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小宏一直在默默地學習着EXCEL，想快速成長為公司的數據處理高手。但在日常的工作中，有些數據操作又讓她深感力不從心，雖然上節課學會了怎樣給每頁都加上頁眉/頁腳，準備應用于打印時，卻發現EXCEL的打印操作，并不是那麼簡單。

比如：去掉底紋或填充顔色的打印，隻打印需要的内容，不打印工作表中出錯值等。

但以小宏當前的水平，要達到這些要求，還得加加班才可以了。

【學習内容】

1. 設置打印頁面；
2. 打印時不顯示底紋或填充顔色；
3. 不讓出錯的值打印出來。
4. 分頁符的使用，讓打印更随意；
5. 打印部分行或列的内容；
6. 打印需要的内容；

【學習目标】

1. 掌握一般的打印操作；
2. 會處理在打印過程中常遇到的問題；
3. 熟練地掌握頁面設置、打印預覽等的參數設置。

【學習過程】

1、設置打印頁面

要打印文檔，首先是要進行頁面設置，一般EXCEL默認的是A4紙打印，但是很多時候我們是需要自己來設定的。比如頁邊距、頁面、頁眉/頁腳等。

（1）打開“工資表”數據表，如下圖所示。

（2）選擇【頁面布局】，單擊【頁面設置】右邊的小箭頭，彈出“頁面設置”對話框。

選擇【頁面】面闆，如下圖所示。在這裡可以根據數據表的内容，設置頁面的方向，縮放比例、紙張大小等。

本例選擇紙張的大小為A4，其它選項都是默認。

（3）設置頁邊距

轉到【頁邊距】面闆，如下圖所示，在這裡可以調整頁面邊距，按左右上下右邊的黑色小三角形，就可以對數值進行設置。

要注意的是，頁眉或頁腳的數值，必小于上下邊距的數值，否則，打印出來的頁眉或頁腳會跟内容重疊。

“居中方式”下面的“水平”和“垂直”兩個選項，是讓表格在頁面上呈現設置，如果選中，要打印的内容就會位于紙面中間的位置。

例如下面的表格，“好好學習”位于A1單元格。

當勾選了“水平”和“垂直”後，其打印的效果就是“好好學習”位于紙張的中心位置了。

2、别讓底紋或填充顔色一齊打印出來

打印出來的數據最主要是要清晰，如果将底紋或填充顔色都打印出來，數據可能就看不清楚了。

EXCEL是當然想到了這一點。

同上面1的方法，在【頁面設置】面闆中轉到【工作表】面闆，勾選“單色打印”，就可以不打印底紋或填充顔色了，如下圖所示。

其打印效果對比如下。

3、不要讓出錯的信息也打印出來

有時頁面可能會有錯誤的信息，如果在打印的紙面上也出現的話，就會顯得數據不嚴謹，但有時有修改表格的數據，又是比較麻煩的事。

EXCEL在上面的【工作表】面闆中為用戶提供了處理錯誤數據的方法，共有“顯示值”、“<空白 >”、“--”、“#N/A”四個選擇。如下圖所示。

選中後，錯誤的信息将會以設置的信息替代打印出來。

4、将網格線、行号列标都打印

這是一個比較奇怪的打印需求了，有時真的搞不清楚打印行号列标有啥作用。

當然，像我這樣為了講解EXCEL操作方法的老師，為了說明數據所在單元格，可能就需要這樣的打印效果了。

其實也挺簡單的，按3的操作步驟，打開【工作表】面闆，将“網格線”、“行号列标”選中，得到的打印效果就如下圖所示了。

如果将“草稿品質”選中，得到的效果如下圖所示了，這是最節約的打印方法了。

5、讓打印出來的每張數據都帶有标題

如果一個數據表有很多頁，如果打印出來沒有标題，看到第二頁的小夥伴就不清楚各列的數據代表什麼意思了。

在EXCEL，要解決這樣的問題，同樣是在【頁面設置】下面的【工作表】面闆裡。

隻要在“打印标題”上，将要在每頁都顯示标題所在的行或列選中，打印出來時，每張數據都會帶上設定的标題欄。

例如上面的工資表，将标題欄第2行設置為頂端标題行。

得到的效果如下圖所示。

6、使用分頁視圖，讓打印更随意

一個數據表，存在很多數據信息，有些數據，并不需要都打印出來讓人家看，在這樣的情況下，我們在分布視圖裡處理這樣的問題。

例如本課的工資表，我隻想将每個人的基本工資打印出來。

（1）選擇【視圖】-【分頁預覽】，将鼠标放在右邊的藍色邊框線上。

當光标變成雙向箭頭時，就要以将頁面移到基本工資（E列）右邊，如下圖所示。

要恢複原來的視圖，隻需要在【視圖】-【普通】即可。

（2）選擇【文件】-【打印】，得到如下的打印效果。

7、最随心所欲的打印，就是先選定打印區域

相信上班一族經常會被經理要這一塊哪一塊的數據，在這樣的情況下，打印選定區域的操作就顯得很需要了。

方法也很簡單，就是先選定要打印的區域，注意的是這個區域是工連續的，不然，EXCEL隻能分頁打印。

不要将最終的工資打印出來，其選擇就如下圖所示。

選擇【文件】-【打印】，在【設置】中選擇“打印選定區域”。

就可以得到如下圖所示的打印效果。

8、如果要跨列或跨行打印所需數據，也許就隻有将不需要的先隐藏了

有時我們需要将那些跨行或跨列的數據打印出來，也就是不連續的。

EXCEL為我們提供了這樣的方法。

先将不需要打印的行或列隐藏，再打印。

如上面的工資表，要求隻打印工資，則需要将基本工資等先隐藏起來，再打印。

然後選擇【文件】-【打印】，得到的打印效果如下圖所示。

可以看到，打印的結果就隻顯示“工資”這一列了。

【小結】

本課跟大家分享了EXCEL有關打印這一重要的操作方法，文中基本集合了EXCEL中有關打印的操作技巧，大家在工作中也許會遇到。下面再讓我們小結一下：

1. 主要的打印效果，是在【頁面布局】-【頁面設置】中進行的。
2. 在打印預中，還可以靈活地設置要打印的方式。
3. 最主要的是，打印之前，要設置好打印的頁面和頁邊距。

本課的分享就到這裡了，歡迎繼續關注IT微課程，跟我一起學EXCEL數據處理。

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