1、文檔的分類要清晰。将不同的文檔分成不同的類别,放在不同的文件夾之内,便于查找;
2、清晰易懂的文件命名。命名能夠反映文件的内容,便于查詢;
3、文件版本記錄要清楚。不同時間、不同時期的不同版本,要分清;
4、文檔流通記錄要記錄;
5、文檔電子備份。為安全起見,對文檔要進行安全掃描備份,防止文件丢失等意外情況;
6、文件管理者的流動管理。管理者流動,會造成文件管理的混亂,所以在交接時一定要交接好。
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