電子文件歸檔與電子檔案規範?《産品數據管理（PDM）系統電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（以下簡稱《規範》）（DA/T 88—2021）描述了企業産品數據管理（PDM）系統形成的電子文件歸檔和歸檔後電子檔案管理的方法适用于企業産品數據管理（Product data management，PDM）系統形成的電子文件和歸檔後電子檔案管理工作《規範》由國家檔案局于2021年5月26日發布，并于10月1日起正式實施，我來為大家講解一下關于電子文件歸檔與電子檔案規範?跟着小編一起來看一看吧!

電子文件歸檔與電子檔案規範

《産品數據管理（PDM）系統電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（以下簡稱《規範》）（DA/T 88—2021）描述了企業産品數據管理（PDM）系統形成的電子文件歸檔和歸檔後電子檔案管理的方法。适用于企業産品數據管理（Product data management，PDM）系統形成的電子文件和歸檔後電子檔案管理工作。《規範》由國家檔案局于2021年5月26日發布，并于10月1日起正式實施。

制定背景

檔案管理是各企業所必須開展的基礎工作之一。規範的文檔控制過程對于提升企業運行效率、提升企業核心競争力、創造源源不斷的利潤具有十分重要的作用。産品數據管理（PDM）系統是當前我國企業信息化實施的重點，也是企業産生數據最大的系統之一，是企業的核心信息資源，也是企業檔案部門最重要的管理對象。這些信息資源以電子文件形式或數據庫形式存在，數據容量可以達到TB級。

相較于文書類電子文件，PDM系統電子文件具有類型繁雜、數量極大、格式多樣、關系複雜、叠代頻繁等特點。當前，對大部分制造企業來講，PDM系統電子文件沒有實現有效歸檔和妥善管理，面臨失控風險。企業PDM系統電子文件歸檔沒有有效開展的原因包括PDM系統電子文件類型特殊、企業對開展PDM系統電子檔案管理重要性認識不足、檔案工作隊伍薄弱、企業檔案管理資金投入不足、基礎設施落後等，但最重要的原因是缺乏指導企業PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理的标準規範，企業不知道如何開展此項工作。

因此，從企業發展和檔案專業角度出發，通過企業實踐，結合行政管理部門管理經驗，制定出适合大多數企業的，尤其是高端裝備制造企業的PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理的行業規範意義十分重大。《規範》是當前這個時期企業增強核心競争力的重要抓手，也是助推國家産業結構調整、創新驅動、改革發展的客觀需要。《規範》的制定有利于企業參照該标準科學有序地開展企業PDM系統電子文件歸檔和電子檔案管理工作，也有利于檔案行政部門有效開展企業PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理業務指導工作。

編制過程

《産品數據管理（PDM）系統電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（以下簡稱《規範》）（DA/T 88—2021）描述了企業産品數據管理（PDM）系統形成的電子文件歸檔和歸檔後電子檔案管理的方法。适用于企業産品數據管理（Product data management，PDM）系統形成的電子文件和歸檔後電子檔案管理工作。《規範》由國家檔案局于2021年5月26日發布，并于10月1日起正式實施。

制定思路

《規範》的編寫以PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理需求為指引，首先明确了總體要求、相關職責、工作流程和元數據要求，之後就如何做好電子文件歸檔和電子檔案管理兩部分進行編制。其中，電子文件歸檔部分從歸檔範圍和保管期限、電子文件組件、歸檔要求、歸檔接口4個方面提出了具體要求；電子檔案管理部分從電子檔案整理、存儲、保管、利用、統計和鑒定處置對歸檔後電子檔案管理要求進行了明确。

主要内容解讀

1.術語和定義

（1）概況

為了保持國家檔案行業标準的系統性和協調性，《規範》術語優先使用國家檔案行業已發布标準中的正式術語。電子文件、電子檔案等6項術語引用《電子文件歸檔與電子檔案管理規範》（GB/T 18894—2016）對術語的表述。安全性、信息包等4項術語引用《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T 70—2018）對術語的表述。産品數據管理系統、系統顯示名等3項術語在《規範》中進行界定。

（2）産品數據管理系統

根據一般産品數據所應用的領域、所具有的功能，以及其本質屬性，《規範》将“産品數據管理系統”定義為：管理産品生産全過程以及生産過程中産生的與産品有關的信息（包括：文檔、CAD文件、裝配關系、物料清單、配置、權限信息等）的系統，簡稱PDM系統。

（3）系統顯示名和計算機文件名

系統顯示名和計算機文件名是電子文件歸檔和電子檔案管理繞不開的問題。系統顯示名是指：在電子檔案管理系統中存儲的，檔案人員和用戶直接可見的件内組件（文檔）題名。計算機文件名是指：在電子檔案管理系統存儲器中唯一标識電子檔案組件（文檔）的一個字符串。系統顯示名是面向檔案管理員和檔案用戶的，易于理解；計算機文件名是面向軟件和系統的，是為了保證組件（文檔）唯一性。

2.總則

該章節主要包括4部分内容：

第一部分提出了總體要求，其中包括對PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理工作重要性定位、管理原則、理念、模式和方法等。

第二部分明确了PDM系統主管部門、檔案部門、信息技術部門、業務部門在此項工作中所各自承擔的職責。

第三部分提出了PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理業務流程框架。包括電子文件及其元數據捕獲歸檔、“四性”檢測、接收、整理、保管、統計、利用、鑒定、處置等環節，并繪制了流程圖。

第四部分對PDM系統電子文件歸檔與電子檔案管理全過程都涉及的元數據相關内容進行了規定。捕獲方式和捕獲節點應在PDM系統和電子檔案管理系統設計與開發過程中進行規劃，實現元數據與電子文件同時捕獲。元數據的捕獲節點包括但不限于電子文件管理全程中的捕獲、歸檔、檢測、接收、整理、保管、利用、遷移、轉換、鑒定、處置等各個節點。附錄中将元數據作為本單位設計元數據方案的參考。

3.PDM系統電子文件歸檔

PDM系統電子文件歸檔，需要從以下幾個要素入手：

（1）保管期限

《規範》提供了具有通用性的《歸檔範圍與保管期限》，供各單位參考。各單位在具體應用時可在此基礎上結合本單位實際進行增減。

（2）組件

該部分對件的構成、件内電子文件排序、系統顯示名、計算機文件名等具體技術問題進行了規定。其中“件的構成”章節對組件的一般原則作了規定。例如，同一文件編号的不同版本獨立成件。“件内電子文件排序”章節對同一件内有多個文檔情況下排序規則作了明确。又例如，同一文件編号的原始格式和轉換格式按照原始格式、轉換格式排序。同時對系統顯示名和計算機文件名命名規則作了規定，計算機文件名一般采用“唯一性代碼” “系統顯示名”格式命名。唯一性代碼可采用“哈希值” “日期時間”或“随機碼” “日期時間”格式。“随機碼”由計算機自動随機生成，一般為32位。

（3）要求

該部分對歸檔方式、歸檔時間、歸檔格式選擇和電子文件捕獲、分類、立卷以及檔号生成、歸檔提交和檢測接收等要求進行了明确。歸檔方式一般通過集成接口實現在線歸檔。歸檔時間可根據本單位需要選擇實時歸檔和定期歸檔。歸檔格式根據不同文檔類型選擇對應中性格式，其中文檔類為PDF格式，三維數模為STEP格式，元數據為xml格式。電子文件捕獲後應形成歸檔信息包，包含歸檔電子文件全文和元數據文件。分類、立卷以及檔号生成建議在PDM系統由業務部門人員完成。電子檔案管理系統應對電子文件真實性、完整性、可用性和安全性進行檢測。各單位可結合自身實際，參照《規範》制定本單位“四性”檢測規則。

（4）歸檔接口

該章節對PDM系統的歸檔接口功能、電子檔案管理系統的接口功能、歸檔接口建設管理要求等作了系統闡釋。PDM系統的歸檔接口功能主要包括電子文件和元數據捕獲、歸檔推送；電子檔案管理系統接口功能主要包括數據接收、“四性”檢測等。

4.電子檔案管理

歸檔後電子檔案管理主要内容包括：整理、存儲、保管、利用、統計和鑒定處置。

（1）整理

整理包括編目、入庫環節“四性”檢測、正式入庫以及入庫後相關元數據内容修改。其中，編目主要包括案卷目錄、卷内目錄和案卷文件目錄。

（2）存儲

存儲包括在線存儲和離線存儲，兩種方式結合并用。其中在線存儲應至少滿足3年增量需求，每天實施增量備份，至少一個月全備份一次，有條件的單位可實施雙機熱備。離線存儲介質至少應制作3套，不同套别的存儲載體應分開保存。

（3）保管

該部分對保管環境和保管措施提出了要求。每年對電子檔案的可讀取性進行評估，根據需要實施格式轉換和存儲介質的轉換。根據不同場景，采取存儲介質的遷移、電子檔案及其元數據的遷移等措施，以确保電子檔案長期可用。

（4）利用

該部分對電子檔案管理系統檢索功能、權限控制和過程控制進行了規定。其中，檢索功能應具備智能檢索、組合檢索、全文檢索、主題導航和基于産品層級結構的樹形導航等多種檢索功能。

（5）統計

電子檔案統計應按照GB/T 18894—2016的要求、國家檔案事業統計調查要求，以及本單位需求進行。

（6）鑒定處置

各單位應定期對保管期限到期的電子檔案進行鑒定。到期鑒定後對電子檔案進行處置，包括銷毀、續存和移交。

作者單位：中國商飛上海飛機設計研究院

文章來源：《中國檔案》2021年第10期

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