你是否經常被電腦裡各種雜亂無章的文檔搞得暈頭轉向？有效的管理好自己的各類文檔，除了讓你可以心情愉悅、高效查找所需文檔外，還能大大提升工作效率。

文檔管理的要點就是把有效的文件分門别類的進行整理，自己清楚掌握着各類文檔。

以下就是十個關于文檔管理的方法，以供參考：

1、不保存無效文檔

切記不要保存所有文檔，這種習慣不好。用一兩分鐘時間浏覽文檔内容，大緻了解清楚後再進行保存，基本上可分3類情況進行處理：删除、保留、待定。可專門建立一個“待定文檔文件夾”用于保存無法确定立刻删除的文檔，這個文件夾也要定期整理，不要讓裡面的内容随着時間的流逝，逐漸推積成山。一般過了3到6個月都用不上或者還是沒法确定的文檔，基本上就可以進行删除了。有時候，電腦裡存放了過多的零碎文檔，調用起來影響效率，也會讓你的電腦運行速度變慢。所以，無效的文檔就應該及時删除，預留足夠空間。

2、文件和文件夾統一命名

分門别類的對文檔進行命名，比如，可以将你的文檔内容分為“甲方”、“乙方”、“某某項目”等，文件夾的命名要根據自己的實際使用情況進行分類命名，以便自己後期的查找、區分、高效使用。

3、以類别統一存放文檔

很多人喜歡根據文檔的格式進行分類存放，比如把Word文檔、Excel文檔、PPT文檔分類存放在一個文件夾裡。這樣存放相對分散，不利于後期的查找使用。還是應該根據項目的分類來進行存放。

4、按項目完成情況分開存放

日常中，我們可以把目前還沒有完成的項目存放在電腦桌面，然後等項目完成以後，再轉移到自己的分類文檔進行存放，最後再定期（一般是一周或者兩周）把一些不再使用的文檔按類别進行存放。當然，如果你擔心放在桌面不安全（系統崩饋的時候，桌面的東西一般就很難搶救；又或者電腦桌面容易被别人看到），你也可以在其他盤建立一個自己固定的文件夾來進行存放。又或者将桌面轉移出系統盤。

5、切莫讓文件夾裝得太滿

試想一下，一個文件裡的文件多到滿屏都顯示不了，你還得滾動鼠标才能看得完整…….你的文件夾應該細分了。這時候，最好把文件夾再細分成若幹子文件夾，可以按修訂的時間排序，也可以按字母排序一下，後面查詢、提取你想要的文檔就方便多了。

還有一點需要注意，如果你的子文件夾數量少于五，那麼你點開每層的文件夾去查找你需要的文件時間會節省很多。

6、安裝一種文件管理軟件

在你的電腦上安裝一個簡潔的文件管理小軟件，通過桌面搜索引擎可以快速對所有文件進行搜索，也是一個高效管理文檔的方法。尤其是你要找一些平時很難發現的文檔的時候，特别好用。

7、定期備份文件檔案

雖然定期備案文檔，不那麼好堅持，以及會占用你的存儲器空間、消耗你的時間，特别是文檔特别多、特别大的時候。但是定期備份文檔這個工作卻是非常的重要。所有經曆過硬盤出錯或者非人為錯誤導緻數據丢失的人都懂得這個痛楚。不怕一萬，隻怕萬一，古已有訓。

8、按行動先後次序整理文檔

學會運用一些更加深入的辦法或技巧來制定你自己特有的文件管理系統，可以幫助到你厘清工作的優先級别，可以有效的提高你的工作效率，比如按日期時間來整理你的文檔。

9、文件夾按日期命名

把文件夾按日期命名，或者在命名最後加上日期，這樣做可以在你不用打開文件夾的情況下，就可以很好的知道哪一個文件是最新的，比如“國高項目申報2022.10.13”這個文件夾，你一看就知道是哪一年的申報材料，确實可以提高不少工作效率。

有的朋友也喜歡用版本号來區分各個不同時間段修改過的文件夾，比如“手機郵箱V1.0”和“手機郵箱V2.0”等等，這樣的方法也可以幫助我們快速找出所需文件。

當然，如果是在共享文件夾裡，就要注意一下公共文檔的管理要求了，如果有人把文件弄混亂或者搞不見了，那真是一件很讓人鬧心的事情。這時候，我們除了要标明版本号之外，還要有發布的日期、修改人等等信息要求了。

10、使用“記事本”文件

還有一種比較獨特的文檔管理方法。我們可以新建十二個文件夾，對應到12個月份，每個月份文件夾裡頭，再新建三十個子文件夾。我們就可以把每天需要做得項目存放于對應日期的文件夾裡。我們每天在開始工作的時候，就可以打開對應日期的文件夾，把它放在電腦桌面或者你熟悉的位置上，然後開展你的工作。完不成的事情，你根據自己的工作計劃，看是移到明天，還是其他什麼日期的文件夾裡，等到了那天再進行處理，如此循環往複。這個方法或許可以有效整理你每天的工作，也是不錯的日記本。

以上是十種文檔管理的方法。找到适合自己的工作方法才是最重要的，任何人所述的方法都隻能是參考。合适的方法很大程度上取決于你所從事的具體的行業、具體的工作要求。因此，沒有任何一個方法是十全十美的，我們要根據自己的實際情況去制定适合自己的管理方法。

每次打開電腦看到的都是五花八門的系統桌面，想找一個文件往往需要浪費很多的時間，這樣的做法确實會讓我們的工作變得沮喪，久而久之，就會變成一種無形的壓力，讓人倍感喘息。通過一些行之有效的簡便方法或者技巧，打造一個屬于自己的文檔管理體系，将讓你的工作倍感有趣，也會有效的提高工作效率以及便于有效知識的日積月累。

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