标準化和流程化，我相信大家都不陌生。

商務工作其實無時無刻不被流程左右，而企業設置流程的目的，就是為了實現标準化作業。比如，各大施工企業都有勞務分包、專業分包、供應商等的招采，都有完善的流程，為了提高效率，很多都将流程搬到了線上。如果不遵照流程進行工作，輕者造成工作延誤，重者違規違紀。

同樣的，發包方的工作流程也往往跟我們的商務工作息息相關，因此開工伊始，作為商務人員需要第一時間了解到對方的月報的流程、現場簽證與索賠的流程、變更審批的流程，以及各級的權限（尤其是涉及費用的，各級領導都有限額）、是否有标準的表格等等，了解這些審批哪些是線上的哪些是線下的等等。如果對對方流程不了解，肯定會影響收款，變更、現場簽證等遲遲審批不下來等情況，一再延誤，可能會影響時效性。

前面提到，流程化的目的是為了标準化作業，但流程的設置，也大有學問，往往我們很多企業設置流程時，不考慮項目商務人員的承受能力，流程繁瑣複雜，索要的資料繁多且不合理，有些表格設計的過渡信息臃腫。從格式上來講，有的需要計算的表格卻給個word格式，或者Excel格式漢字與數字混用，隻能一個個的敲數字，不能實現Excel的運算功能，錯了還不好複核。這些表格會在一個項目上重複成百上千次的使用，比如分供方的進度款申請書、結算書，每個分包每月請款一次，再把這個乘以幾十上百家分供應商，再擴大到全公司所有項目，一個多耗費10分鐘，想想這個數量級。另外，公司設置的流程以及配套的格式，應盡量的一次的考慮周全，不宜時時變動，即使發現這些表格有不合理之處需要改版，再發布新版時，老項目仍沿用老的格式，新項目啟用新表格，不可一刀切，一刀切将導緻老項目耗費大量的人力與資源去迎合這些變化，甚至導緻文件系統紊亂。

站在項目商務人員的角度，既要要吃透公司的内部流程，也要吃透發包人的各種流程，這樣避免重複勞動、避免延誤工作造成分包合同長期無法下來，影響分包支付進而影響進度；影響對發包人收款、影響現場簽證的、核價等超期限無法下來等等不良後果。不要嫌這些流程繁瑣，不要試圖對抗這種流程，這不是靠一己之力能改變的。

在某個項目，我們的負責招采合約的小同事，一份合同2-3月還簽下不來，按照公司流程，合同不下來是無法給分包申請進度款的；試想項目工期極其緊張，現場大幹快上，為了搶進度，中标通知書發了，分包已經進場施工，卻無法簽訂合同，本身就是存在極大的隐患與風險，到了節點無法給分包支付進度款，将極大的影響分包商的積極性。後來我1~2天時間，與她對照公司平台上的各個闆塊，一一梳理，把勞務分包和專業分包的流程，從約标開始到合同簽訂完畢，共分六個闆塊八個流程，這些流程一部分是線下，一部分是線上，先把這些流程整理到她的筆記本上，後來又讓人整理成思維導圖【見附圖1】，分析哪些流程是下一個流程的前置必要流程，那些流程是可以同步進行的流程，這些流程都需要哪些人簽批，哪些額度是要到公司董事長的，哪些額度是公司總經理審批就可以的，至此以後，招采和簽訂合同的效率大幅提升。同樣的道理，其他如物資采購、機械租賃的同樣的梳理清楚。包括月度支付、結算等，都可以采用此方法。試想，一個經驗不足的同事，面臨如此複雜的流程，作為商務經理，不給Ta做全面的梳理、指導、引導，Ta如何去應付的了呢？

附圖1

公司有公司的流程，但有很多公司流程無法覆蓋的地方，就需要商務經理形成自己的工作流程，比如，筆者從2010年開始在項目推行自己總結的商務文件管理系統，這套系統不僅僅是文件格式和命名方式，包含有各種台帳，如業主收款台帳、現場簽證（索賠）費用申請台帳、分供方支付台帳、以及各種文件的狀态跟蹤表等等，并将這套系統分項目在雲盤中進行管理，每個項目的文件目錄、文件命名以及格式基本統一，可方便随時随地查閱；這套系統在十數年中也經過多次的改版和調整，改版原則是老項目運行老系統，新項目運行新系統，避免造成紊亂。紙版也與電子版一一對應，由不同的責任人負責管理。關于文件管理各位看官可延展閱讀公衆号之前的文章。

1.工程商務紙版文檔管理操作詳解

2.手把手教你如何在雲端管理商務文檔，從此告别一團糟！

在現場簽證和核價的過程中間，也要善于應用自己的小流程去應對對方的大流程，例如在現場簽證的過程中，需要采用各種小的技巧，去分析化解，不同的項目遇到的問題肯定不一樣，遇到問題要内部形成合力，形成一個機制，針對一個項目可能會頻繁出現的類似問題，形成項目部的小流程，以商務工作的小流程對抗對方流程。“對抗”不是“對立”。附圖2 為筆者《中國特色索賠-現場簽證操作手法》節選。

附圖2

綜上，項目的商務經理，不可被日常的瑣事纏身，陷入事務的泥潭中，而需要沉靜下來，梳理對内對外的各種流程，掌握流程的每一個環節和步驟，掌握其運行的機制。我常說，做事要靠系統、靠框架，了解這些對内對外的流程，制定這些流程之外的小流程，其實就是培養自己工作和做事的風格，即可實現項目全員的标準化作業，更可大幅的提高團隊的整體效率。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!