也許你也有這樣的感慨：在工作的時候，你總是缺乏計劃、不斷滞後；總是優柔寡斷、猶豫不決；制作文件和資料的速度很慢，每天在手機和電子郵件上花費了大量的時間……

提升工作速度對你來說十分重要：一旦提升了工作速度，你就能迅速着手該做的工作，頭腦也會越來越靈活、充滿幹勁，最大程度地發揮實力。如何才能提高工作速度呢？今天要為你解讀的《零秒工作》，将專門為你提高工作速度提供建議。這本工具書将讓你在職場上更加遊刃有餘地向前邁步，走上人生巅峰。

《零秒工作》這本書的作者赤羽雄二從1986年開始，在麥肯錫工作了14年，一個人同時負責了7至10個項目，具體包括經營戰略的立案和實施的援助、新組織的設計和導入、市場營銷、新視野創立等等。

1990年，他從零創辦了麥肯錫韓國分公司，推動了許多韓企的改革。之後，他又選擇了獨立創業，在創業的過程中，他同時參加了好幾家企業的經營改革，每年舉辦演講50次……是什麼讓赤羽熊二同時做這麼多工作，完成如此之大的工作量呢？是工作速度！在《零秒工作》這本書中，作者不僅提出了提高工作速度的基本觀念，還詳細解說了“零秒工作術”的具體做法，更根據多年經驗總結出諸多使用的高效率工作方法，有了這樣的工作方法，工作中再複雜的問題也能迎刃而解。

好了，介紹完這本書的基本情況和作者概況，那麼下面我就為你詳細講述書中的内容。

今天的第一個重點内容是：有效提升工作速度的四個主要原則。

第二個重點内容是：在工作時，提升思考速度的四種方法。

第三個重點内容是：最大限度提升工作速度和效率的四個技巧。

今天講的三個重點全都是“四”哈，千萬不要被繞暈了。好，我們先來看今天的第一個重點内容：

第一個原則是，首先形成整體印象。

要想提升工作速度，首先對你将要做的這項工作必須有一個整體上的印象。所謂的整體印象，指的是最終的工作成果是什麼、為了取得最終的成功需要考慮怎樣的要素、需要按照怎樣的步驟和順序才能取得成果、從什麼地方着手才最有效等綜合因素。說得簡單點，你對你的工作是什麼、怎麼樣要有個大體上的認識。

假如你是這份工作的負責人，你就更需要對這份工作有整體上的理解。必要的時候呢，你最多好好聽一聽第三者的意見，看看他們是怎麼看待你所面臨的問題的。如果這份工作的主導者是你的上司，你就要時刻記着，“确認上司指示”是工作初期最重要的事情。

回想一下你的工作經曆，是不是也曾有過誤解了領導的意思，最後把一份工作完全地做錯了呢？如果你沒有理解領導的話，一定要詢問清楚，把他的指示弄明白，這樣你才知道你下一步應該做什麼。等你想清楚你工作的整體框架時，最好也告知你的上司，避免你們在口頭交接工作時帶來的理解偏差。

第二個原則是，掌握工作的要領。

所謂掌握工作的要領，是指把握完成工作所必須的要點，在減少時間浪費的同時推進工作。要想工作時狀态輕松，最有效的方法就是掌握工作要領。掌握了要領，就能把工作重點放在重要的事情上，既能保證最終的成果質量，又不用擔心被大量工作逼得手足無措。如何才能達到這種境界呢？首先，你必須想象某項工作進展順利并且已經圓滿完成的情形，腦海中要有明确的“工作成功的設想”。如果你在工作的時候總是愁眉苦臉地假設自己失敗的情形，心理就會收到影響。你的同事、你的下級，也會喪失信心。甚至有人可能也會想：“反正你也沒有信心，那我也就混一下好了。”這樣整個團隊都無法好好工作了。其次呢，對于這個讓你“工作成功的設想”，你還得通過反複在腦海中模拟現實來明确工作的運行流程。你要思考必須在什麼時間之前做什麼事，必須做到什麼程度，必須按照什麼順序來做，必須委托誰來負責這個事情。這樣反複模拟，反複思考，工作中重要的步驟就出來了。這時候，你就掌握到工作的要領了。

第三個原則是，對改善方法本身做改善。

我們都知道，改善方法，有時候可以提高工作效率。但是，在經過這個階段之後，人們會逐漸意識到，“對改善方法本身做改善”或者“尋找更加特别的改善方法”，能讓工作速度進一步提升。比如說，為了提高工作速度，你可能會從現有的資料裡篩選部分資料歸檔，以備随時之需。

但是，其實你還可以對你的這種方法再進行改進：比如，将資料按照類别貼上标簽，做一份索引，這樣在使用的時候會更加迅捷和方便。再比如，有些人喜歡用筆記本記錄一些重要的筆記或者工作信息，這種工作方法能給工作帶來極大的效率提升。

但是，其實你還可以再對它進行改進，把筆記或工作信息備份到印象筆記或者有道雲筆記中，這樣你在尋找它們的時候，隻需要在電腦中輸入關鍵詞就能找到，而不用來來回回翻好幾遍筆記本慢慢地去尋找。

對改善方法本身做改善，其實就是在進步的基礎上再進一步。同樣一種方法使用得久了就會變得僵硬，就像做筆記一樣，盡管前期很有用，但是當筆記本越來越多的時候，查閱信息就變成了阻礙工作速度的一個重要阻力。所以，在工作的時候要随時注意改進自己的工作方法， 順應電腦和手機上的新技術，尋找更加優質、高效的小技巧。

第四個原則是，凡事要提前，先行一步。

有一種人是永遠不會考慮提前完成工作的——這種人總是在臨近截止時間才完成工作，所以根本沒有考慮過提前完成任務。這種人，是你，是他，也是我。所以，在我們工作的時候雖然沒做太多事，但是常常會覺得心累，心裡總有那麼一樣東西将我們拖入一種疲憊的狀态。

如果處于這種狀态，怎麼做才能提前完成工作呢？首先，你還是得掌握工作的整體流程，然後終止多餘和不必要、不緊要的工作。如果某件事能夠委托給别人，那就盡量委托給别人來做。你隻需要專注于隻有自己才能完成的工作，先把這些工作做好就行了。

一旦在這個過程中，你的時間開始變得比較寬裕，這時候别閑下來，一定要乘勝追擊，一點一點地提前完成其他工作。這種工作方法前期可能會讓你覺得很疲憊，但是後期會讓你感到很充實，同時也很輕松。凡是提前，先行一步，工作速度自然而然地就提高了。

與提高工作速度相輔相成的是人的思考能力。一個人如果思考能力不足，工作速度是快不了的；即便是通過一些特殊的技巧加快了工作速度，也有可能會經常犯錯誤。好，所以我們接着來說今天的第二個重點内容：

提升思考速度的第一種方法是，通過“來實現零秒思考。

“A4紙筆記法”是麥肯錫公司中特别流行的一種做筆記的方法。這種方法很簡單，首先，你得多買一點A4紙備用。這種A4紙在網上十多塊錢就可以買一盒，一盒大概有500張，足夠你用很長一段時間了。

然後呢，在你工作的時候，把你想到的問題在A4紙上快速寫下來，比如：今天老闆為什麼沒有讓我負責這個新項目？老闆為什麼總是在會議上批評我？為什麼我對老闆解釋過很多次，老闆還是不能理解我的意思呢？等等。遇到這樣的問題，你就要把它寫下來，然後花時間去思考原因，把你思考到的原因在問題後面寫下來。

“A4紙筆記法”的關鍵在于幫助你思考。很多時候，你的某些困惑會讓你疑惑和痛苦很久，但是你從來沒有分析過他們産生的原因，利用“A4紙筆記法”能讓你對這些問題有更清晰的認識。

比如，今天老闆為什麼沒有讓我負責這個新項目呢？你思考之後可以把你的答案列舉出來：哦，第一，可能是因為我最近還在負責另外一個項目；第二，我上次有一個類似的項目做得不是特别好；第三，老闆制定的這個項目負責人在某些方面确實比我有優勢；第四，老闆最近對我好像有點意見。

你看，這樣一分析，答案就出來了。即便每張筆記上隻提一個問題，每天用A4紙寫差不多十張這樣的筆記，久而久之，你對問題的思考能力就會提高很多，你的分析能力、分析的邏輯也會更加連貫有序，你以後再思考一個問題時，腦海中就會立馬蹦出完整全面的答案——這樣，你就實現了零秒思考了。

提升思考速度的第二種方法是，學會假設性思考。

所謂的假設性思考，指的是對某一個問題有一個大緻的理解，或者是希望建立起自身對于這件事的理解。假設性思考并不是一個特别神秘的概念：當你出門時，你會覺得今天好像要下雨，這時候你就會帶上一把傘；當一名大學生在準備期末考試時，覺得某個重點很有可能會考到，所以把它多看了幾遍；一個員工覺得老闆最近肯定要發火，所以接連幾天勤奮工作，等等，這都是假設性思考。

學會假設性思考，首先要學會構築假設。比如你的團隊正在開發一款APP軟件，你就要提出你的假設：這款軟件能吸引到三十歲以内的女性用戶嗎？接着，你就可以去驗證你的假設，對市場上的女性用戶進行簡單的訪問或問卷調查，看看她們對這款産品是不是感興趣，然後再根據調查報告修正你的假設。

假如你調查的結果是，二十歲左右的女大學生對你的APP更感興趣，那你就應該把你的假設修正為：這款軟件能吸引到二十歲左右的女大學生群體嗎？之後，你再去驗證你的這個修正假設是不是正确，最後得出結論。

一個善于進行假設性思考的人，總是保持高度的敏銳，對任何事情都有自己獨特的見解，有問題便積極地詢問他人，所以絕對不會虛度光陰，而且對于修正假設的方向一點也不會猶豫。這樣的人，在職場上是很容易成功的。

提高思考速度的第三種方法是，通過“深入挖掘”探求真相。

如果你的同事告訴你，你們公司的某個軟件的大學生用戶活躍度突然下跌了20%，你會得出怎樣的結論？很多人大概不經過思考，直接就下定判斷：肯定是用戶被其他軟件給搶走了，或者是我們的軟件裡面出現了不合時宜的内容，把用戶給氣走了。當然了，你想的可能是對的，但是絕大多數時刻，都是不對的。

我們在工作的時候，對什麼事都要保持一種專業的懷疑态度，而不能總是武斷的不經思考地得出某一個結論。其實你如果仔細分析一下，也許之所以軟件的大學生用戶活躍度突然下降了20%，是因為馬上就要放假了，大學生們正在準備期末考試呢。

如何“深入挖掘”探求真相呢？其實也很簡單，隻要多問幾個“為什麼”就行了。不斷地詢問自己為什麼，直至建立了自己的理解，就像挖水井一樣，一直挖掘，直至發現到了甘甜可口的井水為止。

比如在上面的這個例子中，你可以多問一問：為什麼大學生用戶活躍度突然下跌了20%？為什麼下跌的數量是20%而不是更高或者更低？為什麼是現在的下跌而不是上個月的下跌？這樣多問幾遍，多思考，多去查證，答案就出來了。

提高思考速度的第四種方法是，學會零基礎思考。

零基礎思考是指，對于“本來應該如何解決”或者是“本來必須如何解決”之類的問題，不要拘泥于先例和現狀，而應該從根本上重新考慮。

零秒思考并不是指“幼稚的”“純粹過激的”或者“無視現狀的”思考方式，而是你必須深刻理解現狀并大膽構想，清晰地規劃處理想的成果和達成目标的步驟。作為一名職場人，學會零基礎思考，你首先就要了解公司内部制定或者約定俗成的規則，這些規則的存在，絕大多數情況下會限制人的思考。

比如，你的公司宗旨是，“在本公司，和顧客意見相比，更加重視産品策劃人的品味”。這條宗旨會讓幾乎所有員工在思考問題的時候，都更加注重産品策劃人的個人喜好，而不是顧客的個人傾向。

可是，假如萬一有一天生産了某種産品，僅僅被策劃人喜歡，顧客卻根本不接受，那該怎麼辦呢？但是，假如你學會了零秒思考，你在這款産品還未出世時，就已經分析出了達成産品推廣和銷售目标的方法和步驟了。

在工作的時候，我們随時都要面臨着收集信息的問題，這種信息包括生活信息，也包括工作信息，還包括新知識新觀點。怎麼樣收集信息才最有效率呢？首先，養成每天早晚各花30分鐘時間收集信息的習慣很重要。

早晚各三十分鐘的時間，不是讓你去處理工作上的信息，而是讀一讀或者看一看新聞，了解一下新聞信息。一般早上或者晚上無論是報紙還是電視、新聞網站，新聞都會更新得比較全面，這時候閱讀會讓你大體上了解這一天全國全世界都發生了些什麼，這樣你在工作的時候，就可以不用再去碰手機，每隔幾分鐘去刷一次新聞客戶端或者微博了。

其次呢，在家裡、公司或者外出辦公的時候，最好使用同一台電腦。絕大多數人都對自己經常使用的那台筆記本電腦最熟悉，用它打字或者查閱資料都會非常迅速。比如我，我用我大學時買的這台筆記本電腦打字就超級快，如果換别的電腦打字就很慢。所以呢，在工作的時候用這台筆記本電腦，工作效率就會非常高。

第三，要學會使用數字信息管理工具。尤其是對和文字打交道的人來說，如果不會用印象筆記、有道雲筆記這樣的管理工具，那工作效率就太低了。這兩款産品不僅可以記筆記、整理和歸納材料，還能成為自己的學習工具，是上班族的必需品。

最後，還要經常去參加學習會、研讨會和随後的交流會，利用各種公司的會議收集你想要的工作信息。很多公司裡面的重要信息，都是通過各種文件下發的，直接看文件所收集到的信息很有限，而且很可能“缺胳膊斷腿”，不能有效地反應開會時所讨論的各種重點内容。去參加各種會議能得到第一手資料，這比我們事後看文件、再去詢問相關負責人可簡單多了。

除了收集信息，在我們工作的時候啊，還會面臨制作文件和資料的問題。如何才能高效率地制作文件和資料呢？首先，還是要靈活使用前面所介紹的“A4紙筆記法”，高質量、快速地完成工作。對于你想要制作的文件或資料，你先用幾頁甚至幾十頁A4把它寫下來，然後在桌子上按照順序攤開，再統一整理好重新制作目錄和書寫筆記。

之後，你可以再把它們輸入到WORD和PPT中儲存下來。第二，你還要學會跟上司确認整體印象，推進工作。這也是我們之前所講的，要确認你所理解的信息和上司所下發的任務是否一緻。第三步，再制作工作完成概要的方法，大體上确定你接下來如何去利用你所采集到的這份信息。

最後呢，你還必須記得把你制作的文件和資料中能夠反複使用的文件，保存在專用的文件夾中。這樣以後你再使用的時候，就不必重新制作了。

工作中我們肯定還會經常收發文件，所以掌握了關于郵件的技巧，就等于是掌握了時間。關于郵件，最重要的一條就是，收到郵件後必須立刻回信；對于難以開口的郵件，最好也迅速回複。回一封郵件可能隻要幾分鐘，但是假如你一直磨磨蹭蹭，對着郵件的内容發呆，一上午的時間就沒有了。

對于複雜的郵件内容，最好是直接溝通。比如對方發來郵件，讨論一份合同，你用郵件回複，倒不如直接打電話過去或者約對話出來聊一聊。收到的郵件怎麼辦呢？要謹慎處理，最好是按照類型和日期先後順序統一保存，不能輕易把生意上來往的郵件删除掉了。

影響工作速度和效率的一個重要因素是溝通問題，清除溝通上的障礙也是提高工作速度和效率的重要步驟。比如，在開會的時候無論如何也要認真傾聽他人發言，最好能根據你聽到的内容，把信息歸納成三到四個重點。

例如，在圍繞一份産品計劃書的發言中，你可以記錄這樣的重點：第一，需要把握顧客的需求；第二，最好采訪十個以上的客戶；第三，産品将在兩個月後上市。歸納成這樣的重點信息，對你接下來工作的幫助将會大有裨益。

你所記錄的這些信息，需要傳達給你同事或下級的，你要直接傳達，和别人共享信息也是在提高你自己的工作效率。如果對這些信息有異議，你可以及時反饋，說出自己的觀點，這樣也能幫助你在後續的工作中少走彎路。

好，今天所講的重點内容就是以上這些了。在今天的内容中，我們提供了很多很有用的提高工作速度的技巧，接下來，就需要你在工作中去運用了。不去實踐這些技巧，是無法提高工作效率的。關鍵還是在做。下面，我們來對今天的重點内容進行簡單的總結吧。

今天所講的第一個重點内容是：有效提升工作速度的四個主要原則。第一個原則是，首先要形成整體印象，對你的工作是什麼、怎麼樣要有個大體上的認識。第二個原則是，掌握工作的要領，把握完成工作所必須的要點，在減少時間浪費的同時推進工作。

第三個原則是，對改善方法本身做改善，不斷地改進我們所運用的一些小技巧。第四個原則是，凡事要提前，先行一步，把工作盡快做完，減輕自己的心理負擔。

第二個重點内容是：在工作時，提升思考速度的四種方法。提升思考速度的第一種方法是，通過學會用“A4紙筆做筆記”的方法，來實現零秒思考。第二種方法是，學會假設性思考，對某一個問題有一個大緻的理解，或者是建立起自身對于這件事的理解。

第三種方法是，不停地問自己“為什麼”，通過“深入挖掘”探求真相。第四種方法是，學會零基礎思考，對于“本來應該如何解決”或者是“本來必須如何解決”之類的問題，不要拘泥于先例和現狀，而應該從根本上重新考慮。

第三個重點内容是：最大限度提升工作速度和效率的四個技巧。在收集信息時，首先，養成每天早晚各花30分鐘時間收集信息的習。其次，在家裡、公司或者外出辦公的時候，最好使用同一台電腦。第三，要學會使用數字信息管理工具。最後，還要經常去參加學習會、研讨會和随後的交流會，利用各種公司的會議收集你想要的工作信息。

在制作文件和資料時，首先，要靈活使用前面所介紹的“A4紙筆記法”。第二，你還要學會跟上司确認整體印象，推進工作。第三步，再制作工作完成概要的方法，大體上确定你接下來如何去利用你所采集到的這份信息。最後，你還必須記得把你制作的文件和資料中能夠反複使用的文件，保存在專用的文件夾中。

在收發郵件方面，收到郵件後必須立刻回信；對于難以開口的郵件，最好也迅速回複。對于複雜的郵件内容，最好是直接溝通。收到的郵件怎麼辦呢？要謹慎處理，最好是按照類型和日期先後順序統一保存。在溝通方面，在開會的時候無論如何也要認真傾聽他人發言把信息歸納成三到四個重點。

你所記錄的這些信息，需要傳達給你同事或下級的，你要直接傳達，和别人共享信息也是在提高你自己的工作效率。如果對這些信息有異議，你可以及時反饋，說出自己的觀點。

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