輕松辦公-OfficeExcel學習進階

（一）

Excel相信很多人都用過，數據分析，制做報表，做數據庫等等，功能強大而實用。現在，我就跟大家一起來探讨學習它的具體操作。

一、數據整理

在工作當中，我們都會接觸到很多的數據，這些數據可能是别人給的，也或是從一個數據庫中導出到Excel中的，這些數據，有的并不符合我們的要求，需要做一定的處理後才能正常使用，這時我們就要運用Excel提供的數據處理功能對這些數據進行分析整理，這是利用Excel進行統計分析數據的重要一步。

1、非标準日期數據的修正

Excel裡的日期數據是以數值形式存儲的，默認的最小日期是從1900年1月1日開始，到最大日期值9999年12月31日。每一個日期值對應一個整數，即：1（1900年1月1日）-2958465（9999年12月31日）。對輸入的數據格式的要求:年、月、日3個數值之間用減号（-）或斜杠（/）隔開，如下所示：

2021-11-5

2021/11/5

2021年11月5日

21-11-5

11月5日

11-5

11/5

15-Oct-21（如果中間是用月份的英文縮寫，那麼Excel會從右向左以年月日轉換成日期，如果日的數字大于所示月份最大天數時，則不會轉換成日期格式，會以字符顯示）

月份的英文縮寫：

一月 Jan

二月 Feb

三月 Mar

四月Apr

五月May

六月Jun

七月Jul

八月Aug

九月Sep

十月Oct

十一月Nov

十二月Dec

看下面這個例子，我們分别用20211108、2021-11-08、21-11-08、08-Nov-21和12-Nov這5種格式輸入，看看Excel是如何轉換的：

先來看看20211108這種格式：因為是8位數，超出了Excel日期最大數（2958465，9999年12月31日）所規定的範圍，則會被認為非法數值，以“######顯示”，如下圖：

2021-11-08、21-11-08、08-Nov-21和12-Nov這四種格式顯示的結果：

文本格式：

日期格式：

08-Nov-21格式：

12-Nov格式：

Excel對輸入兩位數年份會進行不同處理，如：

00~49：Excel會将兩數之間的年份轉換為2000-2049。例如：輸入“00-12-23”，Excel将轉換成默認的日期格式2000/12/23。

如果表中有大量的非法日期，就必須先将這些非法日期修改為真正的日期，根據實際情況可采用不同方法。

在多數情況下，從數據庫中導入的日期格式的數據絕大多數都是非法日期，如果一個一個修改肯定是不現實，費時費力，這時，我們可以使用“分列”工具批量修改。

如下圖數據，格式都是非法的：

現在我們用“分列”工具進行批量修改操作：

先選中A列（分列隻能對單個列操作，不能對多列操作），再選擇“數據”菜單下的“分列”，如圖：

在彈出的“分列”工具窗口中，直接點“下一步”操作（一般情況下，前2步操作都是直接點“下一步”）

步驟一：

步驟二：

步驟三：選擇“日期”選項：

最後點“完成”按鈕完成批量修改，修改後的數據如下：

對于E列中的日期數據，因為裡面格式是月日年（MDY）,所以，在“日期”選項中，要選擇MDY，如下圖：

上面的日期數據都是一個單元格一個數據，但有時，因為工作需要，可能會在一個單元格裡出列複合日期數據，比如下面這種格式：

2021年1月1日-2021年12月31日

對于這種格式，我們可以用LEFT函數和RIGHT函數将數據提取到相應的單元格中。

LEFT函數：

格式：LEFT（目标單元格，截取字符的個數）

功能說明：從指定的目标數據中，從左邊第一個字符開始截取指定數目的字符。

RIGHT函數：

格式：RIGHT（目标單元格，截取字符的個數）

功能說明：從指定的目标數據中，從右邊第一個字符開始截取指定數目的字符。

現在我們來對上面那個數據進行截取操作，如圖：

在B列第二行即B2單元格中輸入公式：“=LEFT(A2,10)”,公式的功能是：從左開始截取A列第二行即A2的10個字符：

從右開始截取：

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