相信已經有不少職場人擁有過線上協同辦公的經驗，這個時候，好用的線上協同辦公工具，則可以助力提升職場人的工作效率。那麼對現在已有的線上協同辦公産品來說，如果想改善自身的項目協同能力、更好地助力企業辦公人員，可以從哪些方向入手優化産品呢？不如來看看作者的實戰經驗總結吧。

當下疫情反複，在線辦公用戶數量仍處于增長趨勢，線上協同成為實現高效辦公的方法之一。一方面，企業實現全面數字化轉型，實現在線協同辦公，對于現代企業來講是一個趨勢，也是一種必然。另一方面，如何在現有辦公平台的基礎上實現精準提效，對企業來說也是一種考驗。

本篇文章筆者将結合58的雲效項目協同2.0設計方案，分析一下協同辦公提效的經驗。快來看看吧～

一、設計目标拆解

1. 優化對象

雲效是企業内部的效能研發平台，輔助公司員工研發産品。本項目的優化内容是針對它的項目協同能力，該部分的主要功能是“創建并管理項目”和“線上協同推動項目流轉”。

2. 設計依據

由于是自用産品，因此缺乏有效的數據驗證，需要找到合理的設計依據。所以我們聯系業務方開展針對員工的訪談，以職位為基礎分類，梳理他們的工作流程；根據不同的工作階段，收集各個用戶角色的使用痛點；最後将痛點進行了分析和整理，将重點問題進行了分類彙總，最終總結出結論——效率低。

因此本期的優化目标也明确下來了，就是對項目協同進行辦公提效。

将重點問題進行了分類彙總，最終總結出結論——效率低

3. 提效内核

在開始設計前要搞明白一件事，那就是項目協同的基礎構成是什麼？它們分别是“流轉”和“角色”。

為了方便理解，筆者把項目協同系統比喻成工廠，把項目推進比喻成商品制造，項目從策劃到上線，就如同商品在一條流水線上會經曆多個加工點，從原材料到最終完工上市。這條流水線在項目協同中可以它稱為“流轉”，而在流水線上的加工點們，其實就是公司員工，我們稱他們為“角色”，角色需要完成相應的任務，才能将項目從一個節點流轉至下一個節點。因此“流轉”和“角色”共同構成了項目協同系統。

項目協同系統的構成

所以提效的關鍵就在于“角色能否順利完成任務”，同時“項目能否進行順利流轉”。滿足這兩點，項目協同系統才能高效運行，從而到達辦公提效。

因此我們可以得出一個公式：“辦公提效=角色完成任務的效率x流轉順暢程度”。即用戶能在順暢的流轉過程中，高效地完成各節點的任務。再結合訪談結果，本次的設計目标逐漸清晰：

• 提升項目流轉效率：梳理生命周期，滿足全流程覆蓋；搭建消息體系，提升信息觸達率。
• 提升任務完成效率：概念優化，降低學習成本；搭建高坪效頁面，提升閱讀和操作效率；多維度展示，提升決策管理能力。

設計目标确認

二、提升項目流轉效率

1. 項目流轉全覆蓋

舊版雲效隻覆蓋了産品和開發，而本期我們要做全流程角色的覆蓋，因此筆者從角色和工作兩個層面重新梳理了産品生命周期，角色層面包括了從産品，設計師，開發和測試，即産品研發的全流程參與的員工；工作層面包括了從需求策劃一直到上線的全工作流程。主要目标是梳理出各角色需要完成的任務，同時确認在流程上的流轉節點。

産品生命周期（内容較多隻展示部分）

在本期方案中項目流轉還是采用手動為主。舉個例子，如産品在雲效上創建了一個需求，并在線撰寫了文檔，此時他可以将需求流轉給設計師，設計師收到需求後和産品溝通需求細節和排期，然後開始設計介入，此時産品即可将該需求的狀态就變為了「設計中」，以此類推角色持續推動需求流轉，直至完成上線。

流轉路徑

在未來我們将會實現高度自動化的流轉方式。比如完成某些任務後能進行自動化流轉，再舉個例子：設計師在雲效上直接上傳設計終稿，産品确認後可自動流轉到下一流程節點。

2. 打通辦公消息提醒體系

經訪談發現，項目流轉存在信息傳遞不及時的卡點，需要提升用戶觸達。考慮到公司現有觸達方式中，美事和企業郵箱的普及度較高，依托這兩款産品能做到全公司的消息觸達。于是筆者與業務方梳理了消息提醒的場景，包括了「待辦提醒」和「異常提醒」兩部分。以下可以舉兩個案例進行分享。

自動化待辦提醒：需求負責人完成創建後會自動流轉到參與人，告知對方被分配了相應的事項。

自動化待辦提醒

自動化監測提醒能力：舊版項目流轉是由負責人全權監測，無形中增加工作成本。優化後方案以系統監測為主，負責人為輔。當系統監測到異常時（主要是臨近逾期或已經逾期），會自動在美事裡推送未完成的内容，用戶可點擊查看詳情，并及時處理。

三、提升任務完成效率

1. 概念提效

舊版的産品概念複雜，存在重複性内容，如「項目」和「産品」，如“産品”和“項目”這兩個概念的相似度就很高，很多新用戶難以理解。同時不符合業界定義的認知，如「疊代」，本應該是需求的合集，但是舊版二者卻是并列關系，造成了理解成本高的問題。

在優化方案中，我們将概念扁平化，合并相似度較高的概念，放棄部分不常用概念。同時調研市面現有平台的概念體系，做到盡可能符合業界認知。從而降低理解成本。

概念提效

2. 搭建高坪效頁面

工作事項作為平台最基礎組成部分，主要問題是頁面交互方式老舊，體現在結構分散且層級複雜；使用過程中跳轉頻繁，需要重新搭建高坪效的頁面。同時在閱讀浏覽、新增内容和語義理解方面都存在設計細節問題。筆者以需求詳情頁為例，說一下搭建高坪效頁面的方法。

頁面層級重構：筆者采用了卡片分類法将頁面組件重新歸類組合，重構新頁面，同時考慮到用戶的快速浏覽習慣，将原有跳轉新頁面改為抽屜的展示方式，減少反複頁面跳轉帶來的體驗不佳。

頁面層級重構

看到有用的信息：合理控制信息密度，同時保證添加内容的便捷性。設計吸頂的創建入口，點擊後可跳轉到預設位置去添加内容。頁面上不會出現多餘信息，有效降低頁面的信息密度。

快速創建

快速看到想看的：随着用戶在抽屜内新增的内容越來越多，頁面也會變的越來越長，為提升浏覽效率，在左側設計快捷幀導航欄，點擊後能快速跳轉到相應位置，提升浏覽效率。

快捷幀浏覽

低成本理解文案：本次在語義設計上做了調整，确保用戶低成本理解。以操作日志為例，日志裡記錄了所有操作記錄，表達内涵是“哪些用戶在什麼時間進行了如何的操作”，因此設計由「用戶名」 「行為」 「結果」 「操作時間」組成的字段句式，使語義做到标準化且降低理解成本。

語義提效

3. 多維度展示

在舊版方案中大量使用列表作為展示方式。但單一維度列表僅僅強調了事項的主題，考慮到在實地的工作場景中，用戶是需要從多種維度去管理工作事項。

層級關系展示：需求存在父子級關系（一個需求可以被拆分成多個子需求，分期完成），因此需要能表達清楚層級關系的展示方式。筆者使用了樹形圖的展示方式，明确父子級關系。

進度展示：因為我們所參與的事項都是有起止日期的，什麼時候開始，什麼時候結束，中間需要幹多長時間，都需要讓用戶有清晰的感知，從而提升管理效率。筆者采用了甘特圖，以事項進度的維度來管理決策，同時設計了拖拽功能方便用戶及時編輯進度。

流轉狀态展示：工作事項需要流轉的，因此需要以流轉狀态的維度去展示事項，能更好地幫助用戶感知事項所處的狀态，及時規劃流轉動向，從而提升事項流轉效率。筆者采用了看闆的展示方式，以事項流轉狀态的維度來管理決策，用戶可拖拽事項，及時進行流轉。

多維度圖标展示

四、項目總結

回歸到辦公提效公式：“辦公提效=角色完成任務的效率x流轉順暢程度”。在“流轉”和“角色”兩個方面的優化。

通過梳理産品生命周期将做到全流程覆蓋，同時搭建信息體系，提升流轉信息的觸達，進而提升項目流轉效率。再通過優化概念，降低學習成本；搭建高坪效頁面，提升閱讀和操作效率；搭建多維度展示方式，提升決策管理能力，保障用戶在各節點完成任務的效率。

最終做到精準的辦公提效。

一個公式，助力辦公提效

五、寫在最後

本次改版還在繼續中，我們會繼續以提效為目标持續優化。B端産品不同于C端，尤其是企業類辦公産品，會經常缺乏埋點導緻缺乏有效的數據支持，因此不能像C端産品以數據作為設計依據。

需要設計師深入産業了解業務背後的運行邏輯，訪談目标用戶觀察其行為并收集其訴求。由此才能足夠了解業務，為企業用戶産出更優秀的設計方案。

希望這份B端設計改版的内容能夠對大家有所幫助～

作者：58UXD

來源公衆号：58UXD（ID：i58UXD），58UXD，全稱58同城用戶體驗設計中心。

本文由人人都是産品經理合作媒體 @58UXD 授權發布于人人都是産品經理。未經許可，禁止轉載。

題圖來自 Unsplash，基于CC0協議。

該文觀點僅代表作者本人，人人都是産品經理平台僅提供信息存儲空間服務。

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