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01 項目綜合管理制度

02 項目會議管理制度

03 資質證章管理規定

04 收文發文管理辦法

項目綜合管理制度

第1章 總則

第1條 目的

1．保證項目整體目标的順利實現。

2．及時進行統籌安排，溝通、協調各方的要求。

3．解決項目實施過程中的各種矛盾沖突。

4．實現對項目的質量、進度、費用、安全等目标的綜合管理。

第2條 适用範圍

本制度适用于項目部項目綜合管理各項工作。

第3條 綜合管理原則

1．以實現項目總體目标為中心。

2．确保實現有效溝通，協同解決問題。

3．職責分明，責任當人，保證工程項目各項工作的整體協調、有序運行。

第4條 項目綜合管理主要工作内容

1．制定項目部相關規章制度并貫徹執行。

2．提出項目建議，說明項目的範圍。

3．制定項目管理計劃。

4．指導、監督項目執行過程。

5．審查所有的項目變更請求，批準變更并控制可交付成果。

6．參與項目竣工驗收，編制項目總結報告，正式結束項目。

第5條 歸口管理

項目部綜合管理辦公室是項目綜合管理的歸口管理機構，負責日常項目綜合管理工作。項目部其他職能機構須配合其工作。

第2章 項目計劃的制定與實施

第6條 項目計劃編制依據

1．積累的項目曆史經驗。

2．公司的規劃與相關制度，包括質量管理制度、人力資源管理制度、财務制度等。

3．事先規定的預算。

4．公司其他相關工作計劃。

第7條 項目計劃的内容與編制要點

項目計劃的内容與編制要點如下表所述。

項目計劃編制要點

第8條 項目計劃的實施

綜合管理辦公室根據項目目标制定項目計劃，報項目部經理審批後，嚴格執行。

第9條 項目實施過程的工作依據

1．項目計劃。

2．公司相關規章制度。

3．風險預防方案。

4．項目修正計劃。

第3章 項目監督與變更管理

第10條 項目過程監督

項目部按照項目的工作計劃開展項目工作，綜合管理辦公室對項目的過程進行全程的監督，及時進行項目檢查，發現項目存在的問題并及時解決。

第11條 項目變更申請

在監督項目的實施過程中，各負責人可根據實際情況提出項目變更申請，如擴大或縮小項目範圍、修改成本或進度估計等。

第12條 項目變更申請程序

項目變更申請須由項目各負責人填寫變更申請表，交綜合管理辦公室審查，經審查表格填寫無誤且内容符合變更申請條件的，由綜合管理辦公室主任簽字，報項目總工程師與項目部經理審批。

第13條 實施項目變更

項目部根據已經審批的變更申請表繼續開展項目工作，相關部門及人員對其進行嚴格的監督。

第4章 項目收尾管理

第14條 項目驗收

項目結束後，相關部門及人員須組織制定驗收計劃，并按計劃開展項目竣工驗收工作，總結項目工作經驗和收獲提高項目管理績效。

第15條 項目驗收的标準

1．項目工作目标。

2．項目合同約定。

3．項目工作計劃，包括技術質量計劃等。

第5章 附則

第16條 本制度由項目部負責編制、修訂，解釋權歸項目部所有。

第17條 本制度自頒布之日起開始執行。

項目會議管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為規範項目會議管理工作，加強各部門之間的溝通與協作，本着以下四大目的，特制定本制度。

1．為實現有效管理，促進項目溝通與合作。

2．提高項目執行工作目标的效率，追蹤各項目小組工作進度。

3．協調各項目小組的工作方法、工作制度、人員及設備的調配。

4．集思廣益，提出項目工作改進的建議。

第2條 适用範圍

本制度适用于項目部會議工作相關事項。

第3條 職責權限

項目部綜合管理辦公室負責項目部會議管理工作，負責會議的籌備、通知、記錄等相關工作。

第2章 會議類型說明

第4條 會議類型說明

根據召開的頻率，項目部會議分為以下四種類型，具體如下表所示。

項目部各類會議說明

第3章 會前準備

第5條 會議召開的申請形式

會議的召開通過口頭或書面形式提出，口頭僅适用于例會召開的确認。

第6條 會議召開準備

1．對于定期召開常規會議，在會前應明确該次會議的主題和臨時出席人員。

2．對于不定期召開的會議，組織人須準備會議籌備報告，報告一般包括以下内容。

（1）會議名稱、議題、目标。

（2）會議時間、地點、議程、事項。

（3）會議主持人、出席人員名單。

（4）會議财務預算。

（5）接待工作說明。

（6）當前籌備情況及進展、存在的問題、解決方案。

（7）會議時間進度表。

第7條 會議通知

根據會議要求，綜合管理辦公室拟定會議通知單，并做好每輪的通知工作，出席會議的重要人員應通過電話、郵件等方式确認，并作出相應的安排。

第8條 會場準備

綜合管理辦公室及時準備會議場所、會議文件或資料，并進行會場布置、設備調試，确保重點發言對象及時、準确地發言。

第9條 與會人員準備工作

與會人員在收到會議通知後，應認真準備發言要點、提案綱要等，配合主持人，确保會議達到預期的效果。

第10條 會議變更

已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇到特殊情況需要安排新的其他會議時，綜合管理辦公室需提前 天發出通知。

第4章 會議過程管理

第11條 會議簽到

與會人員應在會議工作人員準備好的簽到簿上簽署自己的姓名。若是涉外會議，聯系簿上應列有姓名、職務、所屬公司及所在部門等内容。

第12條 會議記錄

項目會議記錄要真實地反映、會議的内容和進展。會議記錄主要包括以下四項内容。

1．會議議題。

2．圍繞議題的讨論、觀點。

3．會議決議事項。

4．對會議産生影響的内容或活動。

第5章 會後工作

第13條 會議文件的編制與分發

會議記錄人員應将會議記錄在一天内整理完畢，送交會議主持人核閱，核閱後交由項目部經理簽字确認，然後分發至項目各部門，以備查閱，并要求閱者簽字為據。

第14條 落實會議決議

綜合管理辦公室負責督辦和催辦會議形成的決議或決定，将會議決議事項催辦通知單于會後一周内發到相關負責人，并收取反饋意見。

第15條 歸檔會議資料

綜合管理辦公室作好會議總結，整理會議資料并進行歸檔。

第6章 會議要求

第16條 參會人員必須準時出席會議，因故不能參加者，須提前向上級領導請假，不得無故缺席或遲到，不得早退。

第17條 參會人員需攜帶記錄本和筆，做好會議記錄

第18條 會議期間，請将一切通訊工具置于關閉或振動狀态，不随便走動、不吸煙、不交頭接耳、不做與會議無關的其他事情。

第19條 嚴格遵守會議起止時間。會議主持人在會議開始時應做本次會議的簡要說明，将會議進行順序及時間安排分配告知與會者，并指定專人控制會議進度，引導在一定時間段作出總結，在得到大家同意時方可延長會議時間。

第20條 會議讨論應緊扣會議主題，嚴禁談論與會議主題無關的内容。

第21條 與會人員應保持會議場所的整潔。

第7章 附則

第22條 本制度由項目部綜合管理辦公室制定，解釋權歸項目部綜合管理辦公室所有。

第23條 本制度自頒布之日起開始實施。

資質證章管理規定

第1章 總則

第1條 為加強對公司項目部相關資質證書、印章的使用及管理，維護公司利益，杜絕違法行為的發生，特制定本規定。

第2條 項目部的資質證章包括以7大類。

1．企業法人營業執照。

2．公司相關資質證書。

3．ISO質量體系認證證書。

4．公司公章。

5．财務專用章。

6．項目技術資料專用章。

7．其他資質證章。

第3條 本規定适用于項目部資質證書、印章等的使用與管理相關工作事項。

第4條 公司項目部的資質證書、執照、各類證書、印章，由項目部綜合管理辦公室（以下簡稱“綜合辦”）監管人統一管理。

第5條 監管人持有公司項目資質證章的，須辦理歸還印章手續後方可辦理離職手續。

第2章 資質證章的申辦

第6條 項目資質證書、執照、各類證書的申辦，由項目各部門根據需要提交到綜合辦進行彙總，然後報送項目部經理審核，最後由公司總經理進行審批。

第7條 經公司總經理審批後，綜合辦協同項目部相關部門共同辦理相關資質證章，然後移交監管人保管。

第3章 資質證章的使用與保管

第8條 資質證章的使用，均需辦理使用審批手續，依據“資質證章使用審批表”填制“資質證章使用登記表”。

第9條 特殊情況下，難以備有審批意見或簽字又必須使用用印章的涉及重大事項的文件，應由經辦人在“資質證章使用登記表”上登記時間、事由、審批人、經辦人，以備監管人查核。

第11條 監管人應妥善保管“資質證章使用審批表”和相關登記表，按序裝訂成冊、備查。

第12條 财務專用章的使用，遵照有關财務制度，以總經理最終簽字作為蓋章依據。

第13條 任何人不得私自動用資質證章，不得在空白的介紹信、信箋等單子、白條上蓋印，防止發生損害公司利益的行為。

第14條 對于有公司資質證章的報廢文件，一律予以統一銷毀處理。

第15條 公司總經理對公司所有的資質證章的使用擁有絕對的決定權。

第16條 涉及法律等重要事項需使用資質證章的，須依有關規定報公司法律顧問審核簽字。

第17條 原則上，資質證章不許帶出公司，确因工作需要帶出使用的，應事先填寫“資質證章使用申請單”，載明事項，經公司總經理批準後，由兩人以上共同攜帶使用。

第18條 印章保管一般要求如下。

1．印章應置于安全地方，不可随意放置，使用後應及時放回原位。

2．監管人應對印章經常檢查，經常清潔，以保證印章字體和圖案清晰。

3．印章應蓋在文件下面，蓋印文件必要時應蓋騎縫印。若文件需蓋印多個印章的，各印章不能交叉重疊，不能壓住正文，也不能蓋出紙邊。

第4章 資質證章的停用及廢止管理

第19條 有遇下列情況，資質證章需停用。

1．項目部門變動或項目部門名稱改變。

2．相關部門通知改變印章圖樣。

3．相關證書過期。

4．資質證章遺失、損毀、被盜。

（1）當資質印章遺失、損毀、被盜時，保管人應及時向上級遞交說明原因報告書。

（2）對于印章的損毀情形需經上級确認後，方可刻制新印章。

（3）遺失資質印章所引起的損失原則上由遺失者個人完全承擔；特殊情況而減免時，需有總經理簽批。

（4）對于遺失、被盜情形，監管人應及時發出作廢通知，并補辦相關證書或是改刻新章。事後發現舊資質證章時，應及時将其上交上級确認并作廢處理。

第20條 資質證章停用須由項目綜合管理部監管人填寫“資質證章停用申請表”，經總經理審批後發布正式的停用通知。

第21條 監管人及時将停用的資質證章送執法機關封存或銷毀，項目綜合管理部保存一份《資質證章停用申請表》。

第5章 責任

第22條 監管人必須妥善保管資質證章，如有遺失，必須及時向公司總經理報告。

第23條 公司任何人員必須嚴格依照規定程序使用資質證章，未經規定程序不得擅自使用。

第24條 違反本規定給公司造成損失的，由公司對違紀者予以行政處分，造成嚴重損失或情節嚴重的，移送有關機關處理。

第6章 附則

第25條 本規定由項目部負責編制、修訂，其解釋權歸項目部所有。

第26條 本規定自頒布之日起開始執行。

收文發文管理辦法

第1章 總則

第1條 為規範項目部的收發文工作，确保項目工作的順利進行，特制定本辦法。

第2條 本辦法适用于項目部文件的收發處理相關事項。

第3條 項目部綜合管理辦公室負責項目部的文件收發處理工作，項目部各組工作人員應積極配合其工作。

第2章 收文管理

第4條 項目部收到上級或其他部門的文件時，統一由綜合管理辦公室辦事員查封登記，并送辦公室主任簽署辦理意見。

第5條 綜合管理辦公室辦事員按辦公室主任簽署的處理意見，于當日分别送有關人員查閱，并做好傳遞登記工作。

第6條 對于上級的機要文件，要進行信封、文件、文号、、機要編号核定，如果其中一項不正确，應立即報告項目相關部門，并登記差錯文件的文号。

第7條 項目部負責人之間及與其他部門之間在閱文時不準橫向直接互相傳閱，一律由辦事員分别送閱。傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得将有密級的文件帶回家或是其他公共場所，也不得将文件轉接給其他人閱看。閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾内任何文件及附件，如确實工作需要，需辦理借閱手續，以防洩密。文件閱完後，應交送綜合辦辦事員。

第8條 對上級催辦文件和項目部領導批示限期辦理的文件，由辦公室辦事員做好催辦工作，并由經辦人和有關領導簽字後按要求及時上報。

第9條 負責文件收發的辦事員對經手處理的公文應遵循“事事有下文、件件有落實、催辦有結果、轉辦需及時”的原則。

第3章 發文管理

第10條 項目部起草文件時，須注意以下相關事項。

1．文件起草一律用鋼筆或碳素筆書寫，字迹工整、一字一格、文字簡練、标點準确。

2．文中的數字除發文号、統計表、計劃表、序号、百分比、專業術語和其它必須用阿拉伯數字的以外，一律用漢字書寫。

3．引用公文注明發文時間、機關、标題和文号，用語要準确、規範，不要使用不規範的字、詞和簡稱。

4．起草人要在發文前到綜合管理辦公室領取發文審批單，起草人要在發文審批單上簽名，并寫明主辦單位和起草時間，交起草部門負責人核稿。

第11條 發文負責人要對所起草的文件内容、有關政策、數字、附件等進行認真核對修改，在發文審批單“核稿”欄内簽名并寫明核稿時間。屬于秘密文件，核稿時應該注明“秘密”字樣，并确定報送範圍。秘密文件按保密規定，由專人印制、報送。

第12條 需由有關部門或人員會簽的文件，要在發文審批單“會簽”欄内寫明會簽部門或人員，由發文部門送簽。

第13條 會簽部門負責人要對發文中的有關内容進行認真閱讀，必要時可以修改補充，保證文件中的意見統一。會簽人需在發文審批單“會簽”欄内簽名并注明會簽時間。

第14條 起草的文件，經核稿、會簽後交辦公室辦事員，由其及時送辦公室主任審核。

第15條 綜合辦主任需在 日内對拟發文件在政策上把關，對文件内容、發文形式、文字結構等進行綜合審核修改，在發文審批單“審核”欄内簽送相關領導簽批意見，并注明審核人及時間，交由辦事員送項目部經理簽批。

第16條 如拟發文件字迹不清、标點不清、修改混亂的，需退回起草人修改後再送項目部經理簽批。

第17條 對不經綜合辦核稿、會簽人簽字、未經審核的拟發文件，項目部經理一律不接收。

第18條 未經綜合辦核稿的文件，不得直接送項目部經理簽發。

第19條 經項目部經理簽發的文件，由綜合辦辦事員編号登記後送交打字員。

第20條 送交打字的文件，由打字員在當日打出清樣，送拟稿人校對，并在“校對”欄内簽名，當日送辦公室複印。

第21條 經校對後的文件，由辦公室在當日内印出。

第22條 印制出的文件，由辦公室再審閱一遍，确認無誤蓋章後，當日分發。

第4章 文件歸檔與銷毀

第23條 綜合管理辦公室辦事員需根據文書立卷歸檔有關規定及時将文書定稿，正本和有關材料應整理歸檔。

第24條 需要銷毀的文件經相關領導批準後，交由綜合管理辦公室定期銷毀。銷毀文件需要進行登記，須有專人監督，保證不漏銷、不丢失。

第5章 附則

第25條 本辦法由項目部制定，解釋權歸項目部所有。

第26條 本辦法自頒布之日起開始實施。

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