崗位說明書又叫職位說明書，它是人力資源管理的一個基礎性文件，是員工管理和招聘的基本依據，它是在工作分析基礎上形成的文件。崗位說明書通常包括兩個部分：一是崗位描述，主要對崗位的工作内容進行概括，包括崗位目的、指揮關系、溝通關系、基本職責、工作權限、業績标準等；二是崗位的任職資格要求，主要是對任職人員的标準和規範進行概括，包括該崗位的行為标準，勝任崗位所需的知識、技能、能力、個性特征以及對人員的培訓需求等内容，典型的崗位說明書見表1所示。

表1 崗位說明書（示例）

（1）崗位說明書與實際崗位工作存在嚴重兩張皮現象。不少企業的崗位說明書與實際崗位工作和要求存在脫節，寫歸寫，做歸做；

（2）崗位說明書疏于日常管理。崗位設置、工作内容和工作要求發生變化，沒有及時更新維護，保持其适用性；

（3）崗位說明書編制缺乏全面的工作分析，内容比較粗糙、簡單，缺乏系統性、操作性和可測評性，不足以成為員工管理的基礎性文件；

（4）崗位說明書定位存在偏差。何謂說明書？是以應用文體的方式對某事或某物進行相對的詳細描述，方便人們認識和了解某事或某物。說明書最大的特點就是說明性，說明介紹某事或某物是主要功能和目的。如此界定崗位說明書的話，它就不足以成為企業進行員工管理的基礎性文件，也不能成為員工管理的一個權威性文件。崗位說明書提法并不正确；

（5）崗位說明書使用對象存在偏差，不夠清晰。崗位說明書使用對象究竟是崗位上員工還是公司HR部門？還是管理者？好像三者兼而有之，内容一些漂移。從崗位說明書内容來看，有些信息對員工沒有多大價值，如：工作條件信息；有些内容操作性、可檢查性不強，做與不做，做得好壞，很難評估。

（6）崗位說明書編制過程員工一般不參與，沒有獲得員工認可，形成共識；

（7）公司領導重視有崗位說明書，不重視做、做到位、做的有效并持續完善；

（8）崗位說明書内容沒有全面有效地對所屬部門職責和權限進行對接、細化，導緻即便按照崗位說明書上的要求都做了，部門職責仍未得到全面、正确、有效履行。

我們知道：組織架構的設計和完善必須到達崗位，就如一幢大廈的框架是以梁和柱的安排來實現的，崗位就是企業這幢“大廈”的“梁和柱”。任何目标、計劃、經營管理要求、活動都需通過崗位落實、發揮作用，且企業人員的素質和積極性是現代企業制度建立、落實的關鍵。因此崗位是企業不可或缺的一大基石，應細化、量化、規範每個崗位的管理，尤其在員工流動率趨勢日益增大的情況下更加有用。如麥當勞、肯德基大量使用臨時工、學生，仍能确保服務質量、效率的一緻性，靠的就是一套詳細的員工崗位手冊。

崗位管理不僅僅是人力資源管理的“基石管理”也是企業管理的“基石管理”，其定位見圖1所示。

圖1 基于崗位規範的員工管理

崗位規範或崗位手冊内容應能全面、正确反映該崗位所有要求且具操作性。如在崗位職責上細化出的定期工作标準，每天必做的工作是什麼？每周必做的工作是什麼？每月必做的工作是什麼？每季必做的工作是什麼？每半年必做的工作是什麼？每年必做的工作是什麼？

崗位規範是在崗位說明書基礎上的完善和升級。現有職位說明書的弊端是：崗位管理内容比較粗糙，操作性較差；對崗位要求不夠全面、細化、量化，指導性較差；難以成為有效崗位管理的基本工具；職位說明書與崗位實際工作嚴重脫節，存在“兩張皮”現象。崗位精細化管理演變過程見圖2所示。

圖2 崗位精細化管理演變過程

進入崗位管理精細化階段，崗位手冊應能做到：一冊在手，我的工作全知道。

員工層面，成為每個員工開展工作的行為準則和要求的基本工具；領導層面，成為各級領導有效管理下屬的基本工具；公司層面，崗位規範成為企業員工招聘錄用、培訓、薪酬、績效管理、人才培養的基本工具；在每個員工達到崗位規範基本要求的大前提下，才能談勝任、提升和發展。

建立崗位規範僅僅是崗位規範化管理的第一步。崗位規範化管理是一個動态循環上升的過程，包括：

建立崗位工作标準;

執行崗位工作标準;

保持崗位工作标準;

完善崗位工作标準.

關鍵是“化”字！“化”字就是動态管理，就是一個不斷完善、深入優化的過程。

崗位規範化管理應動靜結合才能有效。

任何一個領導為高效地管理下屬，必須掌握的三大抓手，即：

（1）崗位規範；

（2）崗位考核量表；

（3）崗位目标和績效管理手冊。

有關崗位規範化管理詳細内容我們将在另一篇文章詳述。

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