文/沙發蝴蝶

工作之後，我會留心收集一些能提高工作效率的小技能，尤其是辦公軟件Word和Excel的操作。

我很喜歡學習這些小技巧的過程體驗，更喜歡的是将它們自然而然地運用在工作當中時。

如果存在一些簡單高效的操作技巧，一學就會，還能大幅度提高我們的工作效率，當然是多多益善。

前兩天偶然在網易蝸牛讀書看到《時短術》，是今年4月的新書，書中介紹了402個時間使用技巧。

看了目錄，立即被第六章"馬上就能學會的超高速電腦操作術"吸引注意力，我直接翻到這一章進行閱讀，并且打開電腦一邊跟着操作一邊記筆記。

學習這一類操作技能時，一定要通過行動來記憶，才能記得更牢固。

· 一鍵新建文件夾：「Ctrl Shift N」，新建文件夾并且直接命名

· 「Ctrl N」，在浏覽器打開新的窗口

· 迅速關閉窗口和标簽：「Ctrl W」，關閉文檔、窗口、浏覽器标簽等

· 「Alt F4」，結束程序，關閉文檔或關機

· 不經過回收站，直接完全删除文件：「Shift delete」

· 快速閱讀郵件：空格鍵翻頁，「Shift 空格」，返回上一頁

· 顯示網絡浏覽曆史：「Ctrl H」，快速打開曆史記錄。谷歌浏覽器親測有效，作者說IE也可以，其他浏覽器可以試試。

· Word追加批注：「Ctrl Alt M」

· Excel追加批注：「Shift F2」

· 如果要打印帶批注的Excel，按下「Ctrl P」，點擊頁面設置→工作表→注釋→選擇工作表末尾

· 使用Word和Excel防止"不小心覆蓋"的方法：将文件設定為隻讀格式。具體操作：點選要改變設定的文件圖标，按下「Alt Enter」（相當于鼠标右鍵選擇屬性），打開屬性，頁面最下方勾選"隻讀"。這樣的話，每次要保存重新編輯的文件時，就會自動另存為，不會覆蓋原文件。

· 恢複Word或Excel中忘記保存的數據：wps和office都有自動保存的功能。要恢複數據的話，在菜單欄中找到相關項目，打開備份文件夾，點選最近自動保存時間的文件就可以恢複了。

· 停用Word多餘的功能：指的是首字母随意變大寫的自動化輸入這個功能。點擊文件→選項→校對，自動更正選項→取消不需要的項目檢查就可以了。

· 檢查Word中的錯别字和漏字：在所輸入的文章結尾段落按下F7，窗口右側會顯示校對窗口。

· 在Word中插入"虛拟文本"時的隐藏命令：打開文件頁面，在一行的開頭用半角（即英文輸入狀态）輸入「=rand()」，然後按下回車，一瞬間就能制作出虛拟文本。根據版本的不同，輸出的文字内容也不同。還可以設定段落數和每段的句子數，如制作一段5個段落，每段3句話的文本，輸入「=rand(5,3)」，回車就行了。——練習Word技巧時，可以用這個方法瞬間創造出一段文字。

· 輸入著作權符号和商标注冊符号的快捷鍵：©，圓圈裡面一個C，「Ctrl Alt C」，®，圓圈裡一個R，「Ctrl Alt R」，右上方TM，「Ctrl Alt T」。三個鍵要同時按下。

· Word中利用鼠标選擇詞、段落：鼠标箭頭光标在右側，雙擊選詞，三擊選段落。鼠标箭頭光标在左側，單擊選一行，雙擊選一段，三擊選全文。

· （另外可以鼠标 鍵盤合作，選取長文中某長文字，操作是：要選擇的文字開頭，鼠标單擊一次，滑到要選擇内容的最後一個字，按下Shift鍵，單擊，就可以選擇到想要的内容了。）

· 字體格式的快捷鍵：加粗斜體下劃線，就是Ctrl加上菜單欄上對應的字母，BIU

· 字體變大變小的快捷鍵：「Ctrl 【」：變小 、「Ctrl 】」：變大

· Word快速執行居中或左對齊的方法：Word輸入文本沒有特别設置的狀态下，位置對齊方式是兩端對齊，可以通過快捷鍵變更位置對齊方式。「Ctrl E」居中，「Ctrl L」左對齊，「Ctrl R」右對齊，「Ctrl J」兩端對齊，「Shift Ctrl J」分散對齊。

· Word的大綱視圖，确認視覺上的構成：使用大綱視圖功能，輸入的文章會被分條顯示，各個項目的順序可以被自由調換。可以一邊整理和分類關鍵詞，一邊确定上下級關系，就可以在短時間内完成文件的大緻骨架。

· Excel瞬間移動到A1單元格：不用鼠标滑動和滑動滾動條，在工具欄下的"名稱"框中輸入"A1"，回車即可。這個"名稱"框通常會被忽視，其實它在盡職盡責地顯示我們當前鼠标、編輯所在單位格。

· Excel删除行和列：選擇要删除的行或列，快捷鍵「Ctrl -」，直接可删除。如果隻選定單元格，沒有選定某行的話，就會彈出删除的對話框。同理，插入的話，可以使用快捷鍵「Ctrl 」（即：「Ctrl Shift =」）。

· 迅速選擇Excel單元格：「Shift Ctrl ↑、↓、←、→」中的任一，可以選擇制定單位元相應方向的部分。另外，「Ctrl ↑、↓、←、→」中的任一，可以快速跳到相應的單元格。

· 利用Excel的朗讀功能，避免數據輸入錯誤，使用朗讀功能，用眼睛和耳朵進行雙重檢查。

· 輸入下一個單元格的快速操作，在某個單元格完成輸入後，要往橫縱各個方向上輸入數據，如果按下回車，光标會自動向下方移動。如果想向上方單元格移動，按下「Shift Enter」，向右方移動按Tab，左方移動按「Shift Tab」。（嗯，有的時候按下↑、↓、←、→就可以了）

· 在Excel中轉換行和列：複制要轉換的某行/列，選擇性粘貼，選擇轉置，就可以了。（在Word中需要轉換行、列時，我會複制進Excel來操作，方便快捷）

· 在Excel中讓單元格瞬間進入"編輯"狀态：編輯單元格的時候，常用的操作是雙擊單元格，或者在菜單欄的輸入欄輸入。可以使用這個方法，選擇要編輯的單元格，按下F2，光标會自動插入單元格内容的末尾，之後用鍵盤直接編輯、修正就可以了。

· 輕松移動Excel中的"行"：選中整行，把光标移動到序号列的邊框上，光标會變成帶十字箭頭，拖動即可。對列和單元格也可以這麼操作。另外，同樣的操作方法，一邊按下Ctrl一邊拖動的話，就可以複制整行。（選擇要複制的内容，使用Ctrl，拖動到要粘貼的位置，是一個超級方便的操作）

· 在Excel中選擇已經輸入過的文字：同一列中輸入重複信息，可以按下「Alt ↓」，顯示同一列中已經輸入過的文字内容的列表，然後從中選擇想要的文字，按下回車即可。

· 在Excel單元格中換行：在Excel單元格要在同一個格子裡換行的時候，如果隻輸入回車鍵，會跳轉到單元格下方。一般人會通過很多個空格，達到視覺上的換行效果（我就是這麼幹的）。其實可以通過這個方法實現，按下「Alt Enter」，在單元格中光标就會移動到下一行。另外，如果在單元格内換行的話，行數增加，單元格的高度會自動變高。

· Excel活用狀态欄：對于選定範圍内單元格的數值，下方狀态欄會自動進行相應的計算，如平均值、計數、求和。這樣可以一眼确認，節省計算時間。如要改變狀态欄中顯示的項目，單擊右鍵就可以選擇設定了。

· Excel數字自帶分位符：「Ctrl Shift ！」，快速完成分位符的轉換。

最後是作者提到的關于Excel的2個好習慣：

1、 為了讓下一個使用Excel文件的人容易使用，工作結束後，将單元格的位置恢複為A1，将窗口的尺寸調至最大，然後覆蓋保存。

2、 最後再"完善"：本着提高效率的決心，盡量避免做無用功，在制作Excel表格的途中，不用時時調整表格的種類和列的寬度。隻需在表格完成後一口氣調整所有行和列的寬度。

今天分享的這些内容來自書籍《時短術》。

其實類似的快捷操作還有很多的，想要高效工作，避免繁瑣，平常就要多加留意這些小技巧。

我自己的做法是，将操作方式寫在便利貼上，貼在電腦旁，需要時就會照着操作。通過這樣的刻意練習，加強記憶，熟能生巧之後，它們就成為我的技能了，便利貼也就光榮退休了。

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