在日常文件編輯中,白領經常會有這樣的要求:如将一篇文章分成幾個文件,或是将幾個文件中的内容合并在一起,形成一篇文章。為達到這個目的,最簡單的辦法自然是新建文檔,然後複制粘貼,可如果要分離或合并的文件過大,那這樣操作就是個大工程,能否有其他方法來簡單實現呢?
文件拆分
啟動Word,打開"視圖"菜單,在"視圖"菜單中,選擇"大綱",進入大綱模式,随後點擊需要分頁的首行前的小圓點,這一行就會被選中。接着将上方菜單的"正文文本"修改為"1級"。此時,文字前方會出現一個 号,首行文件将被放大,重複這一步驟,将需要分頁的部分都改為一級菜單。
修改完畢後,點擊文字前面的 号,這時候,兩個 号間的文字,也就是用戶需要分為不同文件的文字将會被選擇,随後點擊"顯示文檔",在彈出菜單中選擇"創建"後,Word會将這些文字用方框包圍(如圖),表示每一個文件的内容。此時選擇存檔并指定存檔位置後,Word就會生成多個文件,文件的文件名為每一個文件的首句話,這下文檔分割成多個文件就輕松完成了。
文件合并
其實,文件合并就更簡單了,Word已經為用戶準備好簡單的操作,完全用不着複制粘貼大法。用戶隻要打開Word中的"插入"菜單,在文本中選擇"對象",随後選擇"對象中的文字",在彈出的菜單中找到需要插入的文件文件名,打開後,這一文件中的文字就插入到當前文件中了。
(CP)
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