體驗改善了xxx;客服人員關注投訴率降低了xxx。
如果你的彙報所切入的角度,都能與他們關注的利益點相扣,你後續的工作開展才能更容易獲得他們的認可。
以下總結了文字彙報模闆:
【項目背景&内容】
在公司xxx的戰略目标下,____是當務之急。為了提升___,降低____,需要___
【項目取得成果】
1. 有效提升了____,公司總xx超過xx萬元、同比增長xx.x%。其中,xx業務比重為xx.x%,比上年提升了xx個百分點,成為發展增速最高的業務。
2. ___大幅下降, 公司xxx同比下降了xxx,保證了用戶體驗
【下一步計劃】
1. 計劃在xx月xx日前,将該策略推全;
2. 項目不可避免地造成___影響,後續将通過___方案解決
如果你是項目的主要執行者,需要對項目的執行内容、執行節奏進行彙報,以讓領導或者其他項目成員相信,我們有信心完成項目目标。
以下總結了适用于周報或者郵件等場景下的簡短文字彙報模闆:
【項目背景&内容】
在公司xxx的戰略目标下,____是當務之急。為了提升___,降低____,需要___
【解決方案】
1. 為了解決___痛點,首先需要_____;
2. 為了避免____,其次需要___;
3. 為了保證____,最後需要__;
【預期收益】
初步預估,項目上線後可以每月為公司消減成本xxx元,帶來xxx利潤,還可以将xx指标從xx提升至xx
【預期風險】
由于_____,不可避免地會xxx指标造成負向影響,預估最大影響面積為xxx
【項目節奏】
1. 預計在xx月xx日前,完成____,該事項的目的在于解決____問題
2. 預計在xx月xx日前,完成____,該事項的目的在于解決____問題
【參考資料】
附上詳細解決方案的文檔,或者業内已有實踐資料的超鍊接
舉個曾經被挨訓的例子。有次領導交給我一個任務,臨下班前,領導口頭問我任務是否完成。結果我先說了一大堆任務沒有完成的理由,領導有些着急了:“請你直接回答是或者否”....
不得不說,職場人必須要接受的殘酷真相是:相比過程,任何人都更關注結論,無論你的過程付出了多少不為人知的努力和汗水。
所以,先說結論的意義在于,在短時間内讓對方能夠快速獲取他想要的信息,節省對方的理解成本。此外,如果需要分門别類的闡述信息時,重要信息一定要放在前面,讓讀者第一眼就被看到。
2. 定性和定量相結合2.1 隻定量不定性,晦澀難懂數據分析師在彙報中最容易犯的錯誤是:隻定量描述沒有定性描述。
如:“北京2021年全市地區生産總值超過4萬億元、同比增長8.5%”。相信這段文字閱讀完,對經濟學指标不敏感的大部分讀者還是一臉懵,到底2021年北京經濟水平好還是不好呢?
但如果這句話後面再補充一句定性描述 “經濟結構和質量持續優化提升,人均地區生産總值和全員勞動生産率保持全國第一”,就會一目了然了。
2.2 隻定性不定量,過去空洞與數據統計人員不同的是,普通業務人員往往忽略了數字的使用,使得整個表達缺乏信任度和沖擊力。
比如“2022年通過一系列措施使得全市道路交通死亡事故穩步下降,确保了城市交通運行安全、平穩、有序”,這句話由于沒有任何實質信息,顯得過于空洞。但如果補充了“通過100多項措施,使得中心城區綠色出行比例達到74.6%,市民45分鐘以内通勤出行占比達到56%”等信息,将會顯得十分具有說服力。
2.3 定性和定量結合的正面例子定性表達的目的是,一目了然地用文字傳達當前現狀好還是壞;而定量表達的目的是,到底有多好或者多壞。
1. xx指标為xx,同比高于xx平均水平(定量),這意味着____ (定性)
2. 疫情對經濟造成了嚴重沖擊(定性),主要指标下滑明顯,其中,GDP指标同比下降xx%(定量)
3. 預計今年中國GDP實際增速約為5.3%,高于過去兩年平均增速(定量),表明經濟繼續處于恢複态勢(定性),但受疫情影響仍将低于潛在增長率,宏觀經濟運行仍處于有效需求相對不足、産出缺口為負的狀态。
寫完一份數據分析報告後,有沒有碰到過對方向自己提出諸如"你的最終結論是什麼"、"這個結論是怎麼得出來"、"這個因果關系不成立吧?"這樣的問題呢?這是因為我們彙報材料中缺乏足夠的邏輯性,而富有邏輯性的表達,必須具備明确的結論、論據、以及嚴絲合縫的因果推理關系這3個要素。
Bad Case:
example1 :對上個月份平台總GMV下降的原因分析後發現,用戶的加購率下降了5%..... (加購率下降是導緻GMV下降的核心原因嗎?加購率為什麼下降?)
如:為了大幅提升用戶的核銷率,可以通過端外推送進行券過期提醒....(為什麼推送能夠提升核銷率);
如:對上個月份平台總GMV下降的原因分析後發現,用戶的退款率增加了10%..... (退款率增加,不一定會導緻GMV下降);
要杜絕以上問題:寫周報前,先問問自己這3個問題:"最終結論是什麼"、"這個結論是怎麼得出來"、"因果關系是否成立"?
4. 學會做減法4.1 如果當前沒有得出明确、有力、且符合預期的結論,建議先不彙報,或者至少做到不大範圍地傳播彙報内容;
4.2 如果某結論的論據過于牽強,不符合大部分人的思維邏輯,該結論建議先不彙報;
4.3 如果某信息不能作為論據為論點提供邏輯支撐,就應該在正文内砍掉,或者建議酌情放在附錄中;
4.4 避免文字過長,以及重複表達,語言盡量精煉、準确,每行文字控制在35個字以内;
4.5 帶一個句号的句子隻表達一個意思,不要把諸多信息塞到一個句子裡,造成閱讀疲勞;
5. 多用“因果關系”的詞彙組織語言5.1 動詞“導緻”、“由...引起”、“源于”、“誘發
5.2 名詞“原因”、“成因”、“後果”、“因素”、“影響“、“理由”
5.3 過渡詞“因...而”、“如果...那麼“、“因此”、“于是”、“結果是”、“由于這個原因”、“正因為如此”和“原來”
5.4 狀語“從而導緻”
5.5 語氣詞6.1 多用1、2、3、4這樣的項目序号,将并列式的文字描述進行結構化;
6.2 善用空白段落。兩段表達意思不同的段落,建議加空白段落進行隔開,以進行信息歸納;
6.3 善用加粗字體。加粗字體可突出段落中間位置處比較重要的信息;
6.4 善用「」中文引号。引号可以突出句子中比較重要的詞彙;
7. 不要忽略背景的介紹如果你的領導管理的下屬較多,參與的項目也較多,如果不介紹項目背景和項目目标,領導很有可能無法快速想到,你彙報的内容是與哪個項目關聯,項目要達成的目标是什麼。因此,項目曆史的介紹作為彙報的開頭部分,一定不要忽視。
8. 善用“比如”對于過于抽象晦澀的描述,要通過緊跟“比如...”進行具體描述,避免讀者産生歧義。
03如何不斷提升自己的彙報能力1. 從周報評論反饋中提取讀者的關注點舉個例子,工作周報洋洋灑灑地寫了一堆後,上司還是會提問一些關鍵信息,比如策略是什麼時候上線的,策略效果怎麼樣,核心結論是什麼。這說明,項目的重點信息在此次彙報裡,沒有記錄全面,沒有能夠抓住對方關心的重點。
但這可以作為教訓,下次在彙報類似項目的進展時,可以猜測到哪些信息一般是上司最為關心的重點,作為前置信息重點介紹。
2. 多觀摩學習上司寫的周報在大部分組織内,向上彙報是逐層進行的。比如,普通員工需要寫周報向中層領導彙報進展,同時,中層領導也需要梳理團隊的核心工作内容,并向高層領導彙報。而中層領導周報的内容素材,往往起源于團隊基層成本的周報。
因此,可以多觀摩學習你的領導向上彙報時的語言組織方式,以及團隊關心的重點是什麼。
舉個例子,比如我發一份周報給領導:
作者:郝笑笑
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