文檔管理工作職責?文檔管理使人力資源部門受益的 7 種主要方式，我來為大家科普一下關于文檔管理工作職責?下面希望有你要的答案，我們一起來看看吧!

文檔管理工作職責

文檔管理使人力資源部門受益的 7 種主要方式

在 COVID-19 大流行期間，人力資源 (HR) 必須迅速調整工作重點，将其活動重點重新放在遠程勞動力的需求上。盡管許多員工繼續在家工作，但安全的工作場所重新開放也是人力資源部議程上的重要項目。随着您的組織應對不斷變化的經濟和社會條件，用數字工作流程取代紙質流程将使您能夠專注于幫助員工應對新的工作挑戰。

當 HR 的管理職能是基于紙質的或依賴于諸如 Excel 電子

表格、共享驅動器和無法共享數據的軟件等不連貫的技術時，工作既費時又費力。借助辦公自動化軟件，您和您的人力資源團隊可以專注于諸如員工敬業度等戰略問題，通過安排虛拟活動和培訓來維護公司文化，并在出現工作場所問題時提供快速響應。

辦公自動化影響的關鍵領域用自動化取代紙質流程意味着提高從招聘和入職到離職等流程的效率。這裡簡要概述數字化的文檔管理系統對某些功能産生的重大影響。

1.疾病控制中心健康篩查管理要求：人力資源部門通常發揮領導作用，提供一種安全的方式來篩查員工和訪客，以便在他們進入您的辦公室之前确定他們的健康狀況。這些預防措施非常明顯，并向員工保證重返工作崗位是安全的。通過電子表格和自動化工作流程自動化此功能可提供非接觸式入住/退房、特定時間誰在大樓内的記錄以及州和聯邦準則得到遵守的證明。如果需要追蹤接觸者，這些信息将被保存、可搜索并且随時可用。

2.為遠程員工提供服務：數字文檔管理在加密存儲庫中保護員工文件，并通過受控訪問權限保護他們。在家工作的員工可以輕松訪問福利信息，包括醫療保健和兒童保育靈活支出賬戶、員工援助計劃和休假請求。您的人力資源團隊不僅可以在任何地方和任何設備上查看文檔和工作流程狀态，而且員工可以安全地訪問他們的個人記錄。員工自助服務和對信息請求的快速響應為員工和您節省了時間和精力。

3.員工記錄管理：文檔管理解決方案可輕松适應您的公司記錄管理政策和程序，随着您的組織發展而擴展，輕松适應您獨特的人力資源工作流程，并與其他系統集成。它還減輕了 I-9、工資稅和工人賠償索賠等内部或外部人力資源審計的壓力。

4.管理政策和程序：當 HR 推出新的政策和程序時，文件管理軟件使分發更容易，并提供審計跟蹤。電子表格使獲得員工簽字的速度更快、更容易且更具成本效益。

5.招聘：現在大多數招聘都是在線進行的，自動處理通過電子郵件發送的簡曆、查看簡曆并将适當的簡曆發送給招聘經理就更有價值了。内部電子簡曆分發可确保面試求職者的每個人都可以訪問這些信息。在人力資源工作流程效率方面，以電子方式設置招聘審批使流程一緻且可重複，同時創建所有招聘活動的審計軌迹。

6.入職：新員工在組織中度過的前 90 天通常決定了員工成為敬業成員的速度。一些在網上接受面試的新員工在開始工作之前可能沒有機會見到你或他們的上司。入職程序自動化可确保新員工感到受歡迎并做好準備，使他們在工作的第一天沒有壓力且富有成效。為确保涵蓋所有基礎信息，您可以創建所需任務的入職清單，包括就業确認、保密協議、員工手冊和初始培訓計劃。您可以輕松管理新員工配置，為員工提供開始工作所需的所有物品——即使這些物品被送到他們的家中，而不是送到辦公室。

7.績效管理：通過自動化，您可以自定義績效評估模闆并設置自動審查的日期，同時捕獲和存儲所有信息。招聘審查、工資批準、年度加薪和基于績效的加薪都被簡化為高效的工作流程，有利于企業和員工的提升。另一方面，如果您正在處理績效問題，您将擁有清晰、一緻的文檔記錄，詳細說明員工的工作記錄。

Young Automotive公司如何将遠程員工的招聘和入職工作自動化DocuWare 的客戶 Young Automotive集團由遍布猶他州北部和愛達荷州南部的 15 家汽車經銷商組成。該公司需要一個文檔管理系統來管理其人力資源入職和招聘工作流程，這曾是一個複雜的紙質流程。員工需要出差到公司辦公室完成入職任務。員工和企業普遍都有挫敗感，而且訪問文件也受到限制。

當 Young Automotive 集團實施 DocuWare Cloud 時，求職者和新員工的所有電子表格都被上傳到他們的簡曆中心軟件中。然後，管理人員可以在決定雇用申請人後，自動将表格發送給申請人。每個表單都用于觸發 DocuWare 中的自動化工作流程。現在HR和員工之間有了可靠的溝通； 本地經理通過遠程訪問數字化方式，對員工的記錄有寶貴的洞察力。

DocuWare 允許人力資源和工資部門從一個集中的數字位置控制文檔和信息的流動，從而提高了他們的生産力。使用 DocuWare 表單和工作流，他們擁有在入職期間捕獲所有員工信息的完整流程，創建所需的文檔進行處理，并将關鍵任務交付給所有遠程員工，使流程高效且可預測。

人力資源的角色将随着新常态的到來而演變即使我們達到新常态，人力資源部門仍将繼續滿足遠程工作人員和返回工作場所的人員的需求。根據普華永道 2020 年 6 月的一項美國遠程工作調查，辦公室工作人員表示，即使在 COVID-19 不再構成威脅之後，他們也希望能夠更頻繁地在家工作。調查受訪者還報告說，他們懷念與同事的互動，并且正在或計劃至少部分時間回到辦公室。

在當前充滿挑戰的環境中，企業不能再因紙質流程而放慢速度。這在人力資源部門尤為重要。将與簡曆、申請、入職表格、工資單報告和稅務表格以及績效評估相關的流程數字化可以節省時間并且更具成本效益。當您的部門被要求在不增加人員的情況下承擔新職責時，工作流程數字化能使您的工作生活更輕松。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!