我們時不時聽到這樣的言論：“PPT很簡單，就是把Word裡的文字複制、粘貼呗。”這其實是對PPT的一種無知與亵渎。如果直接把文字複制粘貼就能達到演示的效果，PPT根本就沒有存在的必要了。

文字是用來瞟的，不是讀的

PPT的本質在于可視化，就是要把原來看不見、摸不着、晦澀難懂的抽象文字轉化為由圖表、圖片、動畫及聲音所構成的生動場景，以求通俗易懂、栩栩如生。

形象，至少能給你帶來三方面的感受：

文字總是高度抽象的，人們需要默讀、需要轉換成自己的語言、需要上下聯想、需要尋找其中的邏輯關系；但人們看電影就輕松許多，隻需要跟着故事的發展順理成章地享受其情節、體味其寓意就行了。PPT就是要把這些文字變得像電影一樣生動。

如果把一本小說貼在牆上，相信你看半個小時就會腰酸背痛；如果把小說拍成電視劇，也許你看上一天也不覺得疲憊。就是這個道理。

傳統的PPT，你需要觀衆記住的是文字，這個難度太大了，即使記住了也很容易忘記；而形象化PPT，可以讓觀衆輕松記住其中的圖形、邏輯或結論，也許三五年後，人們仍然能夠記憶猶新。

改變那種“複制、粘貼”的做法吧！把那些無關緊要的内容大膽删除，把長篇大論的文字盡量提煉，也許剛開始你不習慣，也許你做得還很粗糙，别放棄，總有一天你會讓觀衆贊不絕口的。

有的領導會問：“如果PPT沒有文字，你讓我講什麼？”的确，演示習慣的改變不是一朝一夕的事情，這依賴于演示者對内容的熟悉程度和演示技巧的掌握程度，但有一點，帶着觀衆讀文字是演示的大忌，杜絕這一條，演示效果會逐步得到提升。

所以，提出了兩個觀點：

1.文字是用來瞟的，凡是瞟一眼看不清的地方，就要放大，放大還看不清的，删！

2.文字是PPT的天敵。能減則減，能少則少，能轉圖片轉圖片，能轉圖表轉圖表。

絕招二：20分鐘是快樂的極限

傳統上，我們總是認為，講得越多，時間越長，越體現出演示者的重視。這是計劃經濟時代的标準。現在，無論我們的領導、客戶還是普通的受衆，時間都極為寶貴，沒有人願意閱讀動辄數百頁的研究報告，也沒有人去聽你的長篇大論。

濃縮的才是精品！演示的核心内容是什麼？觀點！

在此基礎上把觀衆容易困惑的地方、你認為重要的地方作一些說明。永遠不要擔心你的演示過短，如果花費20分鐘就能夠把一天才能了解的内容講清楚，你實際上為觀衆節省了7小時40分，在時間就是金錢的年代，觀衆當然求之不得。

簡短的另一個好處是意猶未盡。如果你的演示足夠精彩，會給觀衆留下更多的期待和回味，甚至會有人要求把你的PPT拷回去好好研究幾遍呢。

簡短，也對PPT提高了要求。你需要了解哪些内容是觀衆最關心的，哪些内容是非講不可的，哪些内容是能帶來震撼的，據此，該合并的合并，該删減的删減。也許，這是一個反複的過程，但标準隻有一個：不要讓觀衆有打哈欠的時間。

絕招三：清晰比什麼都重要

PPT有一個緻命的弱點——觀衆容易迷失思路。

為什麼？

一、PPT畢竟不是電影，其邏輯結構是抽象的，難以把握；

二、PPT是一頁頁翻下去的，一次隻能看一頁内容，前面看過的隻能依靠記憶。

解決的辦法有兩個：

一、事先給每位觀衆發一份演說綱要；

二、給你的PPT建立清晰的導航系統

導航系統主要包括：

從片頭動畫、封面、前言、目錄，到切換頁、正文頁、結尾頁等一套完整的PPT架構；

每頁都有标題欄（除了标明整個PPT的标題，更重要的是标明本章節的标題、本頁的主題）；

頁碼，如果方便的話也盡可能加上。

絕招四：沒有設計就等于垃圾

傳統上，我們把PPT歸結為辦公處理之類的工具，認為隻要簡單排版就可以滿足需求。

随着整個社會審美标準的提升，這一觀點正被越來越多的人抛棄。PPT，特别是對外PPT，正成為公司形象識别系統的重要組成部分，代表着一個公司的臉面；設計，正成為PPT的核心技能之一，也是PPT水準高低的基本标準。

無論是彙報、宣傳還是比賽、競标，一個設計精美的PPT最少可以起到以下作用：

1. 讓觀衆賞心悅目：美女養眼，精美的PPT養神。

2. 讓觀衆産生好感：愛美之心人皆有之，漂亮的PPT自然能讓觀衆多看幾眼。

3. 赢得觀衆的信任：人總是有偏見的，精美的設計給人專業、認真、可靠的感覺，内容的含金量也自然得到提升。

4. 赢得成功的機會：在職場上，美女與帥哥有更多成功的機，PPT演示也是如此。

内容的好壞難以評價，但形式的優劣卻顯而易見，喜歡而又信任的方案自然是領導和客戶的首選。

設計非一日之功，但我們可以找到捷徑：

1. 善用專業素材：專業的PPT模闆讓你的PPT擁有外在美；專業的PPT圖表讓你的PPT具備内在美；專業的PPT圖片（包括JPG、PNG、AI等格式）讓你的PPT充滿生機。

2. 掌握排版的基本原則：每個人的審美标準是不同的，但總有一些規律是相通的，掌握并遵守這些規則，将使你的PPT設計得到大多數人的認可。這些規則包括：一個中心、合理對齊、畫面統一、強烈對比、層次分明等，本書第6章将詳細講述。

3. 多看精美案例：PPT誕生以來的十多年裡，整個社會的設計水準都在迅速提高，三人行，必有我師，在平面設計、動畫領域，處處都有值得我們學習的案例。

絕招五：炫不是動畫的根本

自PPT誕生以來，動畫就一直是最大的争議。

一種觀點認為，PPT就是幻燈片，就是一頁一頁翻過的圖片加文字，在商務PPT應用領域，根本不需要動畫或者最多隻需簡單的頁面切換動畫；相反，有無數的仁人志士對PPT動畫矢志不渝，用自己的創意和努力一次次創作動畫的傳奇，也得到衆多PPT愛好者的歡呼雀躍。

動畫，不僅僅讓PPT變得生動，更能讓PPT表現效果數倍提升。

一、片頭動畫

讓你的PPT一把抓住觀衆眼球。電影有片頭、遊戲有片頭、網站有片頭，PPT演示也需要片頭。演示開始時，觀衆往往會需要一個适應期，也許還在想着剛才沒有處理完的工作，也許還在跟鄰座侃侃而談，也許還在抱怨着觀看演示的辛苦，這時候，你需要立即把觀衆的視線聚焦到你的演示中來，精美和創意 的片頭能立即給觀衆帶來震撼，讓觀衆目不轉睛。

二、邏輯動畫

一幅靜止的畫面，觀衆會自上而下全面浏覽，缺乏邏輯的引導，觀衆難以把握重點，看完之後還要思考其中的邏輯關系，實際上浪費了精力和注意 力；如果給這幅畫面加上清晰的邏輯動畫，就把觀衆自己找線索變成了幫觀衆理線索。演示者可以控制對象出現的先後順序、主次順序、位置改變、出現和退出等，引導觀衆按照自己的思路理解PPT内容。

片頭動畫讓對外宣傳的PPT盡顯企業的專業與實力。一束光閃過，該公司的logo由輪廓逐漸變得靓麗十足，讓人記憶深刻；緊跟的4張動畫頁面從不同角度展現了上海及該公司的風貌，同時配以連續抽象的文字和動畫效果，消除了頁面之間的分割感。

三、強調動畫

以往我們隻是用顔色的深淺、形狀的大小以及字體的不同來突出某些重要内容，這有一個很大的弊端，就是要強調的内容會一直處于強調地位，當我 們講述别的内容時，它會分散觀衆的視線；強調動畫，通過對象的放大、縮小、閃爍、變色等動作實現強調效果，并能夠讓演示者自如控制，強調過後自動回複到初始狀态。

四、片尾動畫

與那些戛然而止的PPT相比，加一個簡單的片尾動畫将收到意想不到的效果：

一是作為禮貌，提醒大家演示結束，并給人一定的緩沖時間，準備接下來的活動；

二是與片頭動畫相呼應，做到有始有終，避免給人虎頭蛇尾的印象；

三是通過貫穿始終的形式，提醒觀衆回憶内容，強化記憶。

五、情景動畫

也許你講述的就是一個故事，故事總是有情節、有過程的，而要用一張靜止的畫面去表達一個完整的過程，幾乎不可能。相反，一套連續的動畫，則能把這些過程表現得栩栩如生。以往，我們用Flash、視頻來表現這些效果，PPT其實也能夠實現。

絕招六：圖表是PPT的筋脈

商業演示的基本内容就是數據，于是圖表變得必不可少。最早出現的是柱圖、餅圖、線圖、雷達圖等；咨詢公司把數據圖表轉移到對邏輯關系的表達上，于是出現了并列、包含、擴散、綜合、層進等各類關系圖表，從此，文字也可以不再抽象乏味了；以ThemeGallery為代表的韓國公司、以PresentationLoad為代表的歐美公司以及以銳普PPT為代表的中國公司等設計公司，則進一步把這一趨勢發揮到極緻——加入了設計的概念，從此，文字可以變得像圖畫一樣精美、形象、栩栩如生。

同樣，PowerPoint軟件就像天生為圖表而生的，強大的像Illustrator一樣的繪圖功能，加上清晰的操作界面、簡單的操作模式，讓人人都能輕而易舉地掌握。很快，PPT圖表就風靡全球，與圖片配合使用，讓演示如虎添翼。

如果你的PPT還在受大段文字的困擾，還在為邏輯混亂而發愁，那就趕快學習PPT圖表吧。

絕招七：沒有策劃就沒有精品

好的PPT是策劃出來的，就像宏偉的建築是規劃出來的。

所有的PPT設計師者首先是策劃師，有的是無意識為之，有的是用心去做的，但沒有策劃的PPT必定是失敗的作品。不同的演示目的、不同的演示風格、不同的受衆對象、不同的使用環境，決定了不同的PPT結構、色彩、節奏、動畫效果等，PPT的人介于觀衆、領導、演示者等多重标準的審視。

一個好的PPT作品基于對以上要求的準确把握。

我們曾經有一些卓越的設計師，出來的作品很美、很耐看，但卻一直得不到客戶的認可，為什麼？就是缺乏準确的策劃。美，不是PPT的唯一标準；經驗、用心、設身處地為觀衆着想，即使畫面有瑕疵，也往往能赢得演示者的認同和觀衆的喝彩。

絕招八：PPT可以當主角

西方有一種觀點開始在中國流行：演講者永遠是主角，PPT不過是陪襯。其實這完全是站在西方立場上的一種觀點，未必适應中國國情。西方人大多喜歡張揚，擅長演說，甚至在很多人看來演說已經是一種享受，當然不願意被PPT搶了風頭；但中國文化更強調内秀，不願意抛頭露面，擅長演說者更是寥寥，甚至連一些領導在衆人面前也不願張揚，何況一般人？所以，我們常常把自己作為的一員，是我們代表演說，我們不過是一種符号，低調再低調，甯可把PPT作為衆人矚目的焦點。

從另一個角度講：我們是為了演示而演示嗎？是為了表現自我嗎？

當然不是！每次我們都是抱着一定的目的進行演示的，或者為了讓觀衆了解我們的工作，

或者為了讓觀衆選擇我們的産品，或者為了溝通一些信息，或者純粹為了博得大夥一樂……能找到必須讓我們成為主角的理由嗎？

沒有！

效果為王，隻要能達到目的，不要在乎誰是主角、誰是配角。

如果你是一位表現欲極強的演說大師，如果這是一個需要你展示自我的舞台，那你就勇敢地站出來，做主角吧！

如果你是一位稍微内斂的工作者，為了工作才進行這次演示，或者這是一個需要低調的場合，那就不必拘泥于大師們的說教，即使你是配角，也能得到最熱烈的喝彩。

絕招九： PPT不是啞巴

在很多人眼中，PPT是多媒體的代名詞。但這個多媒體，卻一直因為無聲而名不副實。

細分析，無聲原因有三：

一、PPT的商務特點限制了聲音的應用，畢竟在商務會議場所，人們需要集中精力思考，無論是背景音樂還是動畫聲音都會給人們帶來幹擾；

二、PPT軟件設計的功能限制了聲音的應用，PPT軟件生下來就沒有為聲音的應用做好充分準備，僅僅了這一功能，對聲音的編輯、優化等功能，PowerPoint還無心顧及；

三、PPT人群實在太廣，經理、文員、老師、銷售代表、老總、領導、甚至一些小學生都成了PPT技術員，大家相關的知識儲備遠不夠，缺乏聲音素材、缺乏聲音感覺、缺乏聲音編輯的技術，但不知不覺中，有人還是嘗試起來，結果聲音應用不專業，特别有些動作聲音常常引來觀衆一陣嘩然。于是，有人總 結了，PPT勿用聲音。

絕招十：退“三”進“七”

要讓PPT高人一等有很多方法，率先使用PowerPoint 2007以上版本，無疑是最有效的捷徑。

從PPT專業應用角度看，PowerPoint的以下特點都是我們極為推崇的。

●全新的操作界面，讓人賞心悅目；

●對文件整體管理的功能集中到左上角的office按鈕裡，為操作區留出更大空間；

●操作區域更開闊、歸類更合理，操作熟練後一目了然；

●自定義按鈕非常個性化，把常用的功能放在這裡調用更快捷；

●選擇窗格與Photoshop 窗格類似，“層出不窮”成為現實，使PPT各項功能全面提升；

●放大/縮小按鈕與視圖模式按鈕同時放置于右下角，更适應一般人的操作習慣。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!