大家都知道了，源數據表必須規範、一緻，否則後續的分析會産生各種錯誤，往往還很難一下子找到錯誤原因，因此有經驗的表哥表妹都會在創建原始數據表的時候注意各種細節。

但是，最怕的是表格數據要讓很多人填寫後返回，經常收回來的數據已經沒法看了。怎麼辦？如何從源頭上強制表格的規範輸入？比如，不得輸入多餘的空格。

下圖 1 是銷售人員每個月的獲客數列表，作為一個規範的原始數據表，相同的姓名單元格必須完全一緻，不可以有空格，否則會影響數據透視表的結果。

為了避免手誤，請将 B 列設置為不允許輸入空格。萬一不小心輸入了空格，會彈出一個出錯警示框，并且無法完成輸入。

效果如下圖 2 所示。

先創建數據透視表。

1. 選中數據表的任意單元格 --> 選擇菜單欄的“插入”-->“數據透視表”

2. 在彈出的對話框中選擇“現有工作表”及所需上傳至的位置 --> 點擊“确定”

3. 在右側的數據透視表字段區域，按以下方式拖動：

• 行：姓名
• 值：獲客數

但是數據透視表裡面有兩個“王鋼蛋”，咋回事？不出意外，應該是其中一個姓名前後多了空格。

仔細一查，還真是。

4. 删除 B5 單元格中的多餘空格 --> 在數據透視表區域刷新一下，就隻剩一個“王鋼蛋”了。

上面的步驟我隻是為了給大家看一下數據規範的重要性，如果不小心多輸了空格，會産生嚴重的後果，因此我們從源頭上就應該杜絕發生。

下面就教大家設置公式來判斷空格是否存在。

5. 在 G2 單元格中輸入以下公式：

=len(B2)

公式釋義：

• LEN 函數的作用是返回文本字符串中的字符個數。

6. 在 H2 單元格中輸入以下公式：

=LEN(SUBSTITUTE(B2," ",""))

公式釋義：

• SUBSTITUTE(B2," ","")：将 B2 單元格中的空格替換為真正的空，即去除空格；
• LEN(...)：統計去除空格後的字符個數

7. 在 I2 單元格中輸入以下公式：

=G2=H2

• 比較兩個單元格的值是否一緻，産生一個結果為 true 或 false 的邏輯值；
• 因為空格也會作為一個字符被 len 函數統計進去，所以如果單元格中有空格的話，I 列的比較結果就會為 false。

8. 将 G2:I2 區域下拉，複制公式

接下來我們再試試，如果在原數據表的任意單元格中添加空格，I 列的公式結果是否會變化。

從上述測試可以看出，B 列中凡是有空格的單元格，I 列的結果就為 false。

利用這個特性，我們就能把整段公式連起來，設置數據驗證，從而限制輸入空格。

9. 選中 B 列 --> 選擇菜單欄的“數據”-->“數據驗證”-->“數據驗證”

10. 在彈出的對話框中選擇“設置”選項卡 --> 按以下方式設置：

• 允許：選擇“自定義”
• 公式：輸入 =LEN(B1)=LEN(SUBSTITUTE(B1," ",""))

* 公式中的參數全部都要相對引用。

11. 選擇“出錯警告”選項卡，輸入所需的标題和出錯信息 --> 點擊“确定”：

現在如果在 B 列的任意單元格中輸入了空格，就會彈出一個出錯警告框，要求重新輸入直至正确為止。

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