#非哥2022年薦書#第203本，天天都讀書，一天讀一本。

一本書，每人根據自己的需求，能夠摘錄若幹條對自己有用的知識點，就叫作讀書。讀書并不是非得全盤吸引一本書的内容，也不是要記住多少。讀書是本着實用主義，解決現實問題，為用而學，學了就用。知識的内化和應用，是一個螺旋式重複的過程。是以多讀同類書，可以反複強化記憶。

讀書不求甚解，隻觀大意，輯錄精要，薄為己用，并以飨有需要者。

書名：《為什麼工作總是做不完：從低效變高效的42個秘訣》

作者：日/吉田幸弘（企業經營管理與人才培養顧問，日本頂級溝通培訓師。）

點評：從低效變高效，首先要有“改變”的意識，再有“改變”的行動。所謂“變則通，通則靈”，不變，隻能維持原有結果。改變靠方法，将方法運用熟練，形成習慣，則變從中出。

1、工作時間長不等于工作進展快。要提升工作表現，必須盡可能縮短工作時間，高效利用時間。

2、1天隻有24小時，這是無人可以改變的客觀事實。因此，必須讓有限的時間發揮出最大作用，充分體現價值。我們必須提高效率，優先處理集中時間才能完成的工作，其他業務則可以利用碎片化時間處理。高效人士确保集中的工作時間，優先處理首要任務。

3、高效人士起點即加速，低效人士終點才沖刺。集中力量用于“起點加速”，将大大縮短工作周期。

4、将大項目拆分為多個子項目，心理學上将其稱為組塊破解。大項目來了，首先是将其拆分為小的子項目，并制作日程表，然後逐項一一解決。

5、人們往往容易有這種想法:未來一定會比現在好。未來的自己一定會比現在的自己更加能幹。其實，這種想法不過是種錯覺。

6、工作進展的最大阻礙之一：遲遲不行動。

7、高效人士有意識休息， 低效人士選擇不休息。等到感覺疲憊之後才休息的方式，反而給工作進度造成阻礙。因為，持續高強度長時間的工作，大腦就會進入疲憊狀态。如果不采取合理方式讓大腦休息，工作的專注力就會持續下降，工作效率自然随之變低。從整體效率而言，持續工作直到疲勞才休息，這樣一天的工作效率會比平時更低。不是等到疲憊後才休息，而是在感覺疲勞前就安排休息，這正是提高效率的關鍵。切記，休息時間停止任何思考，讓大腦放空。

8、人的優缺點是互為表裡的整體，需要辯證地看待。(缺點)某人想到哪裡說到哪裡(說話不經過大腦)→(優點)思維活躍。(缺點)某人過于保守，害怕接受新事物挑戰→(優點)行事謹慎。(缺點)沉默寡言→(優點)善于傾聽。同一件事，當我們轉變觀察角度，會得出不同的結論。這種有意識地将缺點轉換為優點的行為，在心理學上被稱為:認知重構。

9、美國人赫伯特・W.海因裡希提出一個著名法則:海因裡希安全法則——通常一個重大事故背後，可能會發生29件輕度事故，還會有300件潛藏隐患。

10、高效人士及時彙報，低效人士即時彙報。及時彙報工作的标準，并不是隻追求“速度”。高效人士，通常在搜集整理好部分信息之後，盡快向上司彙報。工作遭遇困難，及時搜集信息，确認并分析，再向上司彙報。如此一來，上級就能邊整理信息，邊分析解決方案。這樣，不僅能快速作出行動決策，同時還能避免作出錯誤決定的風險。

11、高效人士行動中完善計劃，低效人士完善計劃後行動。在開展新業務時，我們必須清楚:許多問題，隻有在具體實施後才會出現。在行動過程中逐步完善，是提高計劃準确性的不二法則。美國陸軍名将喬治·fk·巴頓曾說：明天再完美的計劃，也抵不上今天将就可以實施的計劃。

12、高效人士注重精準反複核對，低效人士追求速度急于求成。向前輩請教，如何避免工作中出現失誤，前輩告訴我他的經驗是:檢查兩次。出現失誤就意味着重新返工，反而浪費更多時間。（1）按照清單正反序各确認一次這種方法是餐飲業常用的方法。對賬單的時候，第一次算以從前往後的順序計算，驗算核對則從後往前計算。進行第二次确認時，放棄重複使用與第一次相同的方式，調整改變為不同方式，更有利于檢查到失誤。（2）錯開每次确認的時間段與地點。每次，我在做書稿的校正(重新審閱)時，會分兩次進行确認核對。一次時間安排在白天，第二次則安排在傍晚。在校正中，常常出現這樣的情況:原本白天根本沒發現的問題，第二次晚上核對的時候就檢查到了。如果兩次核對是連續進行，中間沒有合理的時間間隔，那麼第二次檢查發現問題的概率就很小。因此，要确保檢查确認分兩次進行，并在兩次之間預留出合理的時間間隔，這樣的話，發現失誤的概率将大幅度提高。而且，在休息之後，能夠恢複精力以全新的面貌重新投入，更有助于發現工作中的疏漏。此外，推薦更換第二次檢查确認的辦公地點。當工作地點更換後，視野也會随之發生變化，工作專注力得以提升，檢查确認準确率也會提高。

13、有不少人，出于節約時間的考慮，一接到任務就立刻開始執行。但是，效果卻适得其反。未經過仔細思考，就無法明确行動目标。高效人士将工作時間分為兩類:思考時間、行動時間。思考時間，就是思考所制作文件的整體結構框架、流程等的時間;行動時間，就是開始電腦前開始輸入、制作幻燈片等的時間。記住:首先确保足夠時間思考，構思好工作指南，最後才進行文檔輸入的工作。

14、職場上，速度非常重要。無論工作如何努力，不能按時完成任務就沒有任何收獲。

15、低效人士大多思維較為固化，往往認為工作方法、勞動方式等都必須遵循一套固定模式。遇到事情，他們腦海中就會出現“理應如此”的概念，根深蒂固。你所認為的“理應如此”的事，對方眼中則可能是“毫無必要”。所謂“理應如此”的觀念，其實不過是個人的思維定式。凡事都按思維定式思考的人，面對他人的行為往往缺乏耐心，會質疑他人為何不按照自己的要求做事，并且還會因此耿耿于懷，進而影響到自己工作的專注力。與之相反的是，高效人士往往是抱有“未嘗不可”的态度。所謂“未嘗不可”，也就是“或許可以試試看”。比如說，不用非要趕在上級或公司前輩前到達集合地點，而是稍微寬松一點，隻要在集合時間前5分鐘到位就沒問題。日常生活中，用“未嘗不可”的思維看待他人，個人的焦慮就會減少，自身也能專心專注于工作。

16、向對方傳遞相關信息的時候，需要遵循一個重要法則:KISS法則。Keep it Short and Simple. KISS就是這句英文中四個單詞的首字母組合。商務文書中最重要的要求:短時間内簡明扼要總結信息。人們通常喜歡簡潔明了的說明。簡短的語言提煉出的信息，更容易給對方留下深刻印象。我們看看下面的例子。●一張幻燈片隻列出一項信息。●傳達的内容濃縮為三頁。●幻燈片的底色保持一緻。●商品說明提煉為一句話。●資料内容過多時，在幻燈片開始的摘要部分将其濃縮為兩頁進行說明。●盡可能用簡短的語句表達。●去掉主語謂語以名字結句。●版面留出足夠的空白。●零碎的信息做好總結。●每張幻燈片插入圖表不超過一張。●曲線圖中的重點部分字體加粗。●運用矩陣圖或矢量圖。●精簡信息。

17、高效人士力求優勢最大化，低效人士希望能面面俱到。

18、“ECRS”，是一種幫助提高工作效率的優化策略。Eliminate(清理)、Combine(統籌)、Rearrange(替換)、Simplify(提煉/精簡)，通過以上四個切入點，構建工作效率的優化策略。四個切入點，首要的就是第一個清理任務E(不需要做的事情不做)，因為這是優化效果最明顯的策略，然後依次是C、R、S。例如:每天1小時的例行會議。●E(清理)——廢除這一例行會議。●C(統籌)——統一為每月1次例行會議。●R(替換)——采用視頻會議方式參加。●S(精簡)——會議時間控制在30分鐘。

19、總結工作經驗的時候，可以使用便捷的“YWT”方法。通過Y(已完成的工作)、W(工作中的發現)、T(下一步的工作)這三方面做工作總結，方便以後随時做一個工作回顧。（1）.Y列出已完成的工作。一一列出實際已經完成的工作。（2）.W列出工作中的發現。已經完成的工作(Y)中，列出工作中的發現(W)。這是尋找工作中需要學習和觀察的環節。無論是總結成功的經驗，還是分析失敗的原因，領悟和心得都盡可能毫無遺漏地記錄下來。（3）.T列出下一步的工作。根據（1）和（2）的内容，列出下一步的工作。如果以後遇到同類型的工作該如何處理，将想法構思寫出來。專科學校的入學說明會，每個月舉行1次，将其作為示例演示一下。（1）.Y列出已完成的工作●迄今為止已經給咨詢的600封郵件做出回複并發送了明信片。●說明會開始時間是下午6點30分，會議地址安排在新宿。●整個說明會45分鐘，體驗實習60分鐘，現場答疑15分鐘，總計用時120分鐘。（2）.W列出工作中的發現●安排的2名工作人員，跟蹤調查30名參會人員難度較大。●有好幾個人說明會遲到了。●有5名參會者在問卷調查中提出會場不好找的問題。●有10人以上工作地在中央區和千代田區。●現場答疑時間超時10分鐘。（3）.T列出下一步的工作●加強客戶跟蹤調查，當參加人數達到30人時，安排3名工作人員而不是2名。●參加人數限定為10名，安排2名工作人員進行細緻周到的調查。●整體說明會限定在30分鐘，現場答疑安排在30分鐘。●會議開始時間安排在7點，地址安排在方便出入的飯田橋。●探讨定期給客戶發送郵件雜志的相關内容。通過回顧以上YWT三項，T(下一步的工作)在PDCA中，創建P(計劃)的時候将會起到重要的啟發作用。最終結果，原本所需的工作周期必然因此而大幅度縮減。

20、想要向對方傳遞信息，但内容表達比較困難時，可以使用DESC法則。D(Describe，描述)——描述目前的狀況。E(Explain，說明)——說明自己的心情。S(Specify，建議)——提出希望對方協助解決的方案。C(Choose，選擇)——當對方表達同意或反對時，事先列出選項，考慮下一步怎麼做。舉例：D——原本由4個人承擔的工作，如今變成了隻有兩個人承擔。E——每晚加班到很晚，為趕在期限前提交，時間緊張。身體承受能力也達到極限。S——是否可以增派人手幫忙。C——(征得同意後)希望這個月内能安排好人手。如果以上建議遭到反對，還有備選。單位工作日下午5點前安排下來的報價表任務，要求在兩天後的中午12點前提交并發送，時間緊迫。這個月内，是否可以調整一下，将提交時間延長一天，時間寬限到3個工作日?

21、“為什麼我連這件工作都完成不好?”“我居然會犯這種錯誤，做人簡直太失敗了!”當工作中出現失誤後，以這樣的方式不斷自責，隻會進一步陷入負面情緒的旋渦中。重要的是需要明白:事情沒做好，并非“人本身”的問題，而是“行為”存在問題。在進行自我剖析時，需要将“自己這個人”和“自己的行為”區分對待。改正自己行為中不足、不好的部分，下一次采取恰當的行為處理就行了。

22、美國心理學家戈登・霍華德・鮑威爾，通過實驗發現了“情緒一緻效應”的心理現象。所謂情緒一緻效應，意思是人往往會搜集與情緒相符的信息。例如，那些認為自己毫無疑問會取得成功的項目，就會非常高興投入其中，并且會傾向于搜集一些有助于工作成功開展的信息。相反，如果擔心項目會失敗，害怕下期預算達不了标，整個人就會處于不安情緒之中，此時就更容易去關注那些不利的負面信息。這就是“情緒一緻效應”。這種現象，和每個人的思維習慣是密切相關的。換言之，就是如果習慣做什麼事認定“會成功”，就會隻關注那些促成成功的信息;如果習慣性擔心“可能會失敗”的話，關注點就會更多放在那些會導緻失敗的信息上。消極還是積極，思維習慣的傾向性，決定了對于影響我們行為的信息關注點。

23、高效人士規律性減壓，低效人士累積性減壓。每當感覺壓力變大，影響工作狀态，高效人士就會及時想辦法釋放壓力，而不會任由壓力堆積。

24、不要期待一次到位、一蹴而就。如果總是急于求成，就會很容易出現混亂不堪、半途而廢的情況。

一本書，看完後，是根本記不住的，因此，需要進行摘錄做筆記。一本書，看完後，成果就是幾條或幾十條摘要。将書看完，就是所謂的讀薄的過程，就是抓重點的過程，看後的摘要成果，再行反複記憶和實踐。

所以，我看書，求速度，快速看完。看快看慢，其實最終的收獲都差不多。看書，就是按己所需，抓取書中重點。記憶本就是靠不住的，看得慢，也并不代表就記得多，第二天仍然是一半多都要忘記的。何況，記憶本就不屬于看書這一步驟。

這種快速摘取要點的讀書法，我稱之為“淘金讀書法”。

天天都讀書，一天看一本。

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