在使用Excel處理數據的過程中，有時我們會因處理的數據量不大，覺得手動重複操作也不費事，因而忽略了對一些高效操作小技巧的利用，其實最後總算下來，也會浪費掉不少寶貴的時間。下面這些看似動動手指就能完成的簡單小操作，可以讓Excel表格操作效率大增，或者能減少一些使用中的麻煩。

1. 用好自動填充與快速填充

自動填充是Excel的一個非常有用的功能，它可以根據已有單元格的模式自動填充一系列單元格。假設我們想輸入一個具有月份名稱的列，從2018年9月開始，需要按月遞增，隻需在第一個單元格A2中輸入2018-9，選擇該單元格并按下右下角的填充柄将其向下拖動，自動填充功能便可以根據上一個單元格的模式，神奇地填充其餘單元格的月份名稱（圖1）。

快速填充是Excel中更加智能的一種輸入方式，它可以根據第一列中輸入的數據模式自動提取或合并數據。例如，我們希望将第一列中所有類似于值“abc/123/xyz”的中間部分數值123提取到第二列中，隻需在第二列第一個單元格B2中輸入數據123，然後，在Excel中選擇“數據→數據工具”組中的“快速填充”，這樣，在第二列的其餘單元格中，就會自動抽取對應與第一列單元格中間段的數據，并進行填充（圖2）。

同樣，我們也可以使用快速填充來組合數據。例如，如果第一列的審核結果均“某某某已通過審核”，其中的名字來源于第二列的姓名字段，則可以根據第二列的姓名，與“已通過審核”文字段進行組合，通過“快速填充”命令，實現在第一列中自動填充審核結果（圖3）。

2. 使用F4鍵自動執行重複任務

F4鍵是Excel中很體貼人的一個鍵盤快捷鍵，它可以為我們節省時間。如果我們需要一次又一次地重複相同的步驟，可以使用F4鍵自動執行重複的任務。但請注意，F4鍵隻重複最後的操作或命令。例如，我們在A2單元格中填入數值1之後，将該單元格的背景顔色設置成了黃色，如果下面的相鄰單元格也需要設置這樣的背景色，那麼，在設置完A2單元格的背景色之後，隻需按動↓鍵，然後按下F4鍵，就能讓下面的單元格重複上面單元格的顔色。以此類推，不斷按動下箭頭和F4鍵，就能重複設置多個單元格的顔色為黃色（圖4）。如果中間的顔色需要分段設置為别的顔色，隻需在相同顔色的區域内執行F4鍵操作即可。

再比如，表格中有部分不相鄰的數字需要加粗顯示，那麼隻需先設置一個數字加粗，然後不斷點擊需要加粗顯示的單元格并按下F4鍵，即可實現不連續單元格内容的加粗顯示。

小提示：此外，還可以使用F4鍵關閉工作簿和Excel窗口。按Ctrl F4組合鍵，可以關閉工作簿；按Alt F4組合鍵，能夠關閉Excel。

3. 用Ctrl Shif快捷組合鍵進行快速選取

Ctrl Shift與其他編輯鍵組合，可以提供有效和快速的選擇功能。

用“Ctrl Shift ↓”組合鍵，可選擇當前單元格下方列中的所有數據；

用“Ctrl Shift ↑”組合鍵，可選擇當前單元格上方列中的所有數據；

用“Ctrl Shift →”組合鍵，可選擇本行中當前單元格右側的所有數據；

用“Ctrl Shift ←”組合鍵，可選擇本行中當前單元格左側的所有數據；

用“Ctrl Shift End”組合鍵，将光标跳到工作表中包含數據的右下角單元格，并在所選的第一個單元格和包含數據的右下角單元格之間，選擇包含數據的所有單元格（圖5）。

4. 讓公式和函數的含義一看便知

我們可以使用一個簡單的注釋函數來注釋單元格，這将可以幫助我們記憶複雜的函數和公式，并向其他使用該電子表格的用戶作出必要的解釋。要對單元格的内容進行注釋，隻需在公式末尾添加“ N("注釋内容")”即可。例如，當我們單擊某個單元格時，其中顯示“=B2*C2 N("産量乘以單價就能算出産值")”，此内容就包含公式和注釋兩部分。這時，對于附加的“ N("産量乘以單價就能算出産值")”，不管其中引用的内容如何，均不會影響到原有公式的正确計算（圖6）。一個“尾巴”，解決了可能讓人一頭霧水的公式函數的注釋問題，何樂而不為？

5. 用選擇性粘貼快速進行計算

通過使用特殊的“選擇性粘貼”而不是使用公式，可以在電子表格中執行快速的簡單計算（包括加、減、乘或除）。例如，計算某種産品的産值，如果每個月的産量已知，該産品的單價一年内未發生變化，均為500元，則可以先在産值欄内輸入500，複制1到12月的産量，然後在“産值”欄内執行“選擇性粘貼”并選擇“乘”，确定之後，“産值”欄内便會自動填入計算結果（圖7）。

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