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第一章 總 則

第一條 為規範公司地産檔案管理，建立、健全公司檔案管理體系，全面提升檔案管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》等法律法規，結合公司《企業檔案管理規定》、《企業保密管理規定》、《電子文件管理暫行辦法》、《電子檔案管理暫行辦法》等公司規章制度，特制訂本管理辦法。

第二條 凡公司各部門、各項目在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定定期向公司檔案管理職能部門移交，集中管理，任何部門、單位和個人不得據為已有。

第三條 公司應當加強地産檔案管理工作，建立和完善檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度，采取可靠的安全防護技術和措施，保證檔案的真實、完整、可用、安全。客戶檔案管理按《客戶（業主）檔案管理辦法》執行。

第四條 公司地産檔案管理工作遵循内容準确完整，分類科學統一；立卷歸檔及時，查閱使用方便；制度措施健全，管理手續嚴密；設施配套完整，存放保管安全的原則。

第二章 管理職責

第五條 檔案管理職能部門職責

（一）認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策、規定和辦法。

（二）制定和不斷完善公司各項檔案管理制度，創造良好的檔案工作環境，逐步實現檔案管理的制度化、規範化、科學化。

（三）檢查、指導公司、各職能部門的檔案管理。

（四）承擔公司以及各子公司、各職能部門必須移交公司的各類檔案的保管，切實做好檔案庫室的保密、安全防患管理。

（五）及時為公司各項工作提供檔案服務，為領導決策提供可靠的數據。

（六）積極開展檔案的編研工作，編寫公司的組織沿革、大事記、全宗介紹、基礎數字彙編和專題文件彙編等編研材料。

（七）組織對檔案定期進行統計、鑒定、銷毀和移交工作。

第六條 檔案管理職能機構管理員職責

（一）負責公司各類檔案的歸檔管理、編目、電腦著錄工作；

（二）負責公司檔案室日常各項管理事務，包括各類檔案的接收、排列、标識、保管、保密、借閱、統計、銷毀、移交以及檔案庫房的七防（防盜、防火、防潮、防蟲、防塵和防有害微生物）等工作；

（三）負責檢查、指導和監督各職能部門兼職檔案員的檔案業務；

（四）協助公司本部檔案室拟寫公司的組織沿革、大事記、全宗介紹、基礎數據彙編和專題文件彙編等編研材料；

（五）按時完成布置的工作任務和檔案管理工作任務。

第七條 職能部門兼職檔案員職責

（一）嚴格執行國家有關檔案管理規定，制訂本單位的管理措施。

（二）及時收集、整理檔案，按規定立卷建檔，每年定期更新檔案目錄。

（三）辦理檔案查閱、借用、複制等利用工作，并及時收回歸檔，做好登記。

（四）加強檔案管理，确保檔案資料完整。

（五）對保管期滿和失去保存價值的檔案進行鑒定、報備登記并辦理申報銷毀事宜。

第八條 地産檔案管理員崗位職責：

（一）負責銷售部所有檔案整理存檔，包括：公司開發項目資料分類存檔備查、公司批示文件及公司部門交接的圖紙和文件存檔工作。

（二）負責業主檔案管理工作。業主檔案按照編号、姓名、房号、面積(建築、套内)、單價、總房款、付款方式、簽約日期、交房時間、特殊條款、合同号、附件、聯系電話、住址等詳細記錄造冊、備案、存檔。

（三）每個業主的檔案要完整地裝入檔案袋編号，項目結束需要交接時要造表登記，檔案袋封面要寫清楚袋内資料明細，與公司檔案室簽名交接。

（四）業主檔案隻限于售樓部内部使用，對外保密，不得向無關人員或别的業主展示和查閱，如公司有關部門借閱必須經銷售部部長同意，填寫借閱登記單，方可借閱。

（五）負責經公司審定的樣本合同以及簽字附件的存檔。

（六）負責銷售部與工程部交接工程變更單的存檔工作。

（七）負責與财務部、經營部交接業主合同。

（八）負責與物業公司交接減免物業費用的通知單。

（九）項目網簽合同的前期輸入及準備.

（十）負責監督業主領取合同并登記簽字确認。

（十一）所有物品實行進出庫登記，出庫物品需經銷售部部長簽字批準方可出庫。

（十二）負責銷售部保安、保潔所需物品的采購。

（十三）每個月月底盤點，做到賬卡物相一緻，次月初分類統計.上報。

（十四）負責銷售部固定資産及樣闆間物品的管理及維護。

（十五）完成領導交辦的其它工作。

第三章 管理要求

第九條 員工在各項工作活動完結時，都應将工作中形成的各種檔案材料交由所在部門的檔案人員統一歸檔；各部門當年歸集的檔案材料應于翌年6月底前完成檔案整理和移交。

第十條 公司宜根據需要建立檔案管理規章制度體系，包括各類文件材料收集、整理、歸檔、保管、保密、借閱和鑒定銷毀等方面的規定，逐步實現檔案管理的規範化和制度化。

第十一條 公司設立公司檔案室，指定專人兼任檔案管理員；各部門、子公司、項目部相應設立檔案分室（檔案櫃），并指定專人為檔案管理員；對各種門類和不同載體的檔案，由公司檔案室和各部門、子公司、項目部檔案分室（檔案櫃）保管。

第十二條 當年立卷歸檔的檔案整理完成後，年度檔案目錄要逐級報審閱。

股東會（董事會）是公司經營、管理的最高管理機構，董事長代表股東會（董事會）對公司管理具有最終監督權、指導權。

董事長作為公司治理的高層管理人員，也是公司經營、管理的最終監督執行人員，是公司檔案管理的第一責任人。

總經理（總裁）作為公司運營管理的高層管理人員，也是公司經營、管理的最終執行人員，是公司檔案管理的第二責任人。

第十三條 各部門負責人應加強對本部門檔案工作的監督檢查。

部門經理要對當年立卷整理歸檔資料的完整性、真實性要進行全面、細緻把握，确保沒有疏漏。

其他部門其他人員應當配合檔案管理人員做好公司檔案資料的收集、整理、歸檔工作。

第四章 檔案的分類及歸檔範圍

第十四條 凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的公文、圖紙、合同、技術資料、簿冊、圖表、報表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽實物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔範圍。

第十五條 公司各級檔案管理人員按照歸檔範圍分類并明确存放地（詳見附件一：檔案管理分類細則）。

（一）公司及項目管理類檔案：

1、公司證照（含内設機構）：必須交由檔案管理職能部門或公司指定管理部門歸檔。

2、項目證件：必須交由檔案管理職能部門歸檔，其他部門視情況保留複印件。

3、行政管理類文件：此類資料原件必須交由檔案管理職能部門歸檔。

4、行文類文件（部門及以上文件）：此類文件資料原件必須交由檔案管理職能部門保管，需要下發文件由檔案管理職能部門統一下發。

5、人事管理資料：人員入職、調動、離職需到檔案管理職能部門報備登記。

（二）合同類文件：

1、開發類合同：原件必須全部交由檔案管理職能部門歸檔保存，其他部門視情況保存複件。

2、設計合同：此類合同簽訂完畢後檔案管理職能部門保留一份正本歸檔，其他部門視情況保管副本（附件）。

3、施工合同：此類合同簽訂完畢後檔案管理職能部門保留一份正本歸檔，其他部門視情況保管副本（附件）。

（三）前期資料：

1、立項文件：涉及部門可暫時保管原件，檔案管理職能部門暫存複件或台帳，待事項完結後；原件上報檔案管理職能部門歸檔。

2、建設用地、征地、拆遷文件：此類文件有原件的情況下交由檔案管理職能部門歸檔，無原件的情況下檔案管理職能部門保管複印件。

3、規劃報建文件：此類文件原件待事項完結後交由檔案管理職能部門歸檔。

4、專業報建文件：此類文件原件須交由檔案管理職能部門歸檔。

5、開工審批文件：此類文件原件待事項完結後交由檔案管理職能部門歸檔。

6、管線報建文件：此類文件原件待事項完結後交由檔案管理職能部門歸檔。

7、竣工驗收文件：此類文件原件待事項完結、組卷完畢後交由檔案管理職能部門歸檔。

以上前期類文件資料有原件的情況下檔案管理職能部門保留原件歸檔，無原件的情況下保留複件歸檔。

（四）工程圖紙類資料：圖紙、設計變更類文件由技術部及項目部暫時保管，待工程項目清算組卷完成後交由檔案管理職能部門歸檔。

（五）工程施工類資料：此類資料待工程竣工驗收組卷完成後交由檔案管理職能部門歸檔。

第五章 管理體制

第十六條 公司檔案工作實行統一領導，分級保管，分級查閱的原則。其中：一級管理是指公司檔案管理部門的統籌管理；二級管理是指各部門、項目部的檔案資料管理工作

第十七條 公司檔案管理的分散與集中。

（一）各部門、項目部地産檔案資料台賬每月更新一次。

（二）屬部門以下資料項目清算前暫由各部門進行保管，并由各部門指定人員每月将檔案台賬上報至檔案管理職能部門。

（三）屬工程項目方面的資料，由項目部保管，并于每月将檔案台賬上報至檔案管理職能部門；

其中，屬于政府或專業主管部門審批的圖紙、批文原件或批件原件一律交由檔案管理職能部門歸檔保管，本部門可視情況保留複印件。在工程項目竣工檔案備案後一個月内，項目經理将所有檔案移交至檔案管理職能部門統一保管。

（四）技術部、項目部負責工程圖紙資料的臨時保管，已辦結資料應在一個月内移交到檔案管理職能部門，但屬機密級以上的資料應當在辦結後立即移交。設計圖紙的原稿制作份數根據合同約定及實際需要報請分管領導批準。

（五）各部門向檔案管理職能部門移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔。歸檔範圍外的請示、報告、計劃、總結及一些重要資料複印件等由各部門自行保管。電子檔案移交及命名按照《電子文件管理辦法》規定執行。

（六）各項目部及部門負責本部門的檔案管理，屬機密級以上檔案應在事件辦理完畢後2個工作日内移交到檔案管理職能部門統一保管，本單位可視情況保留複印件。

第十八條 各項目部、部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，檔案管理職能部門檔案管理人員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，并且每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第十九條 各部門向檔案管理職能部門移交檔案時，要嚴格履行移交手續。檔案管理員應保持相對穩定，人員變動應及時通知檔案管理職能部門，因工作變動或因故離職時應将經辦的文件材料向接辦人員交接清楚後，才能離職。

第六章 檔案的歸檔、立卷與編号

第二十條 檔案在形成過程中，經辦人員應及時對有關文字材料和圖樣進行系統收集和整理，不遺漏、不丢失，确保全部資料能夠真實、完整、齊全地歸檔。一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員負責收集。

第二十一條 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和複寫紙書寫。

一般不得用複印件代替原件存檔。

第二十二條 凡屬歸檔範圍的文件，經辦部門資料員應在規定時間内将原件及時歸檔，任何單位和個人不得私自留存；經辦部門視實際需要留存複印件。如特殊案件因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管者，應經檔案管理職能部門負責人同意後妥為保存，檔案管理職能部門以複印件歸檔，經辦部門在原稿用畢後仍應送檔案管理職能部門歸檔并換回複印件。

第二十三條 聲像檔案必須詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

第二十四條 為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數、原件或複印件等情況，設立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數及必要說明并辦理簽收手續。移交清單一式二份，雙方簽字後各執一份。

第二十五條 立卷應以部門為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的文件組合在一起，請示和批複、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋密級印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。

第二十六條 立卷時應編制好案卷目錄，把文件的标題、日期、單位、部門等項目填寫清楚，概括而簡潔地拟好案卷标題，把案卷内容表達出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、牢固，無任何金屬物。

第二十七條 檔案管理員應根據歸檔範圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編号、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進行。

第二十八條 合同類、公司類文件需根據公司規定進行編号（詳見公司行文管理辦法及公司合同管理制度）。

第七章 檔案保管

第二十九條 公司各部門應有專門存放檔案的檔案櫃，檔案櫃須放置在通風幹燥處，避免潮濕、蟲蛀、水漬、強光等，櫃門應結實牢固。各部門根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃。

第三十條 歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據公司檔案的分類規則對檔案進行科學的分類編号，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

第三十一條 檔案管理員要随時檢查檔案、卷宗的内容，發現問題應及時上報檔案管理職能部門負責人。要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。要經常清理檔案櫃衛生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。

第三十二條 檔案管理員要做好檔案流失的防護工作，妥善保管，謹防丢失，不得随意轉借，或替當事人塗改内容；檔案櫃及房間鑰匙不得随身攜帶。嚴禁無關人員随意進入檔案室，非檔案管理人員無故不許私開檔案櫃。要嚴格遵守檔案安全保密制度，對檔案的機密内容，要做到守口如瓶，嚴守職責，不得傳播或洩露内容。

第三十三條 檔案發生洩密、損毀或丢失時，根據給公司所造成損失的大小，按規定對有關責任人進行處罰。

第八章 保管期限與密級

第三十四條 根據檔案的内容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒别檔案的價值，确定其保管期限和密級。

第三十五條 保管期限

文件保存期限除政府有關法令或本公司其他規章特定者外，依下列規定辦理：

（一）永久保存檔案：

①公司章程；

②股東名簿；

③組織規程及議事規則；

④董事會及股東會紀錄；

⑤政府機關核準文件；

⑥不動産所有權狀及其他債權憑證；

⑦工程設計圖；

⑧規章制度；

⑨其他經核定須永久保存的文書。

（二）10年保存檔案：

①預算、決算書類；

②項目計劃資料；

③其他經核定須保存10年的文書。

（三）5年保存：

①期滿或解除之合約；

②其他經核定保存5年的文書。

（四）1年保存：

①結案後無長期保存必要者。

第三十六條 檔案密級

公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質、内容不同劃分不同密級，并據此界定檔案調閱權限。

1、“絕密”文書含：相關政府批文、會計憑證、财務報表、資金合同、相關财務往來文件、與其他經濟組織的合作合同及其他經核定為絕密的文書。

2、“機密”文書含：公司各類經濟合同、人事檔案、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動産所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要。

3、“密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件。

4、“普通”文件含：部門工作聯系單、公司内部發文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料。

第九章 檔案借閱

第三十七條 凡需借閱公司檔案者，均須填寫文件借閱申請單，依據借閱權限和檔案密級，經各級領導簽批後方能借閱，詳見《文件借閱管理制度及流程》

第三十八條 借閱檔案必須嚴格履行登記手續，檔案管理員依據《文件借閱申請單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應愛護檔案，确保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，确因工作需要摘抄、複制，須經部門負責人批準。歸還的檔案要進行檢查、清點，經檢查無誤方可辦理注銷手續。如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

第三十九條 借閱檔案須妥善保管，若有遺失，将根據檔案的價值和數量報公司領導批準後，責令其賠償損失。借閱者必須嚴守公司機密，絕不能将檔案資料内容外洩；由于洩漏機密而給公司造成損失者，将按規定對其進行處罰直至追究其法律責任。在職人員調離本公司時，需按檔案管理職能部門要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經檔案管理職能部門審查無誤簽字後，才能調離。

第十章 檔案銷毀

第四十條 檔案管理職能部門每年對公司檔案進行一次清理，清除不必要保存的資料，對破損和褪色的資料進行修補和複制。

第四十一條 對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經檔案管理職能部門負責人和檔案形成部門經理共同鑒定，報分管領導審核，董事長批準，并進行登記造冊後按規定予以銷毀。

第四十二條 銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機或焚燒的方式，嚴禁将要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。

第十一章 罰 則

第四十三條 有下列行為之一，視情節輕重，給予經濟處罰，若構成犯罪依法追究刑事責任：

1、毀損、丢失或擅自銷毀公司檔案。

2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。

3、塗改、僞造檔案。

4、未及時上報歸檔或管理不善的檔案管理者。

5、未按手續辦理借閱，外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。

6、洩露公司檔案機密者。

第十二章 附 則

第四十四條 本辦法由檔案管理職能部門負責解釋、補充，由公司總經理辦公會審議後，根據授權分别由公司董事長或總經理批準執行。

第四十五條 簽約合作公司履行本公司相關職能部門的，應按本辦法的有關執行。

第四十六條 簽約

附件一：檔案管理分類細則

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