會議記錄聽起來不是太難的事, 并不是人人都會,要做好更不容易,一定要謹記下面幾點:
第一,無論是開什麼樣的會,會前一定要仔細閱讀會議資料,了解開會的意圖和要達到的目的。即使會議讨論的内容是你所不熟悉的領域,比如是很專業或技術性很強的會議,明白了會議要解決的問題,你都不用擔心。
第二,雖然老闆要求做記錄,你并不需要埋頭記錄,反而應該擡頭聆聽,首先聽明白發言的人在說些什麼,然後用最簡潔的話把要點記下來。電影電視上,我們經常看到開會的時候老闆對秘書說:趕快記呀,一定要記下來。實際聽明白要遠比記下來更重要,否則,你記下來的隻是隻言片語,整理的時候很難派上用場。
第三,沒有必要記錄每個人的發言。通常讨論的環節要逐個發言,沒有必要把每個人說的話都記下來,而是理清他的主要觀點,找出和其他人的異同。對于關鍵人物的發言和觀點不同的發言,要作上記号。有些會一開就是半天,記錄的草稿會有幾頁,尤其是感到疲勞的時候,更要做好記号。
第四,會後寫紀要應趁熱打鐵,趁着印象深刻,寫起來要容易得多。不要急于動手,要先翻看整個記錄,回顧整個會議的内容,對記錄的材料進行分類、歸納,确定從哪幾個方面整理。對衆多零散的材料分類之後,就可以動手寫了。
第五,會議紀要應該隻寫要點和結論,讨論的過程一筆帶過,用概括、總結性的語言彙總相似或共同的觀點,列成1、2、3條,看起來一目了然,必要的時候可用表格的形式。盡量不提具體發言者的姓名,誰參加了會議在與會者名單中列出既可。盡量簡短,說明問題就可以,寫得太多沒人願意看。
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