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摘自《哪有時間不夠這回事》

——戰拖達人

培訓師、暢銷書作者，緻力于研究職場績效、辦公室規則、個人突破、領導力培養、積極心态培訓和高效營銷策略等課題。

1

◆ 追随時間的人，時間也追随他

>> 怎樣讓每一分鐘時間都有用呢？那就是——雷厲風行，立刻行動。

>> 在相同的時間内，用相同的勞力做盡可能多的事情的最佳方法就是即時處理。

>> 我們要想盡一切辦法不去拖延。最好的辦法是“逼迫法”，也就是在知道自己要做一件事的同時，立即讓自己動手。要能在積極的想法一出現時就馬上行動，那麼就克服了惰性，擺脫了拖延的習慣。

>> 凡事行動就是成功的一半，第一步是最重要的一步，行動應該從第一秒開始，而不是第二秒。

>> 中國古代學者劉向說：“謂學不暇者，雖暇亦不能學。”

>> 卡拉·莎莎娜是美國紐約百老彙最年輕、最負盛名的年輕演員，她是這樣講述她的成功之路的。幾年前，當莎莎娜還是一名學生時，她參加了一次校際演講比賽，她将自己的夢想告訴了在場的所有人：“大學畢業後，我要成為百老彙一名優秀的主角。”演講結束後，莎莎娜的心理學老師找到她，質問她：“為什麼現在不去百老彙非要等到畢業後才去呢？”莎莎娜想了一下說：“是呀，大學并不能幫我實現夢想。”于是，她決定一年以後就前往百老彙去實現自己的夢想。老師又生氣地問：“為什麼今天不去，非要等到一年後去呢？”聽完老師的話，莎莎娜覺得很有道理，對老師說：“我決定下個月就出發。”老師又緊跟着問：“這個月去跟下個月去，有什麼不一樣？”莎莎娜有些不知所措，那個輝煌的夢想出現在她的腦海裡，她終于下定決心，這個月就前往百老彙。老師又問：“為什麼今天不去呢？”莎莎娜激動不已地說：“好，我現在就去訂機票，馬上出發。”老師贊許地點點頭說：“機票我已經幫你訂好了。”莎莎娜當天就飛赴她夢想中的殿堂。當時，百老彙的制片人在醞釀一部經典劇目，正在征最佳女主角。要求是在100個人當中挑選10個，然後再在10人中選擇最優秀的一個。挑選方式是，讓他們每人念一段劇本中主角的台詞。莎莎娜千方百計地從一個化妝師手裡得到了将排的劇本。然後閉門苦讀，悄悄演練。正式面試那天，她是第40個出場的應聘者，制片人問她是否有過表演的經驗，莎莎娜甜甜地一笑說：“我可以給您表演一段曾經在大學裡演出過的劇目嗎？”制片人不願打擊一個熱愛藝術的青年的心，便同意了。當制片人聽到莎莎娜使用的台詞正是将要上演的劇目中的對白時，被她那真摯的感情、惟妙惟肖的動作驚呆了，他立刻宣布面試結束，女主角已經找到了。就這樣，莎莎娜剛到紐約就順利地邁出了實現夢想的第一步，穿上了她人生第一雙紅舞鞋。

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◆ 早起“鳥兒”的時間修習功課

>> 一位老和尚，他身邊有着一幫虔誠的弟子。這一天，他囑咐弟子們每人去南山打一擔柴回來。弟子們匆匆行至離山不遠的河邊，人人目瞪口呆。隻見洪水從山上奔瀉而下，無論如何也休想渡河打柴了。無功而返，弟子們都有些垂頭喪氣，唯獨有一個小和尚與師傅坦然相對。師傅問其故，小和尚從懷中掏出一個蘋果，遞給師傅說：“過不了河，打不了柴，見河邊有棵蘋果樹，我就順手把樹上唯一的一個蘋果摘來了。”後來，這位小和尚成了師傅的衣缽傳人。這個故事給了我們一個啟示：也許你行動不一定能夠得到自己原先想要的結果，但是你可能會收獲另一個結果，這個結果會在一定程度上對你有所幫助。一個差的結果也比不去嘗試沒有結果好得多。行動的目的就是要結果，一個差的結果也比沒有結果強！有了0.1，就會有0.2、0.3……0.1永遠大于0。完美的結果永遠是長期努力的結果，隻要邁出了第一步，就離成功進了一步。不要因為害怕得不到成功就原地不動，邁出第一步也許你不會成功，但是原地不動就一定不會成功。“坐着不動永遠也賺不到錢”，所以要行動。但與此同時，要想使成功的幾率增大，就要盡可能在最短的時間内采取最多的行動。

>> 競争的實質，就是在最短的時間内達到最強的效果。人生最大的成功，就是在最短的時間内通過最快的成長實現最多的目标。質量是“常量”，經過努力都可以做好以緻難分良莠；而時間，永遠是“變量”：一流的質量可以有很多，而最快的冠軍隻有一個——任何領先都是時間的領先！

>> 愛因斯坦說：“天才和勤奮之間，我毫不遲疑地選擇勤奮，它幾乎是世界上一切成就的催産婆。”

3

◆ 掌控自己的一天24小時

>> 著名科普作家葉永烈說得好：“冰塊放在電冰箱裡就不會化掉，而一個人的時間這塊‘冰’，卻是任何電冰箱也無法阻止它融化的。它不停地在化、在淌，越化越少了。我把時間花在寫作上，寫出了厚厚的書稿，我把這些書稿看作是凝固了的時間”。

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◆ 高效利用時間的12大法則

>> 目标法則：方向比努力重要

>> 計劃法則：效率來源于事先規劃

>> GTD法則：減少焦慮，無壓工作

>> GTD就是Getting Things Done的縮寫，翻譯過來就是“把事情做完”, GTD的核心理念就是必須記錄下來要做的事，然後整理并安排自己一一去執行。主要原則在于一個人需要通過記錄的方式把頭腦中的各種任務移出來，通過這樣的方式，頭腦可以不用塞滿各種需要完成的事情，而是集中精力用在正在做的事情上，是一種消滅壓力的高效工作方法。

>> GTD的五個核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執行。

>> 1．收集把任務從大腦裡清出來，形成待辦列表。其流程為：把任務從大腦裡清出來——填入收集的設備中——準備下一步的處理。2．整理整理待辦任務、分類任務。（1）不把任何信息放回收集箱，處理完一件任務就打一個對勾。（2）如果任何一項工作需要做，就馬上執行去做（如果花的時間少于兩分鐘）；或者委托别人完成，或者将其延期。（3）否則就把它存檔或删除，或是為它定義合适的目标與情境，以便下一步執行。3．組織下一步行動、形成項目、等待處理、将來處理。（1）等待處理清單，主要是記錄那些委派他人去做的工作，比如有封郵件問這件事由誰負責，可轉交處理，如果你是主管，可安排下屬去做。（2）将來處理清單，則是記錄延遲處理且沒有具體的完成日期的未來計劃等。（3）下一步處理清單，則是具體的下一步工作。而且如果一個任務涉及多步驟的工作，那麼需要将其細化成具體的項目。老外把不能在兩分鐘内完成的、需要一系列動作來進行的任務叫作“項目”。4．回顧按日回顧、周回顧、月回顧來總結GTD系統。回顧自己在過去一天、一周或一月取得的進步，制訂下一天、下一周或下一個月的計劃。5．執行Do it！沒什麼好說的！集中精神執行。GTD時間管理中的注意事項：（1）完整地收集，做到一件都不漏。（2）弄清楚工作是為了什麼。（3）判斷下一步的行動是什麼。（4）将事情合理分類，準确執行。（5）Do it now！現在，立刻，馬上去做！

>> NLP法則：用好時間做對事

>> NLP是神經語言程序學的英文縮寫。N（Neuro）指的是神經系統，包括大腦和思維過程；L（Linguistic）是指語言，更準确點說，是指從感覺信号的輸入到構成意思的過程；P（Programming）是指為産生某種後果而要執行的一套具體指令。NLP即指我們思維上及行為上的習慣，就如同電腦中的程序，可以通過更新軟件來改變。

>> 故此，NLP也可以解釋為研究我們的大腦如何工作的學問。知道大腦如何工作後，我們可以配合和提升它，從而使人生更成功快樂。NLP是對人類主觀經驗和方法的研究。更直白地說，NLP就是我們用思想來支配、調整時間和工作的具體方法。NLP關于時間管理的主要觀點是：1．把時間變成生命。2．讓你個人的力量最大化。3．把時間把握在自己手中。4．讓自己每天比别人多一個小時。NLP時間管理的黃金法則包括：1．堅守價值觀，用好時間做對事。2．注意力集中在身份、信念、價值。從管理生命的角度上來看，時間管理的三大根本是對價值觀的管理、對狀态的管理以及對習慣的管理。3．平衡各方面的需求。保持生活平衡是做對事的一個很重要的方面。不同的人對自己是否做對事有不同的評判标準，很多人都會把事情的結果是否符合自己的價值觀作為評判标準。但其實，關鍵是要看行為是否符合客觀規律。4．關注要事而非急事。通常來說，在重要而不緊急的事情上應該花費的時間是65%～80%，但實際上，我們可能僅僅用了15%的時間去做這些事情。而對于那些緊急而不重要的事情，我們會花50%～60%的時間在這上面，但其實，它們隻需要15%的時間去完成。5．自控力出問題不要批評自己。當個人的自控力出現問題時，不能将行為與個人等同起來，行為上的缺陷并不等于個人的缺陷。如果在出現問題時一味自責，就會打擊自己的自尊心和自信心。我們可以批評犯錯誤的行為，但是這種批評是對事不對人的。我們要知道，做任何事情都比幹坐着強。6．記錄時間使用狀況。要改善時間管理狀況，就必須知道自己是如何使用時間的。否則就兩眼摸黑，沒有下手處。清楚自己的時間用在了什麼地方是時間管理的起點。7．制訂書面計劃。如果每天工作之前能用8分鐘做計劃，并養成習慣的話，那麼你每天就可以赢得一個小時的時間，用來處理其他重要事情。每天工作結束後，要開始制訂第二天的計劃，一旦做好了計劃，你的潛意識就會通宵達旦地圍繞着它轉。通常，第二天醒來，就會迸發出靈感，讓你更快、更好地完成任務。8．按照精力周期來安排一天的工作，便可以大幅度提高工作效率。可以把最重要的事情安排在精力最好的時候，精力低谷時，則可以利用這段時間來放松自己，做一些不太重要的事情。9．應對幹擾。對幹擾情況，進行分析。當你知道什麼時間幹擾最少時，就可以在這個時段來做重要的事情。80/20法則：先做重要的事

>> 清單法則：理清事務出效能

>> 限制法則：在規定的時間内完成任務

>> 如果你有一項6分鐘就可以完成的工作，而你分配了6小時去做，那麼你肯定會耗盡6小時才能完成。人們稱之為帕金森效應。帕金森效應的一般形式是給定多少時間，開發工作就将使用多少時間。也就是說，你告訴我有兩年的時間，那麼這個工作也将花兩年的時間才能完成。

>> 委派法則：讓别人跟着你的手指轉。把事情指派或者是授權給别人。

>> 一次法則：第一次就把事做對。

>> 專注法則：一個時間做好一件事。

>> 在所有時間管理的原則中，最基本的一條莫過于要專心緻志。那些在時間管理上有嚴重問題的人，大都因為他們想同時做太多的事情。

>> 平衡法則：再忙也要歇一歇。工作——餘暇——睡眠，宛如一根首尾相接的鍊條，缺少哪一節都不行。

>> 思考法則：累死你的不是工作，是方法。

>> 在工作中，如果我們遇到了難題，就應該堅持這樣的原則：找方法，而不是找借口

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>> 祛除拖延的13大處方。

>> 下面是心理咨詢專家為拖延時間者開出的一系列處方，供你選用，相信會給你帶來奇異的效果。

>> 1．找出使你備感苦惱的、習慣拖延的一個具體方面，然後去征服它。突破拖拉作風對你生活某一個方面的束縛，一種得到解脫和成功的感覺将會幫助你在其他方面去戰勝它。

>> 2．為自己規定一個期限。但你不要暗地裡規定一個期限，這樣很容易被人忽視。要讓其他人都知道你的期限，并且期望你能如期完成。

>> 3．不要避重就輕。避重就輕是人的天性，但到頭來隻會導緻問題铢積寸累，難上加難。

>> 4．不要因為追求十全十美而裹足不前。有些人對采取行動望而卻步，因為他們害怕自己幹得也許不那麼完美無缺。

>> 5．讓自己把握眼前的5分鐘，并努力切實地生活。先不要考慮各種長期的計劃，應争取充分利用眼前的5分鐘做自己要做的事情，不要一再推遲可以給你帶來愉快的那些活動。

>> 6．現在就去做你一直在推遲的事情，如寫封信，實施你的寫作計劃。在采取實際行動之後，你會發現，拖延時間真的毫無必要，因為你很可能會喜歡自己一再拖延的這項工作。在實際工作中，你會逐步打消自己的各種顧慮。

>> 7．問問自己：“倘若我做了自己一直拖延至今的事情，最糟糕的結果會是什麼呢？”結果往往是微不足道的，因而你完全可以積極地去做這件事。認真分析一下自己的畏懼心理，你會懂得維持這種心理毫無道理。

>> 8．給自己安排出固定的時間，如周一晚上10點至10點15分專門做曾被拖延的事情。你會發現隻要在這15分鐘内專心緻志地工作，你往往可以做完許多拖延下來的事情。

>> 9．要珍愛自己，不要為将要做的事情憂心忡忡。不要因拖延時間而憂慮，要知道，珍愛自己的人是不會在精神上這樣折磨自己的。

>> 10．認真審視你的現實，找出你目前回避的各種事情，并且從現在起逐步消除自己對真正生活的畏懼心理。拖延時間意味着在現實生活中為将來的事情而憂慮。如果你把将來的事情轉變為現實，這種憂慮心理必然會消失。

>> 11．鼓起勇氣去幹一兩件你一直回避的事情：一個勇敢的行動可以消除各種恐懼心理。不要再強迫自己“幹好”，因為“幹”本身才是關鍵所在。

>> 12．如果你所拖延的事情涉及其他人（例如搬遷、夫妻生活或調換工作），你應該與這些人商量一下，聽聽他們的意見。要敢于擺出自己的各種顧慮，這樣将有助于你認識到自己的拖延是否完全是出于主觀原因。在知心朋友的幫助下，你們可以共同分析問題、解決問題。不久，你就會完全驅散因拖延時間而産生的憂慮。

>> 13．你要是希望改變客觀世界，就不要怨天尤人，而要做些實際工作。不要總是因拖延時間而憂心忡忡，并為此而陷入惰性，應該努力消除這一令人讨厭的誤區，争取投身于現實生活！做實幹家，而不是希望家、幻想家或評論家。

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>> 8步增強工作行動力。

>> 立即行動既是一種習慣，又是一種做事的态度，是每一個成功者所共有的特質。比爾·蓋茨曾說：“想做的事情，立刻去做！當‘立刻去做’從潛意識中浮現時，就應立即付諸行動。”在日常的工作和生活中，我們要努力要求自己做到以下幾點：

>> 1．積極主動地工作你隻有以積極主動的态度去面對自己的工作，才會自信。這樣，在處理事務時，頭腦才會保持清醒，内心的恐懼和猶豫也才會消散。隻有如此，才能夠有效地找到處理這些事務的最佳方法。

>> 2．不為自己找借口“明天”“後天”“将來”之類的詞彙跟“永遠不可能做到”的意義幾乎是等同的。所以，我們要時刻注意清理自己的思想，不要讓消極拖延的情緒影響了我們行動的路線。

>> 3．不要等到萬事俱備時才開始行動因為永遠都沒有萬事俱備的時候，這種渴望完美的想法隻不過是一個幻想。

>> 4．立即開始做手中的工作如果你在工作中接到新任務，要學會立刻着手工作。這樣，才會在工作中不斷摸索、創新，一步步排除困難。如果一味地拖延、思考，隻會在無形中為自己增加更多的問題，這将不利于自己在工作中做出新成績。

>> 5．将目标分解如果工作目标相當艱巨，則稍稍暫緩，拿出紙來思考，記下完成工作的所需步驟，步驟的幅度愈小愈好，将它們分解為一個一個的易于達成的小目标。這樣一來就能消除心裡的恐懼感與無處下手的困惑，并能在階段性的任務完成後增加你的信心。

>> 6．10分鐘計劃有些工作難以分割成小塊，如想清理積壓如山的公文，大約需要一小時，實在很難将它簡單分割成“即時工作”。這時，可試試10分鐘計劃，和自己做個約定，允諾以10分鐘來做這些工作，時間一到，便可自由地做想做的事，或是繼續5分鐘。不管工作多麼令人厭煩，仍須常常去做10分鐘。10分鐘後，若不想接着幹，則不要幹，約定就是約定。在将工作撇開之前，記下另一個10分鐘工作的時間。

>> 7．堅持到底做事善始善終才會有結果，如果朝三暮四，不能自始至終地達成一個目标，每一次都半途而廢，是不能出任何成績的。在工作的過程中，即使很普通的計劃，如果能夠有效執行，并且深入發展，都比半途而廢的“完美”計劃要好得多，因為前者會有所收獲，後者隻是前功盡棄。

>> 8．立即行動不等于魯莽蠻幹積極行動并不等同于魯莽蠻幹，在采取行動之前，我們必須要做好相應的籌劃，這樣，才會把問題處理得更妥當。如果倉促上陣，魯莽行事，就會把事情搞砸。沒有行動，一切夢想與計劃都不過是鏡中花、水中月，而且會永遠停留于幻想中。隻有行動，才能為我們的工作帶來看得見、摸得着的成果。決不拖延，立即行動，你才能有效掌控你的工作。

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>> 提高時間效率55法

>> 1．既往不悔。即使做錯了也不後悔。經常悔恨以前所做過的事情，會浪費許多時間。所以從時間這個角度來看，任何懊悔都是沒必要的。

>> 2．充足的時間應用在最重要的事情上面。這是節約時間的訣竅，如果常常在不重要的事情上糾纏，就難以達到節約時間的目的。

>> 3．經常掌握一些新的節約時間的技巧。對這些新的節約時間的技巧應盡快熟知并加以利用。

>> 4．每天要早起，這樣堅持下去就可以節約許多時間。

>> 5．午餐要适量。午餐不可吃得太多、太飽。否則到下午容易打瞌睡，工作效率會降低。而工作效率的降低，本身就是浪費時間。

>> 6．要學會浏覽報紙，不能事無巨細全部看完，這樣會浪費時間。

>> 7．要掌握快速讀書的方法，從而獲得書中最主要的觀點和内容。

>> 8．不要花過多的時間在電視機上，隻要看一看有關新聞和關于業務方面的節目即可。

>> 9．盡量讓家與公司之間的距離短一些。這樣，在上班時就能夠在很短的時間内到達辦公室，下班時也能在很短的時間回到家，把浪費在上下班路上的時間降到最低限度。

>> 10．對自己的習慣要經常進行反省，好的保留，不好的堅決改掉。

>> 11．别空等時間。假如必須花費時間進行等待，如等車、等電話等，應當把等待當作是構想下一步工作計劃的良機，或者用它來看書看報。

>> 12．把表撥快五分鐘，每天提早開始工作。

>> 13．口袋裡經常裝有10×17厘米的空白卡片，以便随時記下各種有價值的資料，以備使用。這樣可以節約大量的翻閱報刊的時間。

>> 14．每月修正一次生活計劃，删除那些微不足道的内容。

>> 15．每天閱讀一次當天的計劃表，并确定當天的工作内容，以便使當天的活動有條不紊地進行。

>> 16．把所要完成的工作寫成一句話貼在辦公室裡，以便提醒自己。

>> 17．在處理必須處理的小事情的同時，要把重要的工作、目标記在心中，并善于在處理這些小事情中發現能夠促成重要工作目标迅速實現的重要線索。

>> 18．早上上班後的首件事，就是排列好當天工作的優先次序。

>> 19．按照事先排列的次序制成一張表，把重要的工作放在最前面，并盡快去完成。

>> 20．在每月制訂計劃時要有彈性，最好在計劃中留出空餘時間，以便應付緊急情況。

>> 21．在完成重要工作項目以後，要進行适當的休息，以求得工作和休息的平衡。

>> 22．首先去做最優先的事項。

>> 23．對難度較大的工作要智取，不要蠻幹。

>> 24．先做重要事項，後做次要事項。

>> 25．對哪些事情應列為優先事項，要有信心做出精确的判斷。而且，要不畏困難，堅持到底。

>> 26．經常問問自己：“若做這些事情，會不會産生效果？”如果不會，就幹脆不做。

>> 27．工作中絕不能有拖延現象，一旦發現拖延，就集中精力去解決它，以便恢複正常的工作秩序。

>> 28．要善于靈活運用80/20規則。

>> 29．要經常從較大的計劃中最有利的部分下手，其餘部分可以暫時不做。

>> 30．要果斷地結束毫無價值的活動。

>> 31．對優先工作要給予足夠的時間。

>> 32．注意鍛煉身體，以便有能力長時間地集中工作。下午必要時才去參加有關會議。

>> 33．一次最好隻專心緻力于一件事。

>> 34．自己感到馬上可以取得成功時，就要加緊去做，不要耽誤。

>> 35．要養成逐條檢查日常工作計劃表的習慣，看看是否有意跳過了困難的項目。

>> 36．制訂文件時不要怕花費時間，一定要深思熟慮。

>> 37．在精力最佳的上午獨立投入工作。

>> 38．對自己的每一項工作都要确定完成的期限，要盡可能在期限内把它完成，絕不可超過期限。

>> 39．在讨論問題和聽演講時，一定要專心聽講，以免事後再花費時間找人解釋。

>> 40．不要浪費别人的時間，浪費别人的時間就等于謀财害命。

>> 41．盡可能把一些不重要的瑣事委托給你的下屬去辦。

>> 42．碰到專業性很強的問題時，一定要請專家幫忙。因為你在兩三天中弄不清楚的問題，專家會在一兩個小時甚至幾分鐘内就能幫助你弄清楚。

>> 43．如果擔當重要職務，最好學會分身，請專人為你管理信件、電話和處理瑣事。

>> 44．盡量減少對公文的批閱，那些不重要和毫無價值的公文可交給下屬批辦。

>> 45．把回複各種問題的答案都寫在文件上，有人來問時，把文件交給他看就可以了，從而避免談話時可能造成的時間過長問題。

>> 46．要把主要的工作項目擺在辦公桌的桌面上。

>> 47．各種常用或不常用的物品要各有定位，這樣可以避免在尋找時浪費太多時間。

>> 48．每月要計劃出三個小時或每周拿出一個小時的時間來處理身邊的瑣事。如果等到這些瑣事積壓過多再去處理，必然會花費更多的時間。

>> 49．盡量不在周末想工作問題，真正使自己放松下來，以便恢複體力和精力。

>> 50．即使在工作時，也應當适當輕松一下。

>> 51．有時難免會做些無法控制的事，因而浪費時間，但不可因此而惱恨自己。

>> 52．工作中要尋找最有效的步驟，以推進工作目标的迅速實現。

>> 53．要把精力始終集中在具有最大利益或長期利益的事情上。

>> 54．要不斷地問自己：“現在，我最佳的利用時間之道是什麼？”

>> 55．在工作時，盡量少講話，全力投入，一氣呵成。

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