檔案掃描員主要從事檔案掃描整理工作。工作流程一般包括檔案拆分、數據錄入、檔案掃描、圖像處理、質量審查、質量審核、檔案裝訂等流水化作業。掃描、圖像處理、質檢、審核一般電腦上操作,基本要求熟悉電腦,鍵盤、鼠标能夠熟練使用,一般都有專門的掃描加工系統,在系統上操作就可以。檔案掃描員的工作開展實現了檔案從目錄到原文信息的數字化,進一步創新了服務機制,使檔案的查閱利用告别了過去人工查閱紙質檔案的繁瑣,可以直接在數據庫上查閱公開文檔。
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