一、頁面

（一）頁面參數設置

1.頁邊距

為滿足不同公文類型的格式需求，可同時設置3種頁邊距，分别為普通公文、信函格式、其他格式（如便箋等），頁邊距數值以厘米為單位，可精确到小數（word軟件精度一般為0.01厘米，小數位數再多也不起作用）。

2.對稱頁邊距

對于需要雙面打印的文檔，我們可以勾選“對稱頁邊距”，使紙張正反兩面的内、外側均具有同等大小，這樣裝訂後會顯得更整齊美觀。

3.文檔嵌入不常用字體

勾選此項可在文檔中嵌入該文檔所用到的字體，防止将文檔發給别人時，因别人電腦沒安裝相應字體而被替換為其他字體的情況。

4.精确控制

精确控制每頁行數和每行的字數，公文标準要求每頁22行，每行22字。（注：開啟該選項會自動設置文檔默認字體大小為三号字）

5.設置固定行間距

勾選此項後，将設置文檔的默認行間距為設置的固定行距，不勾選則默認為單倍行距。

6.[确定]按鈕

點擊後，将設置好的參數自動保存到用戶數據，以便下次直接使用，同時應用到當前文檔。

（二）普通公文、信函格式、其他格式

點擊後，将自動按上述設置好的頁面參數調整相應頁面格式。

（三）分頁符

在光标處插入分頁符。

（四）分節符

在光标處插入下一頁分節符。

（五）當前頁面橫向

将光标所在頁設置為橫向（前後頁不變），同時保證本頁原有内容均在橫頁上。

（七）删除頁眉橫線

删除光标所在頁的頁眉橫線，如設置了奇偶頁不同，需分别定位到奇數頁和偶數頁後再點擊。（注：點擊右下角角标後将彈出word自帶的“頁面設置”對話框）

二、字體

（一）[字]按鈕

該按鈕分為上下兩部分，點擊上半部分時設置選中内容的字體為三号仿宋（一般用于正文，具體字體名稱為“仿宋”還是“仿宋GB_2312”，可提前預設好，見下文“字體預設”，其他字體同理）；點擊下半部分則彈出常用字體下拉列表，其中：二号小标宋一般用于公文标題；三号黑體一般用于一級标題、公文份号、密級、緊急程度、“附件”标注；三号楷體一般用于二級标題、公文副标題、簽發人等；四号仿宋一般用于版記；四号宋體一般用于頁碼。（注：以上字體設置隻改變字體名稱和字體大小，不改變縮進、顔色等其他格式，用于隻需改變字體時使用）

（二）正文格式

将所選内容設置為公文正文格式，包括：字體為三号仿宋，顔色為黑色，取消加粗、下劃線、上标等特殊格式，恢複默認字符間距和字寬等，首行縮進2字符，取消左右縮進、段前段後間距、孤行控制等，自動調整中文與數字、西文之間的距離，西文和數字自動設置為預設的字體（見下文“字體預設”），等等。

（三）一級标題

将所選内容設置為公文一級标題格式（字體為三号黑體，其他設置同“正文格式”）。

（四）二級标題

将所選内容設置為公文二級标題格式（字體為三号楷體，其他設置同“正文格式”）。

（五）其他标題

1.文件标題（居中）

将所選内容設置為公文标題格式（取消首行空2格，居中對齊，字體為二号方正小标宋，其他設置同“公文正文”）。

2.副标題（居中）

将所選内容設置為副标題格式（取消首行空2格，居中對齊，字體為三号楷體，其他設置同“公文正文”）。

3.份号/密級/緊急/附件格式

将所選内容設置為份号/密級/緊急/附件标注的格式（即頂格左對齊，字體為三号黑體，其他設置同“公文正文”）。

4.單一附件格式

設置單個附件格式，即三号仿宋字體，首行縮進2字符，名稱較長需要回行時，懸挂縮進3字符。運用此功能需首先設置頁面格式，确保文檔默認字體為三号字，否則可能不能對齊。

5.多附件序号1

設置第1個附件标注（即“附件：1.XXX”），三号仿宋字體，首行縮進2字符，名稱較長需回行時，懸挂縮進5字符。運用此功能需首先設置頁面格式，确保文檔默認字體為三号字，否則可能不能對齊。

6.多附件序号2

設置第2及以上附件标注（即“2.XXX”），三号仿宋字體，首行縮進5字符，名稱較長需回行時，懸挂縮進1字符。運用此功能需首先設置頁面格式，确保文檔默認字體為三号字，否則可能不能對齊。

（六）字體更改

從其他地方拷貝來的文檔字體不符合公文要求時，可用此功能對選中範圍相應字體進行更改，默認提供7種常見的字體更改

1.指定字體更改

點擊“指定字體替換”，對其他字體進行替換（全文替換）。

2.字體預設

（1）中文字體

根據不同習慣或要求，對仿宋等5種公文常用字體類型設置具體的字體名稱（從下拉列表中選擇本機系統字體）。

（2）西文和數字字體

針對西文和數字字體的特殊要求，可設置3種不同的方式：①與上下文相同：即西文和數字與前後上下文字體一緻。例如，正文的中文字體為仿宋GB_2312，則正文中的英文字母和數字字體也為仿宋GB_2312。②全部單獨指定。選中此項後，在下拉列表中選擇西文和數字字體，無論上下文為何種字體，西文和數字字體将均設置為此處指定的字體。③僅正文單獨指定。即僅正文仿宋字體中的西文和數字設置為此處指定的字體，其他内容如文件标題、一級标題、二級标題等，均與上下文字體一緻。點擊[确定]後保存到用戶默認數據，下次使用時勿需再設置。

（注：本機不存在的字體可以手工輸入字體名稱）

（七）文字工具

1.删除空格

删除選中範圍内的空格，包括全角空格。

2.删除制表符

删除選中範圍内的制表符。

3.英文标點轉中文

将選中範圍内的英文标點符号轉為中文标點，如“.”轉“。”，但數字後面的小數點除外。

4.中文标點轉英文

将選中範圍内的中文标點轉為英文标點，如“。”轉“.”。

5.數字中間的句号轉小數點

将選中範圍内數字中間的句号轉為小數點，如“1。5”轉為“1.5”。

6.清除格式

清除選中範圍的字體格式，隻保留無格式文本。

（八）字符間距和字寬設置

1.增大字間距

将選中内容字符間距增大0.3磅，用于處理獨字成行的問題，即一個段落最後一行隻有一個字時，可以選中上一行後，點擊此按鈕增加上一行的字符間距，讓最後一行至少有兩個字。

2.恢複字間距

恢複選中内容字符間距為标準間距。

3.減小字間距

選中内容字符間距減小0.3磅，用于處理獨字成行的問題，即一個段落最後一行隻有一個字時，可以選中上一行後，點擊此按鈕減小上一行的字符間距，讓最後一個字回到上一行。

4.增大字寬

選中内容的字體寬度按比例放大2%。

5.恢複字寬

恢複選中内容的字體寬度為100%。

6.縮小字寬

選中内容的字體寬度按比例縮小2%。用于字數較多，且必須處于同一行的情況，如發文機關紅頭、版記等。此功能可與“縮小字間距”功能搭配使用，以達到美觀效果。

（九）加粗、下劃線、着重号

選中時，分别為選中内容字體加粗、添加下劃線、添加着重号。（注：點擊右下角角标後将彈出word自帶的“字體”對話框）。

三、段落

（一）對齊方式

左對齊居中對齊右對齊兩端對齊分散對齊

（二）縮進

1.首行縮進

首行空2格取消首行空2格

2.其他常用縮進

（1）取消縮進

取消段落左右縮進、首行縮進、懸挂縮進。

（2）左右各空1字

段落左右各空一個漢字字符，用于版記以及紅頭文件簽發人所在行。

（3）左空1字

段落左側空一個漢字字符，用于外側頁碼之偶數頁頁碼。

（4）右空1字

段落右側空一個漢字字符，用于外側頁碼之奇數頁頁碼。

（5）右空2字

段落右側空兩個漢字字符，用于不蓋章公文的落款署名。

（6）右空4字

段落右側空4個漢字字符，用于蓋章公文的落款日期。

（三）增加、減小行距

一般用于特殊情況下對段落行間距進行微調，如首頁末行文字距離面邊距較寬時，或文末不能容納落款和版記時。

1.增加行距

在當前行間距的基礎上增加段落行間距。

2.減小行距

在當前行間距的基礎上減小段落行間距。

（四）大綱級别

設置當前段落的大綱級别。設置了大綱級别後，在“視圖”—“導航窗格”可顯示不同級别标題結構，方便浏覽，也可用于自動生成目錄。設置1、2級時，将按一級标題和二級标題格式進行設置（即三号黑體和三号楷體，首行縮進2字符）。

（五）固定行距

點擊後，彈出固定行距設置對話框。

在對話框右上角編輯框中輸入常用的固定行間距磅值，點擊[加入]後添加到左側列表。點擊上下剪頭可對列表中的數值進行上下移動。點擊列表中的數值後，将自動顯示在下方編輯框中，也可在編輯框中手動輸入其他數值。點擊[确定]後，自動應用于當前段落的固定行距，同時取消段前段後的間距。

（六）單倍行距

設置當前段落為單倍行距，同時取消段前段後間距。

（七）段落工具

1.自動編号轉文本

将選中範圍内的自動編号轉換為普通文本，同時，删除制表符，英文括号自動轉為中文括号。

2.取消段前段後間距

取消當前段落段前段後的間距（如段前0.5行或12磅）。

3.删除空段

删除選中範圍内的空段落。

4.删除手動換行符

删除選中範圍内的手動換行符（又稱軟回車，即 ）。

5.手動換行符轉回車

将選中範圍内的手動換行符轉為回車符，即 轉為 。

6.合并段落

将選中範圍内的多個段落合并為一個段落。

7.删除分頁符

删除選中範圍内的手動分頁符。

8.删除分節符

删除選中範圍内的下一頁分節符。

9.清除圖片

删除選中範圍内的所有圖片。（注：點擊右下角角标後将彈出Word自帶的“段落”對話框）

四、插入

（一）紅頭

點擊按鈕上側打開插入紅頭對話框，點擊按鈕下側彈出下拉列表，可插入不同類型分隔線。

1.插入紅頭

即在現有文檔開頭插入紅頭。支持插入普通公文、信函或便箋、會議紀要三種紅頭格式。首次使用時，根據本單位紅頭格式進行相應參數設置，點擊确定保存後下次即可直接使用。點擊彈出插入紅頭對話框，如上圖所示，其中，灰色背景部分可根據各單位紅頭格式進行設置，設置後将保存到用戶數據，下次打開直接使用。“紅頭機關字體”：即紅頭發文機關的字體。“參數僅應用于本次”：設置的參數不保存于用戶數據，僅本次有效。“發文機關”：紅頭中發文機關标識。其中，“普通公文”支持多個機關聯合發文，一個機關占一行；“信函或便箋”隻支持一個發文機關，但支持同一機關多行編排；“會議紀要”僅支持一個發文機關,默認顯示2行，第一行為發文機關，第二行為會議專題 “會議紀要”。點擊[選擇]按鈕後即可從用戶數據列表中選擇要使用的發文機關，也可手動輸入。“發文字号”：點擊[預設]按鈕可預設發文代字、簽發人、會議專題等。軟件參數和生成的紅頭對應關系如下所示：

• 普通公文（信函或便箋與普通公文類似）：
• 會議紀要：

（注：發文機關字數較多時，會自動壓縮字符間距，讓單個發文機關處于同一行）

2.插入分隔線

點擊後插入相應分隔線，支持插入4種分隔線：

1.普通公文分隔線

在文檔光标處插入一條紅色實線，線長與版心同寬（一般為15.6cm）。

2.帶五角星分隔線

兩條單實線之間有五角星，一般黨的機關用此格式。

3.文武線

用于信函格式，上方線條上粗下細，下方線條下粗上細，線長均為17cm，相對版心居中對齊，下方線條距離頁面下邊緣2cm。

4.單橫線

線條位置與信函格式的文武線相同，線型為單實線。一般用于便箋等其他格式，各地情況不同。

（二）頁碼

點擊按鈕上側默認插入外側頁碼，點擊按鈕下側彈出下拉列表，可插入其他格式頁碼。插入的頁碼自動按公文格式要求，在兩條一字線（不是短橫線）中間加頁碼，字體四号字，左右各空一字。

（三）符号

1.插入符号

點擊相應符号後，在光标位置插入相應符号，如發文字号常用的“〔〕”。

2.[ ]轉〔 〕

将帶年份的方括号轉為六角括号，如[2021]轉為〔2021〕，[2]轉為〔2〕。隻支持括号内4位及以下數字。

3.【 】轉〔 〕

将帶年份的黑括号轉為六角括号，如【2021】轉為〔2021〕，【2】轉為〔2〕。隻支持括号内4位及以下數字。

4.﹝﹞轉〔〕

将部分輸入法打出的不标準的六角括号“﹝﹞”轉為标準的六角括号“〔〕”。

5.〔XXXX〕

鍵入帶六角括号的當年年份，如〔2021〕

（四）落款

點擊後彈出落款設置對話框。常用發文機關同上文的“紅頭”。本次發文機關列表默認顯示常用發文機關列表的第一個機關名稱。選擇好本次使用的發機關，設置好日期，點擊[确定]後在光标行插入設置好的落款，常用發文機關自動保存到用戶數據。落款功能支持5種格式：

• 1.單一發文機關，加蓋印章，有署名和日期：日期右空4字，署名相對日期居中對齊。
• 2.單一發文機關，加蓋印章，隻有日期無署名：日期右空4字。
• 3.單一發文機關，不蓋章：署名右空2字，日期首字相對署名首字右移2字。
• 4.多個機關聯合發文，加蓋印章：署名分兩列排布，最後一個發文機關位于右下方，日期位于其下方。
• 5.多個機關聯合發文，不蓋章：署名右空兩字依次排列于正文右下方，其中，以最長的署名兩端為基準分散對齊，日期位于最末一個署名下方，相對署名首字右移2字。

（五）版記

點擊後彈出插入版記對話框。常用發文機關同上文的“紅頭”和“落款”。從常用發文機關列表中選擇用于标注在版記上的發文機關名稱，也可手動輸入。如有抄送單位，選中“抄送單位”複選框後，在編輯框中輸入抄送單位名稱，支持多行。點擊确定後，将在文檔中插入版記，并按照公文格式要求，版記文字左右各空1字，抄送單位回行時自動縮進對齊。版記功能提供2種格式：

1.表格形式

将抄送單位、發文單位置于表格中，表格隻顯示橫向線條，表格下邊線與頁面版心下邊緣重合，表格不會随正文的變化而移動。

2.線條形式

版記的分隔線為圖形線條，并為嵌入型，其位置會跟随正文行數的變化而變化。默認在光标位置插入，需手動調整至頁面最下端。（注：推薦使用表格形式，以确保版記位于頁面最下方，且不跟随正文移動）

（六）印章

首次打開需設置密碼，再次打開彈出登錄對話框，密碼正确方可進入插入印章對話框。點擊“修改密碼”，可修改密碼。

在插入印章對話框點擊[打開]按鈕選擇印章，可選擇記住或取消記住印章路徑。選中“限制編輯”複選框并輸入密碼，可對蓋章的公文加密，以限制其他用戶編輯。插入印章後，可通過鼠标拖動或方向鍵移動印章到合适位置，鼠标點擊其他位置後，彈出确認對話框，選擇“移動到光标位置”或“确認當前位置”。

（注：印章位置參考點為印章下邊緣中部，插入前，用鼠标點擊日期的月份，可确保印章一次性插在合适位置）

（七）裝訂線

在頁面左側插入裝訂位置的參考輔助線，上下各一條，長度1厘米，距離頁面左邊緣0.5cm（公文格式規定為0.3-0.5cm之間），兩段線條分别距離頁面上下邊緣7cm。

（八）當前日期

在光标位置插入當前日期，如“2021年1月30日”。

（九）常用内容

點擊後，彈出常用内容設置對話框。日常辦公常用的其他内容可以在這裡設置，如常用的主送機關、聯系人、發文代字等。此功能除了提供常用的公文公開屬性、密級外，還支持自定義。點擊[增加]按鈕輸入常用内容後将其添加到列表，在列表中選擇要插入文檔的内容（也可在上方編輯框中直接輸入），點擊[确定]按鈕後即可将選中的内容插入到光标位置，同時，常用内容列表将保存到用戶數據，以便下次使用。

五、保存和打印

（一）保存

點擊按鈕上半部分，直接保存當前文檔；點擊按鈕下半部分，彈出其他選項列表，可另存為word文檔副本，另存為PDF文件，或另存為其他格式副本。

（二）打印

點擊按鈕上半部分，彈出打印對話框；點擊按鈕下半部分，有打印預覽選項，點擊後進入打印預覽模式。

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