目錄

第一章 總 則

第一條 為了提高我校基本建設項目檔案的質量和管理水平，充分發揮檔案在基本建設和管理工作中的作用，依據國家、教育部有關規定和《北京交通大學檔案管理辦法》，特制定本辦法。

第二條 學校基本建設項目檔案（以下簡稱基建檔案）是指在基本建設項目從提出、論證、決策、報批、規劃、設計、施工、竣工到運行維修的全過程中形成的，具有保存價值、參考價值和憑證作用的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文檔等形式與載體的文件材料。

第三條 基建檔案是學校基本建設項目的真實記錄和曆史憑證，是擴建、改建、使用、維修、抗震加固等工作的重要依據，是學校檔案的重要組成部分。基建檔案必須實行集中統一管理。

第四條 基建檔案的形成、積累和歸檔是基本建設項目管理工作的重要環節，應作為參與基本建設項目全過程管理人員的職責内容。基建檔案管理的參與人員應及時做好有關資料的收集整理工作，确保與項目進程同步，保證基建檔案的完整性、準确性和系統性。

第二章 歸檔範圍和内容

第五條 基建檔案的歸檔資料主要包括基建項目全過程中各參與方形成的批準文件、可行性研究報告、報批和規劃批複文件、勘探文件、設計文件、跟蹤審計文件、工程管理文件、各類招投标文件、監理文件、施工文件、竣工文件等。

第六條 基建管理部門管理過程中形成的歸檔資料主要包括：

（一）立項批複及相關文件：

1.校内立項申請及各種論證會議研究紀要；

2.項目建議書（立項請示）及批準文件；

3.建設項目可行性研究報告及批準文件；

4.環境影響評價（環境預測）等調查論證報告及批準文件；

5.其他各項批準文件；

6.校園總體規劃、設計總平面圖；水、電、氣管道分布圖、網絡基礎設施分布圖；

7.設計基礎材料，包括設計任務書、計劃任務書、工程地質、水文地質、勘察設計、勘察報告、重要土岩樣說明；地形、地貌控制點建築物、構築物和重要設備及安裝的測量定位、觀測記錄；水文、氣象、地震等其他設計基礎材料及野外作業數據，水務、氣象、節能、規劃選址等其它設計基礎材料；

8.征用土地批準文件，房屋征收、補償協議書，租賃文件，環保、消防、衛生等資料，水、電、氣、暖供應協議書；

9.初步設計文件及審批文件；

10.施工圖設計文件及審批文件；

11.設計變更文件及批準文件；

12.設計中重大技術問題來往文件、會議紀要；

13.上級有關指示。

（二）資格預審及招标文件（含工程量清單、控制價或标底）、評标報告及其過程資料。

（三）資審及投标文件。

（四）中标通知書及合同，包括招标代理合同、勘察及設計合同、監理合同、施工總承包合同、建設單位的專業發包合同、材料設備采購合同以及相關過程資料。

（五）工程變更聯系單和簽證資料。

（六）建設單位辦理的前期手續資料，包括項目規劃條件、用地規劃許可證、人防審查意見、消防審查意見、園林審查意見、防雷審查意見、項目釘樁放線成果、專項咨詢意見、各種規費繳納底單、建設工程規劃許可證、施工許可證、質量監督注冊、施工圖審查意見書及合格書。

（七）建設單位專業工程發包、材料設備采購等資格預審及招标文件、評标報告及其過程資料、資審及投标文件。

（八）建設單位認質、認價紀要及過程資料。

（九）開、竣工報告及竣工驗收證書，包括施工總承包單位及分包單位、勘察單位、設計單位、監理單位的總結報告，建設單位竣工驗收報告、質量監督單位驗收證明等。

（十）人防專項驗收合格書、消防專項驗收合格書、電梯及空調等設備專項驗收書、節能專項驗收合格書、網絡基礎設施專項驗收合格書、實體檢測合格書、室内環境檢測合格書、環境評價驗收合格書、規劃驗收合格書、防雷檢測合格書、沉降觀測報告等；相關驗收資料、整改意見、專項檢測報告；竣工圖；工程備案資料。

（十一）工程審計資料及審計報告。

（十二）學校往來文件。包括學校關于項目建設有關文件、宣傳報道材料、安全工作文件、領導講話、會議紀要、大事記等。

第七條 監理單位在項目實施過程中形成的歸檔資料主要包括：

（一）營業執照、監理單位資質（複印件）及監理工程師名單。

（二）監理規劃、監理月報。

（三）工地例會會議記錄。

（四）監理來往文件、會議記錄、紀要等。

（五）工程質量控制文件，含質量控制措施、規定及往來文件；材料試驗、檢測資料等。

（六）質量評估報告。

（七）主持基礎、主體、裝飾、初步驗收過程資料及驗收報告（含紙質、圖片、電子材料）。

（八）其他工程實施過程中形成的一系列文件資料。

第八條 施工單位在項目實施過程中形成的歸檔資料主要包括：

（一）營業執照、單位資質(複印件)，參與施工管理人員名單及特殊崗位上崗證書。

（二）材料、設備進場使用報驗手續，材料、設備檢驗檢測報告。

（三）分部、分項工程驗收記錄及隐蔽工程驗收記錄等質量控制資料。

（四）總進度計劃表、月進度計劃表。

（五）安全和功能檢測資料。

（六）質量控制文件、質量驗收記錄。

（七）竣工報告。包括工程竣工申請報告、竣工整改意見、四方驗收單等。

（八）質量評審資料、質量監督部門關于工程質量鑒定書、質量監督部門對工程質量的檢查材料、工程質量評分表等。

（九）全部竣工圖紙。

（十）工程獲獎材料、城市檔案館竣工材料移交合格書。

（十一）室外附屬工程的相關質保材料及竣工驗收、竣工圖、結算等材料。

第三章 歸檔要求及程序

第九條 基建檔案的歸檔資料應确保覆蓋基本建設項目的全過程、全參與方，确保圖物相符、數據可靠、手續完備。

第十條 基建檔案歸檔資料的集中收集整理主要分為四個節點：項目啟動至取得施工許可證；項目開工至竣工驗收合格；工程量核實、結算、審計工作完成；保修期。歸檔資料的移交、接收應做好清點、簽字等書面交接手續，并做好檔案目錄清單。

第十一條 歸檔資料提交前，各參建單位應認真檢查文件材料的編号是否統一，與所反應的對象是否一緻，能否揭示其性質與特征；提交的文件材料要求字迹工整、圖像清晰，簽字完備。

第十二條 竣工圖編制要符合規範，歸檔要求主要包括：

（一）竣工圖應完整、準确、清晰、規範、修改到位，能全面、準确反映竣工的全部施工實際造型和特征，原則上應包含項目總平面圖和綜合管線竣工圖。

（二）施工圖沒有變動的，由施工單位在施工圖上加蓋竣工圖章并完備簽字作為竣工圖。設計變更及洽商變化較大的、不宜在原施工圖上直接修改和補充的，應另繪修改圖，加蓋竣工圖章。

（三）竣工圖應由施工單位逐張加蓋竣工圖章。竣工圖章中的内容要填寫齊全、清楚，不得代簽。

（四）竣工圖按地基與基礎、主體結構、建築裝飾裝修、建築屋面、建築給排水及采暖、建築電氣、智能建築、通風與空調、電梯專業分别組卷。

（五）竣工圖的電子文件要同時歸檔。

第十三條 歸檔資料原則上應是原件，沒有原件的需加蓋公章并注明原件存放單位或地點。如果報告、請示後無批複，經辦人應注明辦理情況，以備日後考查。

第十四條 基本建設項目的項目負責人或甲方代表為基建檔案歸檔的主要責任人，應根據歸檔範圍要求，及時收集和整理歸檔資料，系統組卷，編寫歸檔情況說明，待項目驗收通過後，按歸檔要求向檔案館移交，并辦理好移交手續。

第四章 歸檔組卷方法

第十五條 基建檔案應系統組卷，卷内文件排列順序：正件在前，附件在後；印件在前，原稿在後；批複在前，請示在後。圖紙按圖的類别序号排列（即：地質圖、初步設計圖、建築施工圖、結構施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、網絡圖、更改圖、其他）。

第十六條 基建檔案材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管。藍圖大于卷盒的，以手風琴式折疊成四号圖紙的規格，不裝訂。

第十七條 卷内文件材料，無論單面或雙面隻要有書寫文字，均作為一頁編寫頁号，每卷頁号均從1開始，頁号位置在非裝訂線一側的下角。在每件文件材料的右上方加蓋有單位名稱，檔号、件号的戳記章，并逐一填寫。

第十八條 歸檔應填寫卷内目錄、備考表，注明保管期限。應草拟案卷封面各欄目，經檔案部門審查後填寫案卷封面。應填寫歸檔說明，交基建與規劃處分管副處長審查後，放至卷内目錄後。

第五章 基建檔案的管理和利用

第十九條 基建檔案由學校檔案館統一管理，分類編号、編目、排架、保管維護。

第二十條 基建檔案保管期限分為永久、長期、短期，由基建管理部門确定。

第二十一條 基建與規劃處和檔案館應定期對基建檔案進行檢查、鑒定，以重新确定檔案的保管期限、調整密級以及銷毀等事項。

第二十二條 基本建設項目在後期使用中發生改建、擴建、維修、抗震加固等變更情況時，經基建與規劃處同意，工程實施單位應在實施後及時将變更資料歸入原項目基建檔案中。

第二十三條 基建檔案主要供本校利用，如外單位需查閱，須經檔案館和分管基建的負責人批準。

第二十四條 檔案館應建立多種檢索工具和參考資料，編制并公布基建檔案目錄，積極開發基建檔案信息資料，為基建工作服務，為保護我校産權和處理基建工作中的各種權益問題提供憑證。

第二十五條 基建檔案隻有一套的，一般不借出。如确需借出，必須嚴格登記手續，并按規定時間歸還。造成基建檔案丢失的，将由當事人承擔該卷檔案材料重新制作的全部費用。

第六章 附 則

第二十六條 本辦法由基建與規劃處負責解釋。

第二十七條 本辦法自學校印發之日起施行。原學校《關于印發<北京交通大學檔案管理辦法>的通知》（校發〔2009〕37号）中附件4《北京交通大學基建檔案管理實施細則》同時廢止。

廈門大學基建處建設項目工程檔案管理辦法（試行）

第一章 總則

第一條 為了加強和規範建設項目工程檔案管理，提高工程檔案的利用率，更好地為教學、科研和基建管理工作服務。根據《中華人民共和國檔案法》，國家檔案局、國家計委聯合頒布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》，國家教委發布的《普通高等學校檔案管理辦法》等法律、法規、規章，結合廈門市城建檔案管理的有關規定和基建處工作實際，制定本辦法。

第二條 基建工程檔案是重要的工程技術資料，是工程項目建設情況的曆史憑證，是工程項目建成投入使用後，管理、維修、改建、擴建的依據。

第三條 移交廈門市城建檔案館、學校檔案館和物業管理部門的工程檔案根據廈門市城建檔案館、學校檔案館和物業管理部門的要求進行整理并辦理移交手續，基建處内部的工程檔案管理适用本辦法。

第二章 管理體制

第四條 基建工程檔案工作接受廈門市城建檔案館和學校檔案館的業務指導，實行統一領導、兩級管理、部門立卷的管理體制，由工程檔案資料管理員專門負責管理工程檔案資料。

第五條 基建工程檔案工作是基建管理工作的重要組成部分，納入基建管理工作計劃和工作業績考核内容。基建處指定1名副處長分管檔案工作，協調各職能科室（綜合計劃科、施工管理科、造價組）負責人按本辦法的規定和分工做好所在科室歸檔材料的收集、整理等有關工作。綜合計劃科設專人作為工程檔案資料管理員。

第六條 工程檔案資料管理員的職責是：

（一）貫徹執行國家檔案法規和學校檔案工作管理辦法，努力學習檔案工作專業知識，忠于職守，認真做好工程檔案管理工作。

（二）嚴格按本辦法規定，認真落實工程檔案的收集、整理、立卷、保管、利用等方面的工作。

（三）負責或協助有關單位向城建檔案館、學校檔案館移交工程檔案資料，并做好基建處檔案資料的歸檔工作。

（四）負責基建處檔案和工程資料的保管、安全、保密和提供利用。

（五）定期檢查檔案裝具及案卷的保管情況，防止蟲蛀、鼠咬和黴變情況發生，發現問題及時整改。

（六）參加與檔案管理相關的各種檢查、評比和業務培訓工作。

第七條 工程檔案管理按項目分階段進行，各項目工程應在竣工驗收之日起3個月内向廈門市城建檔案館、學校檔案館和物業管理部門移交檔案資料，同時應做好基建處的工程檔案資料歸檔工作，歸檔之前由各職能科室負責收集、管理，歸檔後由工程檔案資料管理員負責整理、管理。

第三章 檔案分類及内容

第八條根據基建處的科室設置和工作安排，将基建工程檔案分為基建手續、招标管理、合同管理、竣工資料、竣工圖紙、結算資料、圖紙電子文件等七部分。

基建手續是指從基建項目提出到竣工财務結算并作固定資産移交過程中需要向教育主管部門、地方政府相關職能部門辦理的各種手續。具體包含的材料詳見附件一《廈門大學基本建設項目工程檔案資料彙總（基建手續篇）》。

招标管理的檔案資料包含從招标項目提出到招标結束發放中标通知書過程中根據學校招标、采購管理規定形成的各種批文、文件等資料。招标項目包含咨詢服務、勘察設計、工程監理、工程施工、設備及材料采購等。各招标項目的檔案資料内容詳見附件二《廈門大學基本建設項目工程檔案資料彙總（招标管理篇）》。

合同管理的檔案包含從基建項目提出到竣工财務結算并作固定資産移交過程中形成的合同、協議、補充協議等資料。各合同的檔案資料必須包含合同或協議審批文件、合同或協議、審計結果等。

竣工資料是指項目下各合同用于結算的相關材料，具體包含開工報告、竣工驗收報告、設計變更、圖紙會審紀要、材料設備簽認單、現場簽證單、工程聯系單、工程洽商單和其他按規定需要歸檔的其他資料。

竣工圖紙是工程竣工後項目實際施工情況的真實反映，包含建築、結構、電氣、給排水、暖通、消防、人防等各專業圖紙，設計變更部分必須在竣工圖上以工程繪圖和文字說明的形式标注，附設計變更、工程聯系單的編号。

結算資料是指除竣工資料、竣工圖紙以外的其他用于結算的資料。

圖紙電子文件是指項目設計的CAD電子版設計文件，包含總圖、建築、結構、給排水、電氣、暖通等專業的設計文件。

第四章檔案收集和移交

第九條工程檔案的收集是工程檔案管理工作的基礎，必須按本辦法第八條規定的分類辦法及要求的内容進行認真收集。

第十條 工程檔案的收集是基建處各職能科室和全體幹部職工共同的責任，必須提高檔案意識，認識到工程檔案的重要性，齊心協力把歸檔材料收集齊全。

第十一條 基建手續檔案資料的收集由綜合計劃科負責手續辦理的有關人員負責。分管處領導、綜合計劃科負責人進行檢查、落實。

第十二條 招标管理檔案資料的收集由綜合計劃科負責招标的有關人員負責。分管處領導、綜合計劃科負責人進行檢查、落實。

第十三條 合同管理檔案資料的收集由綜合計劃科負責合同管理的有關人員負責。分管處領導、綜合計劃科負責人進行檢查、落實。

第十四條 竣工資料檔案的收集由施工管理科項目管理組負責，分管處領導、施工管理科負責人進行檢查、落實。

第十五條 竣工圖紙的收集由施工管理科項目管理組負責，分管處領導、施工管理科負責人進行檢查、落實。

第十六條 結算資料的收集由造價組負責，分管處領導、造價組負責人進行檢查、落實。

第十七條 圖紙電子文件的收集由綜合計劃科負責設計管理的有關人員負責。分管處領導、綜合計劃科負責人進行檢查、落實。

第十八條 負責各類檔案資料收集管理的有關人員、科室應按本辦法第七條規定的時間主動向工程檔案資料管理員移交相關檔案資料，同時工程檔案資料管理員也必須及時了解工程項目進展情況，督促有關人員或科室及時移交歸檔材料。工程檔案資料管理員應根據本辦法對移交的檔案資料進行認真檢查驗收，對不符合要求的要提出明确的整改意見，問題突出的應及時向綜合計劃科負責人、分管副處長報告，及時協調解決。

第十九條 工程檔案資料管理員在接收歸檔材料時，必須認真辦理移交手續。

第五章整理與立卷

第二十條 工程檔案的整理是工程檔案管理的研究性工作，必須嚴格按本辦法及附件的規定，認真篩選，注意保持工程項目建設的自然規律和完整性，保持材料之間的有機聯系，保持材料的系統性和不同特點。

第二十一條 工程檔案資料的整理分為初步整理和歸檔整理，初步整理由分類檔案收集人負責，即基建手續資料按附件一進行整理，招标管理資料分招标項目按附件二進行整理，合同管理資料按附件三進行整理，竣工資料和竣工圖按廈門市城建檔案館、學校檔案館的有關規定進行整理，結算資料由造價組根據項目情況進行整理。歸檔整理由工程檔案資料管理員負責對各收集人提交的資料進行系統性、完整性整理。

第二十二條 檔案材料經過歸檔整理後應進行立卷，立卷資料分為基建手續篇、招标管理篇、合同管理篇、竣工資料篇、竣工圖紙、結算資料、圖紙電子文件等七部分，并進行裝訂或使用專用的裝具裝好，注明工程項目名稱，存放在專用的櫃子裡，建立歸檔材料檢索，取放方便。

第六章保管與利用

第二十三條 工程檔案的保管以防潮、防蛀、延長使用壽命和便于利用為原則，應滿足以下保管條件：

（一）配置專用的檔案室和符合檔案保管要求的裝具；

（二）配置除濕、防蟲、消防、防盜設備；

（三）所需經費列入事業開支，統一管理。

第二十四條 工程檔案的管理要規範化，用計算機管理檔案信息，建立卡片檢索和計算機檢索兩種檢索工具，保全檔案信息，提高工作效率。

第二十五條 保管工程檔案的目的是為了利用，在遵守工程檔案利用規定的前提下，應提倡和鼓勵利用。

第二十六條 基建處内工作人員查閱或複印工程檔案，須經綜合計劃科批準，認真辦理查閱登記手續後，在工程檔案室内進行，查閱人必須遵守保密制度，不翻閱與所查内容無關的案卷，嚴禁塗改、毀損、抽拆和改變檔案内容。

第二十七條 校内或校外單位、個人查閱或複印工程檔案，應持有單位介紹信、本人工作證或身份證并經處分管副處長批準，按第二十五條規定辦理。

第二十八條 工程檔案的原件一般不外借，确因工作需要借出的，要寫出書面借條，經過處分管副處長批準後方可借出。借出時間一般不超過3天，确需延長的，須按上述程序辦理續借手續，續借時間最長不超過15天。

第二十九條 工程檔案管理員要堅持每月清理檔案借閱情況，到期未還的，及時催還；問題突出的，及時報告分管副處長，協調解決。

第七章 罰則與附則

第三十條 發生下列情況之一者，依據《中華人民共和國檔案法》的處罰條款給予處罰：

（一）不按時移交歸檔材料；

（二）不按時歸還從工程檔案室借出的案卷或歸檔材料；

（三）損壞、塗改案卷或歸檔材料；

（四）丢失案卷或歸檔材料。

第三十一條 本辦法和附件一、附件二、附件三配套使用。

第三十二條 本辦法由基建處負責解釋，自公布之日起執行。

基建處 二〇一一年十一月二日

滬交基管[2014] 15号

為搞好闵行校區工程建設，加強工程項目施工圖紙管理，特制訂本辦法。

第一條 新建項目圖紙管理

單體工程建設管理共需21套圖紙，其中4套加蓋審圖紅章的圖紙，13套日常運轉施工圖，4套工程竣工後由施工單位做竣工圖；施工圖完成後交基建檔案室分發、存檔。

圖紙分配如下：

設計單位：1套紅章圖；

施工單位：４套施工圖＋１套紅章圖；

監理單位：１套施工圖＋１套紅章圖；

工程管理科：1套施工圖；

計劃投資科：１套施工圖 1套（跟蹤審計） 1套（投資監理）；

總師室：１套施工圖；

基建檔案室：１套施工圖＋１套紅章圖；

使用單位：1套施工圖；

招投标辦：1套施工圖。

第二條 修繕項目圖紙管理

1、需審圖修繕項目圖紙管理方法參照“新建項目圖紙管理”。

2、無需審圖修繕項目圖紙管理

專項修繕工程建設管理共需16套圖紙，12套施工圖日常使用，另外3套為竣工圖，工程竣工後交由基建檔案室歸檔；施工圖完成後交基建檔案室分發、存檔。

圖紙分配如下：

施工單位：4套施工圖；

監理單位：１套施工圖；

工程管理科：1套施工圖；

計劃投資科：１套施工圖 1套（跟蹤審計） 1套（投資監理）；

總師室：１套施工圖；

基建檔案室：1套竣工圖；

使用單位：1套施工圖；

招投标辦：1套施工圖。

施工過程中設計變更圖紙分配按修繕項目圖紙管理。

第三條 幾點說明：

1、工程前期報批手續等需加曬圖紙，由工程管理科項目工程師申請，報基建檔案室批準備案。

2、施工單位、監理單位所需圖紙必須由工程管理科統一領取發放。

3、四套竣工圖在工程項目基本完工後，由工程管理科與基建檔案室溝通認同後才能曬圖制作。

上海交通大學基建處2014年10月

第一條 為加強對檔案的管理和收集整理工作，有效地保護和利用檔案，結合本校特點，特制定本辦法。

第二條 歸檔資料的内容

(一) 前期文件

1、動拆遷文件。

2、立項依據性文件。

3、項目建議書(含報請審批的報告與文本)、附件及批複。

4、可行性研究報告(含報請審批的報告與文本)、附件、環境影響評估報告及批複。

5、設計任務書及批複。

6、建設用地規劃許可證及核準的地形圖。

7、建設工程規劃許可證及核準的建設工程位置地形圖及總平面圖。

8、規劃、環保、衛生、消防、人防、交警、綠化等審批文件。

9、工程水文、地質勘探報告。

10、方案設計及投資估算。

11、初步設計及工程概算。

12、施工圖設計及工程預算。

13、工程結構，設計計算書及說明書。

(二) 綜合性文件

1、施工招标、投标文件。

2、施工合同。

3、施工預算。

4、施工組織設計。

5、開、竣工報告。

6、工程質量事故報告及處理記錄。

(三) 施工過程文件

1、分部、分項工程驗收。

2、隐藏工程驗收記錄。

3、分部分項工程質量評定表。

4、建築材料質量證明單，試驗報告。

(四) 監理文件

1、監理合同及招投标文件。

2、各施工階段的質量評估報告。

3、單位工程質量評估報告。

(五) 竣工驗收文件

1、建設工程竣工驗收備案表。

2、監理單位工程質量評估報告。

3、施工勘探，設計單位驗收報告。

第三條 資料的收集與整理

(一) 新建項目由工程項目負責人負責收集與整理，工程竣工後二個月内将資料移送檔案館。

(二) 大修項目的資料由工程科落實到項目負責人，工程竣工後一個月内，資料整理後送資料員移送校檔案館。

第四條 對損毀，丢失檔案資料的要追案當事人的責任，根據情節批評教育重者給予行政處分。

第一章 總 則

第一條 為了加強學校基本建設檔案的收集、整理、歸檔工作，保證學校基建檔案的完整、準确、系統、規範，結合本校實際情況，制定本細則。

第二條 本細則所述基建檔案，是指基建處作為建設單位應收集、整理、歸檔的資料，基建檔案按項目管理歸檔，包括：（1）前期報建資料；（2）工程招投标文件及相關資料；（3）工程合同、補充協議；（4）開工、竣工資料；（5）設備、材料供貨合同和相關資料；（6）設計變更、技術核定及簽證資料；（7）工程概算、預算、結算、财務決算審計資料；（8）各類會議紀要；（9）有價值的照片、圖表等資料；（10）監理文件；（11）施工文件；（12）竣工圖；（13）其它與工程相關的資料。

第三條 基建處工程建設科應将工程文件的形成和積累納入工程建設管理的各個環節和相關責任人的職責範圍，科長、項目負責人為資料管理的第一負責人。

第二章 工作規則

第四條 基建處工程建設科各項目組應随工程進度同步收集、整理工程資料并按規定移交，移交的資料原則上應為工程原件。

第五條 基建檔案應完整、準确、系統。對與工程建設有關的重要活動、記載工程建設主要過程和現狀、具有保存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立卷後歸檔。對工程資料進行塗改、僞造、随意抽撤或損毀、丢失等的，應按有關規定予以處罰。

第六條 歸檔文件應字迹清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續完備。

工程資料在相關移交過程中應辦理相互簽收手續，保證資料安全。

第七條 工程資料存檔原則上必須是正本、原件（蓋鮮章）；如果原件另有它用，則在複印件上應注明原件存檔處。工程檔案一般不少于四套，一套由建設單位保管；一套（原件）移交學校檔案館；一套（原件）移交當地城建檔案館；一套由施工單位留存。移交清單一式兩份，填寫案卷标題、卷内文件頁數、案卷數量、移交時間。移交雙方簽字蓋章，各持一份存查。

第八條 按建設程序和工程特點，歸檔可以分階段分期進行，即可分前期報批手續完成，項目竣工驗收，項目結算、決算完成等三個階段和時期分别完成。

第九條 基建檔案的保管期限分永久、長期（30 年）兩種。

第十條 對基建檔案資料信息的開發利用由基建處分管處領導

負責組織和審查，重要、珍貴的檔案一般不提供原件，如有特殊需要，需經分管處領導審批同意。

第三章 職責劃分

第十一條 基建處計劃預算科負責前期報批資料的收集、整理，并在項目前期報批手續整體審批完成後，移交基建處綜合科檔案管理人員（歸檔資料目錄見附件）。

第十二條 基建處計劃預算科負責基建投資計劃、項目投資估算、

施工預算、結算、決算、各類工程合同等資料的收集、整理工作，并移交基建處綜合科檔案管理人員（歸檔資料目錄見附件）。

第十三條 基建處工程建設科負責工程施工過程資料的收集、整理工作，并移交基建處綜合科檔案管理人員。（歸檔資料目錄見附件）第十四條 基建處綜合科檔案管理員負責規範基建檔案材料的形成、積累、保管和整理立卷、歸檔，并及時移交學校檔案館。

第四章 附 則

第十五條 未盡事宜，按照《建設工程文件歸檔整理規範》

（GB/T50328 -2001）、《城市建設檔案著錄規範》（GB/T 50323-2001）、

《高等學校檔案工作規範》中“學校基本建設類檔案工作規範”執行。

第十六條 本細則由基建處負責解釋、修訂和監督執行。

第十七條 本細則自 2014 年 7 月 1 日起執行。

附件：

基建處檔案材料歸檔範圍及保管期限

注：1.與以上各項内容對應的電子檔案材料一并同步歸檔。

2.涉及密級的檔案請作注明，絕密檔案須密封蓋騎縫章交檔案館。

3.錄音、錄像須錄制成DVD光盤。

4.照片須附有時間、地點、人物、内容概要等說明。

第一章 總 則

第一條 為了加強和規範建設工程檔案管理，提高建設工程項目管理水平，根據《中華人民共和國檔案法》，國家檔案局、國家計委聯合頒布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》、《建設工程質量管理條例》等法律、法規、規章，結合《城市建設檔案管理規定》、《複旦大學基本建設項目管理辦法》等，特制定本規定。

第二條 建設工程檔案資料是按照工程建設程序形成的反映項目建設的真實記錄。建立完整、準确、系統的檔案資料是實現建設工程質量、進度、投資和安全目标的重要保證，規範檔案資料的管理是做好工程竣工驗收和運營維護管理的基本要求。

第三條 本規定所指的建設工程是指基建處負責的新建、改建、擴建和修繕的工程項目。

第二章工程資料的歸檔内容

第四條 新建、改擴建項目

一、前期文件

（一）綜合性文件

1、重要會議記錄、紀要、考察、調查報告，專家建議文件

2、有關請示、批複、批準等文件

3、有關合同、協議等文件

4、動拆遷文件

（二）立項依據性文件

1、項目建議書（含報請審批的報告與文本）、附件及批複

2、可行性研究報告（含報請審批的報告與文本）、附件、環境影響評估報告及批複

3、設計任務書及批複

4、建設用地選址意見書及批複

5、國家土地使用證及地形圖

6、建設用地規劃許可證及核準的地形圖

7、建設工程規劃許可證及核準的建設工程位置地形圖及總平面圖

8、環保、衛生、消防（審圖證）、人防、交警、綠化等審核文件

二、設計技術文件

1、勘察、設計合同及招标、投标文件

2、工程水文、地質勘探報告及地質圖

3、方案設計及工程估算

4、初步設計及工程概算

5、施工圖設計及工程預算

6、工程結構設計計算書及說明書

三、施工技術文件

（一）綜合文件

1、施工合同及招标、投标文件

2、施工預算

3、施工組織設計等質量計劃文件

4、開、竣工報告

5、工程質量事故報告及處理記錄

6、重大工程事故責任人登記文件

（二）測量類文件及沉降觀察

1、施工定位測量

2、工程沉降，位移觀測記錄

3、工程測量成果資料（邊界、标高、測設、導線、水準點等）

（三）樁基類文件

1、樁施工記錄

2、樁标高的偏差和位移實測記錄

3、樁加固處理記錄

4、樁檢測報告

5、維護結構及設計說明

6、其他地基、基礎處理記錄

7、樁基竣工報告

（四）質評類文件

1、單位工程外觀、實測、内業資料綜合評分表

2、分項、分部工程質量驗收證明書（樁基、基礎、主體）

3、電梯分部工程質量驗收證明書

4、煙（風）道，垃圾道檢查記錄表

5、地基驗槽記錄

6、隐蔽工程驗收記錄

7、單位工程感觀質量評定表

（五）施工材料質量保證文件

1、原材料彙總及質量證明單、試驗報告

（1）水泥、砂、石、鋼筋、焊條

（2）防水、防腐、隔熱保溫材料

2、施工試驗彙總表及試驗報告

（1）砂漿級配通知單，試塊抗壓試驗

（2）混凝土級配通知單（或出廠通知單）及抗滲、抗壓試驗

（3）鋼筋焊接試驗

（4）砂墊層環刀測定

（5）防水工程試水試驗

（6）回填土密實度測定

3、預制構件明細表及合格證、試驗報告

（1）鋼筋混凝土構件、鋼構件

（2）鋼門窗、木制門窗

（六） 設計變更的依據性文件

1、設計變更的依據性文件彙總表

2、設計變更通知書

3、業務聯系單

4、技術核定單

5、工程師指令

6、工程會議紀要

（七）、監理文件

1、監理合同及招标、投标文件

2、各施工階段的質量評估報告

3、工程質量評估報告

四、竣工驗收文件

（一） 工程竣工驗收備案文件

1、建設工程竣工驗收備案表

2、建設工程竣工驗收報告

3、勘察單位工程質量檢查報告（合格證明書）

4、設計單位工程質量檢查報告（合格證明書）

5、施工單位工程質量竣工報告（合格證明書）

6、監理單位工程質量評估報告（合格證明書）

7、上海市建設工程檔案審核意見書及彙總

8、上海市建設工程竣工驗收備案質量終身責任人登記文件

（二）工程決算及審價報告

（三）上海市建設項目（工程）檔案驗收合格證

（四）上海市建設工程竣工規劃驗收合格證明（含竣工規劃驗收測量成果）

（五）上海市房地産權證（含房屋土地測繪技術報告書）

（六）其他專業竣工驗收鑒定證書（包括消防、環保、衛生防疫、環衛、電

梯、勞動保護等專業）

（七）其他項目竣工驗收文件

（八）現場聲像資料

1、工程現場原地物、地貌和建成後建築物的照片、錄像

2、重大工程建設全過程的照片和錄像

五、竣工圖

1、總平面布置圖

2、建築、結構竣工圖

3、大型設備基礎竣工圖

4、電力、照明、給水、排水、煤氣、通訊、暖通、監控、電梯等專業竣工

圖

5、建設用地範圍内地下綜合管網圖（含管線接口位置）

六、上各條未列出的其他檔案資料，如工程承包、材料設備采購補充協議等。

第六條 修繕項目

一、合同價款在20萬元以下的項目

修繕申請報告（非計劃項目）、立項報告（10萬元以上非計劃項目）、設計合同（若有）、監理合同（若有）、施工合同、預（決）算書、竣工圖（若有）、審計報告及其它相關資料。

二、合同價款在20萬元以上（含20萬元）的項目

修繕申請報告（非計劃項目）、立項報告（非計劃項目）、設計合同（若有）、監理合同（若有）、招标文件、投标文件（正本）、評标記錄、施工合同、預（決）算書、竣工圖（若有）、審計報告及其它相關資料。

三、向政府部門報建的項目

學校立項批文、資金證明、設計合同、監理合同、施工許可證、工程竣工驗收備案文件、工程洽商資料、監理文件、施工技術資料、招标文件、投标文件（正本）、評标記錄、施工合同、預（決）算書、竣工圖、審計報告及其它相關資料。

第三章工程資料的收集與保管

第七條 建設管理部和技術與前期管理部主要負責建設工程資料收集和過程管理。綜合辦主要負責建設工程資料的彙總和歸檔。

第八條 第二章第四條前期文件、設計技術文件所涵蓋的工程資料及施工技術文件内的施工合同及補充協議、招标、投标文件、施工預算由負責該項工作的人員收集，并在項目實施過程中及時将資料（原件）送綜合辦存檔。

第九條 第二章第四條施工技術文件、竣工驗收文件與竣工圖所涵蓋的工程資料由該工程項目的負責人收集，并在項目實施過程中保管資料原件。

第十條 修繕工程資料歸檔時間：

（一） 合同價款在20萬元以下的項目：一般要求項目管理人員在項目審計完成後自行整理，于次年元月上旬完成整理工作，連同移交目錄一起向資料管理人員移交歸檔，并做移交登記。未審計完畢的資料暫不移交。

（二）合同價款在20萬元以上（含20萬元）的項目：應在每個項目完成後，工程決算送審前，由項目管理人員連同移交目錄一起向檔案管理人員移交歸檔，并做移交登記。未辦理檔案移交的項目工程決算不予送審。待項目審計完成後，審計報告也應及時歸檔并做移交登記。

（三）向政府部門報建的項目：應在每個項目完成後，工程決算送審前，由項目管理人員連同移交目錄一起向資料管理人員移交歸檔，并做移交登記。未辦理檔案移交的項目工程決算不予送審。待項目審計完成并向政府部門備案後，審計報告連同工程竣工驗收備案文件也應及時歸檔并做移交登記。

第十一條 資料管理人員應按照文件形成的先後順序或項目完成的情況及時收集、分類整理、編目造冊，便于查閱和歸檔。

第四章 工程資料的查閱與留存

第十二條 因工作需要查閱已歸檔的工程資料，應前往校檔案館依照有關規定查閱。

第十三條 因工作需要查閱處内自存的工程資料，應向保管人員辦理借閱手續，用完後及時歸還。

第十四條 因工作需要留存檔案資料，應事先向保管人員說明情況并辦理登記手續。

第五章城市建設檔案的編制驗收與報送

第十五條 在工程竣工驗收階段，應按照“上海市建設工程竣工檔案編制驗收及報送規定”編制并報送城市建設檔案。

第十六條 城市建設檔案編制報送工作由綜合管理辦負責。各建設管理部有關人員應按照編制與報送要求分類整理所需工程資料，及時移交給綜合管理辦，協助辦理檔案報送工作。

第六章建設工程竣工備案文件的編制

第十七條 在工程竣工驗收階段，應按照“上海市建設工程竣工備案實施細則”等文件要求，做好竣工驗收工作。

第十八條 工程竣工備案文件的編集、整理與報送由工程項目負責人負責。綜合管理辦公室協助辦理。

第七章學校檔案館工程資料的歸檔

第十九條 工程項目竣工後，應按照學校檔案館的有關要求對工程資料進行歸檔。

第二十條 學校檔案館工程資料的編制與報送由綜合管理辦負責，按照複旦大學基建檔案歸檔要求執行。

第二十一條 工程項目的負責人按照校檔案館歸檔要求将工程資料分類整理後移交給綜合管理辦，并協助資料管理人員做好歸檔與報送工作。

第八章 工程資料管理人員工作職責和保密職責

第二十二條 工程資料管理人員工作職責：

（一）接收：接收資料時，須按歸檔要求認真驗收，并辦理交接登記手續。

（二）分類、整理：及時對接收的資料一定的分類原則、使用統一的分類标準進行分類；用排列序号、加蓋檔号章、裝訂的方法進行整理。

（三）錄入：對已經分類、整理後的資料及時錄入，随手裝盒、存架保管。

（四）存放：存放時應按從上至下，從左到右順序存放，以便于管理、利用。

（五）移交檔案：根據校檔案館相關要求，一個完整的工程項目竣工後，應及時搜集、校核、整理竣工資料，按要求組卷、編目、裝訂成冊，及時移交校檔案館。

（六）定期核查：定期對處内自存的工程資料進行檢查，核對，對應交而未交的資料（特别是後期的竣工報告等資料）及時追回；對破損或載體變質的檔案，及時進行修補、複制。

第二十三條 保密措施：嚴格遵守保密制度及借閱規定，确保處内留存的工程資料安全，不擅自擴大利用範圍，防止造成洩密。

第二十四條 為确保工程資料安全，存放庫房實施封閉制度，鑰匙由綜合管理辦保管。

第九章附則

第二十五條 本規定由基建處負責解釋。

第二十六條 本規定經基建處2012年12月23日修訂，自通過之日起實施。

為加強基建檔案資料的管理，全面、完整地收集基建檔案資料，保證基建檔案的真實、安全性，結合我處特點，制定本辦法。

一、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》以及國家關于檔案工作的方針、政策，努力做好基建檔案歸檔工作。

二、檔案資料的收集範圍，凡屬新建、改建、擴建的房屋，從設計資料，上級部門對項目建議書、可行性研究報告及擴初設計的批複，地質勘察資料，小區規劃、土方平衡，室外标高、外水、外電、下水，道路駁岸，初步設計，擴大初步設計，施工預算，開工報告，測量定位記錄，施工合同，工程協議書，圖紙會審記錄，修改設計資料，設計修改圖，竣工圖，隐蔽工程圖，室内設備安裝資料和圖紙，竣工結算，招投标工作文件等所有資料。

三、檔案資料統一由資料檔案管理員收集整理、歸檔，各類資料的經辦人都必須主動将原件資料交資料室存檔。資料室所存放的所有資料，不論是内部還是外部人員來查閱時，均必須辦理手續，随查随還，不得任意攜出室外。特殊情況必需借出時，由處領導批準，限期交還。

四、為便于及時使各種應存檔的資料歸檔，凡屬設計好的圖紙由檔案資料管理員發放，各項資料整理裝訂成冊由經辦人發放。兩天内送達到各科室，三天内送達到施工單位。

五、凡屬訂購、采購各類書籍資料，由辦公室統一辦理，由檔案室負責驗收登記發放，所需數量由處領導審批決定。需借閱使用，或因工作需要長期使用者，統一由資料室編目登記，使用者應及時歸還或辦理移交手續。若有丢失損壞，視其情節處以賠償。

六、對已竣工項目的基建檔案資料，工程科牽頭，總師辦、前期科配合，項目負責人協調有關部門辦理竣工驗收手續，各種資料三個月之内及時歸檔。

七、妥善保存好圖片資料，建築模型。

八、檔案室管理人員，要認真做好基建檔案資料的收集，整理鑒定、保管、統計和利用工作，為領導決策提供依據。

一、總則

1、為了做好基本建設項目檔案資料管理工作，充分發揮檔案資料在工程建設、生産（使用）管理、工程維護和改建擴建中的作用，根據有關法律法規的規定，結合我校基本建設工作的具體情況，制定本辦法。

2、本規定的編制依據：

（1）《中華人民共和國檔案法》

（2）《建設工程項目管理規範》

（3）《建設工程監理規範》

（4）《建築工程施工質量驗收統一标準》

（5）國家檔案局、國家計委《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》

（6）建設部《房屋建築工程和市政基礎設施工程竣工驗收暫行規定》

（7）建設部《房屋建築工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》

（8）财政部《基本建設财務管理若幹規定》

（9）審計署《審計機關對國家建設項目竣工結算審計實施辦法》

（10）國防科工委《國防科技工業固定資産投資項目竣工驗收實施細則》

3、基本建設項目檔案資料是指在各建設項目從醞釀、決定到建成投産（使用）的全過程中形成的應當歸檔保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、監理，調試、生産準備、竣工、試生産（使用）、竣工結算審計、固定資産移交等工作活動中形成的文字材料。

學校檔案館對建設項目檔案資料的收集要以項目為中心。

發展規劃處負責項目立項階段，包括項目提出、調研、可行性研究、評估、決策、計劃等方面資料的收集、整理；負責國防科工委審批項目資料歸檔的組織協調工作；

基建處負責項目準備階段、實施階段及竣工驗收階段資料的收集、整理；

财務處負責項目财務資料及固定資産形成和移交方面資料的收集、整理；

審計處負責項目過程審計、結算審計和竣工财務決算審計資料的收集、整理；

各有關單位要按照統一領導，統一管理檔案的原則，管理好基本建設項目的檔案資料，确保檔案資料的完整、準确、安全和有效利用。

二、檔案資料的管理

1、學校基建處、檔案館要負責監督、檢查和指導本校基建部門建設項目的檔案資料工作。檔案管理部門應參加重點建設項目檔案資料的檢查驗收。

2、項目的檔案資料工作要與項目建設進程同步。項目申請立項時，即應開始進行文件材料的積累、整理、審查工作，項目竣工驗收時，完成文件材料的歸檔和驗收工作。

3、項目建設過程中，發展規劃處、基建處、财務處、審計處、施工單位、監理單位、勘察單位、設計單位應在各自的職責範圍内搞好建設項目文件材料的形成、積累、整理、歸檔和保管工作。

施工單位、監理單位、勘察單位、設計單位形成的屬于建設單位歸檔範圍的檔案資料應按時整理、移交基建處。

基建處要按本規定的具體實施辦法，編制、收集、整理好建築工程資料檔案，按時移交檔案館。

發展規劃處、财務處、審計處形成的屬于建設單位歸檔範圍的檔案資料應按時整理、移交檔案館。

4、檔案資料的彙總整理：

（1）建設項目實行總承包的，各分包單位負責收集、整理分包範圍内的檔案資料，交總包單位彙總、整理。竣工時由總包單位向基建處提交完整、準确的項目檔案資料。

（2）實行工程建設現場指揮機構管理的建設項目，竣工時由現場指揮機構向基建處提交完整、準确的項目檔案資料。

（3）建設項目實行由建設單位分别向幾個單位發包的，各承包單位應收集、整理所承包工程的檔案資料，交基建處彙總、整理，或由基建處委托一個承包單位彙總、整理，統一交給基建處。

5、建設單位、施工單位、監理單位、勘察單位、設計單位必須有一位負責人分管檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工作任務相适應的管理機構，配備檔案資料管理人員，制定管理制度，統一管理建設項目的檔案資料。施工過程中要有能保證資料安全的庫房和設備。

6、凡有引進技術或引進設備的建設項目，要做好引進技術和引進設備的圖紙、文件的收集、整理工作，無論通過何種渠道得到的與引進技術或引進設備有關的檔案資料，均應交檔案部門統一管理。檔案部門要加強提供利用手段和措施，保證使用。

7、歸檔的文件材料要字迹清楚，圖面整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫、繪制。

8、對超過保管期限的基本建設項目的檔案材料必須進行鑒定，對已失去保存價值的檔案材料，經過一定的審批手續，登記造冊後方可處理，保密的檔案材料應按保密規定進行管理。

9、設計建設大中型建設項目時，應設計與工作任務相适應的、符合要求的檔案資料庫房，并為檔案資料保管和提供利用配置必要的設備，其費用列入工程總概算。

三、基建處資料管理的要求

1、基建處管理的資料檔案分為兩類，一類是建築工程技術資料，另一類是學校及校内有關部門的管理文件、基建處形成的非工程技術類資料。本辦法隻涉及基建處管理的第一類資料。

2、項目參建各方要充分重視工程建設的資料檔案工作。項目施工階段的施工、監理單位都要建立相應的檔案形成、積累、歸檔機制，将工程文件的形成、積累納入工程建設管理的各個環節和有關人員的職責範圍。

工程預驗收階段，基建處按照國家有關規定及本管理辦法，組織對工程資料的全面檢查；凡資料檢查不滿足本規定的工程，不得進入正式竣工驗收階段。

3、用戶單位或學校其他有關部門、人員提出意見和建議，使建築工程的功能或投資發生較大變化的，必須取得用戶單位主管部門、發展規劃處簽署的确認文件，基建處方可同意對其發生變更，基建處和施工方應将确認文件作為用戶變更的依據資料存檔。

由于上述變更使工程投資超出概算的，發展規劃處負責調整計劃，基建處須将調整後的計劃歸檔管理。

4、工程竣工驗收合格後三個月内，基建處必須向學校檔案館報送一套符合規定的工程檔案。根據國家的有關規定，檔案館接收的工程檔案必須是原件，其它單位可以保存複制件或複印件。有關單位歸檔的複制、複印件應由檔案館與原件校對、簽章，并加蓋證明專用章，效力與原件等同。

5、全面、完整是建築工程資料收集的基本原則。

資料收集的範圍不能局限于建築工程主體本身，相關配套工程、室外工程及工程建設前期發生的項目都必須形成翔實完整的記錄資料。

從投資角度來看，凡在本工程列支的項目都必須形成相應的檔案記錄資料。我校将建築工程資料按九個方面進行分類：

（1）立項、可研、初設及其批複、建設計劃；

（2）前期資料；

（3）合同文件；

（4）施工單位内業資料（含竣工圖）；

（5）監理資料；

（6）竣工結算用技術資料彙總；

（7）竣工驗收文件；

（8）工程投資控制資料彙總及統計分析資料；

（9）竣工檔案

6、資料收集整理的具體要求

（1）立項、可研、初設及其批複、建設計劃

此屬項目立項階段的資料收集内容，主要包括：項目建議書、立項批文、可研報告及審批意見；可能的初步設計及其審批意見；建設計劃。

項目建議書和立項批文由發展規劃處完成。

本條由基建處配合發展規劃處完成，其編制按照國防科工委規定的格式，正副本各4份；發展規劃處保留2份正本，其餘基建處保存。申報、批複及建設計劃的取得由發展規劃處完成。

（2）前期資料

包括：建設用地規劃許可證、建設工程規劃許可證、有關行政主管部門（消防、環保、人防、交通、園林、市政、文物、衛生等）批準文件、勘察設計質量監督合格單、建設工程施工許可證、工程質量監督手續等。

經有關部門批準後取得的工程前期文件材料，其原件應立即交給工程科資料員存檔。如果辦理其它工程前期手續需要使用，或者工程科在編制竣工文件時需要使用前期資料等情況，可到資料員處借用、複印。

（3）合同文件

基建處管理的合同分類為：

①勘察、設計、施工、監理四大合同；

②各類分包合同；

③甲供材料、設備合同。

經濟科簽訂合同後，交辦公室管理；其中辦公室将合同複印兩份，基建處甲方代表和現場監理各一份，以便監督合同執行。

（4）施工單位内業資料（含竣工圖）

施工單位不僅僅指大包單位。在大包施工合同外的其他施工隊伍，包括可能發生分包的基礎、消防、裝飾等隊伍，還有室外工程所涉及的施工隊伍等等，都在本條所指的施工單位範疇；

内業資料分專業由監理進行一審，甲方代表二審，需要建設單位技術負責人或主管領導審核的，報建設單位審核，審核後由施工單位交基建處資料員保管。

竣工圖是工程的重要檔案。工程承發包合同或施工圖的要求，對竣工圖的編制、整理、審批、交接、驗收做出規定。施工單位不按時提交合格竣工圖的，不算完成施工任務，并應承擔責任。

工程竣工圖應逐張加蓋“竣工圖”章。“竣工圖”章的内容應包括：發包人、承包人、監理人等單位名稱、圖紙編号、編制人、審核人、負責人、編制時間等。管理竣工圖時，應該考慮以下情況：

①沒有變更的施工圖，由承包人在原“施工圖”上加蓋“竣工圖”章标志作為竣工圖；

②在施工中雖有一般性設計變更，但能将原施工圖加以修改補充作為竣工圖的，可不重新繪制，由承包人在原施工圖上注明修改部分，附以設計變更通知單和施工說明，加蓋“竣工圖”章标志作為竣工圖；

③結構形式改變、工藝改變、平面布置改變、項目改變以及其他重大改變，不宜在原施工圖上修改、補充的，責任單位應重新繪制改變後的竣工圖，承包人負責在新圖上加蓋“竣工圖”章标志作為竣工圖。

④竣工圖最多形成兩套，一套送檔案館，一套竣工結算使用。

（5）監理資料

監理單位按照《建設工程監理規範》的規定進行收集、整理、編制。

監理資料在交付建設單位前，由甲方代表一審，工程科長二審，最後由項目總監理工程師交基建處檔案員歸檔。

（6）竣工結算用技術資料彙總

建設項目由于建設周期長，施工圖之外的各種費用發生情況很多。盡管發生原因各式各樣，各種資料手續齊全，但從投資客觀控制的角度考慮，有必要進行此類技術資料的彙總。

竣工結算用技術資料的彙總，主要解決以下幾個方面的問題：

①客觀了解圖紙外費用的發生情況，避免承包商重複要求進行經濟簽證；

②複審現場甲方代表、監理機構現場做出的決定，減少失誤；

③方便工程竣工結算工作的進行。

竣工結算用資料主要是指圖紙不能包括而又實際發生的、涉及工程投資的資料文件。通常施工單位技術内業已包含其内容，但其資料為原件，往往隻有一份；故用于本類彙總的隻能是複印件。

竣工結算用資料包括以下幾個方面的主要内容：

①工程前期：拆遷、場地平整及管線挪移、樹木等發生費用的相關資料等；

②基礎施工：障礙處理、淺基礎處理，深基礎處理等。

③主體工程：圖紙會審；設計變更（甲方要求、用戶要求、設計院要求）；現場簽證；技術通知單；技術聯系單；監理通知；甲方通知等。

④裝飾工程：施工方案、施工圖紙、渲染圖、照片資料等；

⑤室外工程：室外地溝系統、外給排水系統、外電源系統、弱電系統、室外環境工程量的現場确認、外環境施工的現場變更等。

⑥配套工程：服務于項目的室外變電所、換熱站等，其費用從既定工程列支者；内容須包括圖形說明、文字說明等。

⑦專項工程：主體工程之外、學校決定後增加的類似超淨恒溫、電磁屏蔽等工程，及其引起的其他工種的再次變更等。

承包商按專業将上述資料裝訂成冊，統一編号，一式四份，做好封面；交甲方代表一審，工程科長或主管領導二審；審核後的竣工結算用資料和施工單位内業資料一起交基建處資料員。

（7）竣工驗收文件

按照建設部《房屋建築工程和市政基礎設施工程竣工驗收暫行規定》和《房屋建築工程和市政基礎設施工程竣工驗收備案管理暫行辦法》要求所形成的文件，《哈爾濱工業大學基本建設項目竣工驗收管理辦法》對竣工驗收文件的形成進行了進一步細化和要求。

竣工驗收文件的形成涉及：建設、施工、監理、勘察、設計單位，涉及包括專項資質在内的各分包單位。各單位應按照檔案資料的彙總管理原則進行彙總，将屬于建設單位歸檔管理的資料按時移交基建處資料員。

（8）工程投資控制資料彙總及統計分析資料

本條是指，基建處管理的工程，在工程竣工資料中，應該包含基建處如何進行投資控制的相關内容，以及以投資為核心，對項目各項經濟指标進行的綜合分析所形成的有關資料的彙總。

主要内容包括：

①總概算執行情況；

②結算工作的管理；

③節約或超支情況及原因分析；

④結算審計情況；

⑤綜合經濟分析：以投資為核心，對項目的各項經濟指标進行綜合分析；

⑥存在的主要問題及處理意見；

⑦項目建設的主要經驗和教訓；

本條與财務處根據《基本建設财務管理若幹規定》規定的《竣工财務決算》工作内容有區别。本條着重強調基建處作為建設單位是如何對投資進行控制，由此而形成的相關材料；财務處竣工财務決算的重點是固定資産的形成和移交，審計後的竣工财務決算是固定資産移交的主要内容，是移交的依據。

二者都要接受審計監督。審計處對基建處進行的投資控制，進行過程審計和對工程結算進行審價審計；審計處對财務處的竣工财務決算，要按照《審計機關對國家建設項目竣工結算審計實施辦法》的規定進行審計。

基建處經濟科完成本項工作。相關資料應裝訂成冊，作為歸檔工程資料的一個組成部分。

四、歸檔範圍和保管期限

1、基建處、學校檔案館及相關單位應根據工程規模和工程全過程中應産生的文件材料，規定詳細的規定範圍和内容，以确保歸檔文件材料的完整性。

2、基本建設項目檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。

長期保管的基本建設項目檔案材料實際保管期限不得短于建設項目實際壽命。

滬交基管[2014] 14号

建立上海交通大學基建檔案，是上海交通大學基礎建設工程的重要組成部分，是我校進行校區建設規劃、實施、管理工作的真實記錄，是一項百年大計的工作。

根據《城市建設檔案規定》、《上海市建設工程竣工檔案編制驗收及報送規定》，參照校檔案館對基建檔案管理的要求，結合上海交通大學建設的實際情況，特制定本管理辦法。

第一條 基本原則

（一）基建檔案是建設項目從立項、設計、施工、竣工到交付使用全過程中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、照片、錄像、财會賬冊、憑證及報表決算等各種載體的文件材料。

（二）基建檔案是我校基建工作的真實記錄和曆史憑證，是擴建、改建、使用、維修、抗震加固的重要依據。

（三）在整個基建過程中形成的應當歸檔的各種形式載體的材料都屬于國家所有，任何單位和個人不得據為已有，不得無故拒絕歸檔，不得私自将其轉借、買賣或銷毀。保護基建文件材料的完整、準确、系統、安全是每個基建管理人員和工程人員的責任。

（四）工程項目建設過程要與基建文件材料的形成、積累、整理、審定工作同步進行，工程竣工驗收要與基建檔案驗收同步進行，否則基建項目不得進行竣工驗收。基建材料歸檔以後，檔案部門出具歸檔合格證明，财務部門方可作财務結算。

（五）修繕工程基建檔案由于有其特殊性，參照“上海交通大學基建檔案管理辦法”收集歸檔，詳見附件一。

第二條 基建材料的歸檔要求

（一）基建文件材料的形成、積累、整理、歸檔是計劃、規劃、設計、投資、施工、行政等各個分管部門的重要任務，這些部門應有一名領導負責此項工作，并由專職人員對相關材料進行收集歸檔工作。

（二）歸檔的基建文件材料必須反映項目管理和建設的全過程，保證完整、準确、系統。歸檔的重點是項目建設各個階段形成的不同載體形式的文件材料，特别是包括竣工圖在内的全套圖紙。

（三）凡歸檔的文件材料均應是原件，做到審查手續完備、制成材料優良、格式統一、字迹清楚，圖面清晰、整潔，不得用易褪色的書寫材料書寫。

（四）具有法律依據和憑證的文件材料、簽字和印鑒必須齊全，請示與批複要同時歸檔，缺一不可。如果報告、請示後無批複，經辦人應注明辦理情況，以備日後考查。

（五）竣工圖歸檔需4套，文字材料、底圖、底片和聲像材料各歸檔2套。４套竣工圖分别交由區城建檔案館、校檔案館、基建檔案室、資産處歸檔。

（六）凡具有法律效果的重要文件材料(審批文件、産權證明、使用證明、處理産權糾紛等)在辦理、處理完畢後應及時歸檔；竣工圖、施工文件材料、聲像材料在竣工驗收後二個半月内完成歸檔，以配合檔案編制工作，及時完成項目完整性歸檔。管理性文件材料在每年六月底前歸檔。

（七）專職檔案人員應經常深入了解有關部門基建文件材料積累情況，并進行業務指導。基建項目竣工驗收時必須有校檔案館人員參加。

（八）修繕工程竣工資料歸檔要求（見附件）

第三條 基建材料的歸檔範圍

基建材料的歸檔範圍，主要包括綜合管理、立項論據、規劃設計、招投标文件、施工管理、竣工資料、概算決算等等，具體歸檔範圍見下列各表：

（一）行政管理類

（二）前期計劃、招投标類

（三）規劃、設計類

（四）施工類

*竣工圖要求：竣工圖如有修改的地方，要注明修改依據和日期，同時在修改依據上也要注明修改在哪張竣工圖上的哪些部分。應用碳素墨水修改，不可用刀片刮，并附紅色印泥蓋章。施工隊技術負責人、監理單位總監審核後簽名。

樁位竣工圖必須有設計、監理、施工、甲方簽章。

外場工程未列明的子目，參照市政配套工程95表式要求歸檔。

（五）竣工審計類

（六）聲像類

總投資在人民币五千萬元（含五千萬元）以上，一億元以下的工程項目，報送工程照片檔案。總投資在人民币一億元（含一億元）以上的工程項目，除報送工程照片檔案外，還應當報送專題錄像檔案。

（七）工程電子檔案的編制

1、基建檔案文件與圖紙采用彩色掃描，分辨率設定為 300dpi。

2、掃描的圖紙，原始圖片，保存時應以無壓縮的最高品質保存。

3、掃描圖片的格式為：JPG格式。

4、300dpi的JPG格式的圖片批處理成300dpi的黑白TIFF格式的圖片。

5、網上發布采用加水印的300dpi的黑白TIFF格式的圖片，水印應加在空白處。

6、圖紙的裝訂：圖紙數字化掃描後，不再裝訂，以檔案館的要求整理。

7、基建綜合性文件與基建圖紙一起進行數字化掃描、處理，其中綜合性文件按現在文書檔案的數字化标準處理。

8、最後文件的移交，應交付兩套圖紙文件，其中一套為：原始的高品質的無壓縮的JPG格式的文件；另一套為TIFF格式的加水印的文件。

第四條 組卷方法

（一）卷内文件排列順序：正件在前，附件在後；印件在前，原稿在後；批複在前，請示在後。圖紙按圖的類别序号排列(即：地質圖、初步設計圖、建築施工圖、結構施工圖、水工圖、電工圖、氣管圖、更改圖)。

（二）基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。藍圖大于卷盒的，以手風琴式折疊成四号圖紙的規格，底圖采用卷筒或平放兩種方式保管。藍圖、底圖可以不裝訂，透明底圖必須用縫紉機打圖邊。

（三）卷内文件材料，無論單面或雙面隻要有書寫文字，均作為一頁編寫頁号，每卷頁号均從1開始，頁号位置在非裝訂線一側的下角，藍圖、圖可以一組有機聯系的圖紙為一件，以作為單元，在每件文件材料的右上方加蓋有單位名稱，檔号、件号的戳記章，并逐一填寫。

（四）填寫卷内目錄和備考表。

（五）填寫保管期限。草拟案卷封面各欄目，經檔案部門審查後填寫案卷封面。工程技術人員填寫歸檔說明，交分管負責人審查後，放在第一卷的卷内目錄之後。

第五條 基建檔案的管理和開發利用

（一）由上海市城建檔案館、各區檔案館和校檔案館分級管理。

（二）于學校基建項目的基建檔案一般都屬于永久保存。檔案館定期對基建檔案進行檢查、鑒定、以重新确定檔案的保管期限，調整密級以及銷毀等事項。

（三）保證竣工圖與工程現狀相符，凡在改建、擴建、使用、維修、抗震加固和管理過程中，工程發生變更時，必須填寫更改通知單，經主管部門批準後方可變動。

（四）基建檔案主要供本校利用，如外校需查閱，須經檔案館和分管負責人批準方可查閱。

（五）建立多種檢索工具和參考資料，編制并公布基建檔案目錄，積極開發基建檔案信息資料，積極為基建工作服務，為保護我校産權和處理基建工作中的各種權益問題提供憑證。

（六）基建檔案原件隻有一套者，一般不借出，如确需借出，必須按規定時間歸還造成基建檔案丢失者，除通報全校外，将由當事人負擔該卷檔案材料重新制作的全部費用。

本暫行辦法的解釋、修改權在基建處。

附件：基建處修繕工程竣工資料歸檔要求

上海交通大學基建處2014年10月

收集不易，尊重勞動

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