今天是第25個“世界讀書日”，你有多久沒有讀完過一本紙質書了？

随着電子産品的興起，身邊的紙質書、紙質文件越來越來少。電子文件的數量不僅多，而且雜。

許多人經常會有這樣的尴尬，同事或老闆急需一個電子文件，卻怎麼也找不到！可是自己明明記得保存在桌面了。

找文件不僅浪費精力，有時還要浪費時間重新做，關鍵老闆會覺得你——做事沒條理，不認真，文件都找不到，差評！

随着電腦文件的增多，很多人都犯了難。紙質文件還沒整利索，電腦文件更雜亂。反正都在電腦裡，索性就丢在那裡。可是日常不整理，關鍵時刻就找不到。

别小看找不到的文件，它可能會成為晉升路上的絆腳石！快點快點，電腦文件整理起來~

如果把所有電子文件都攤開，那就太多、太難整理了。所以，在整理電子文件前，要先想好一個具體的分類方法。把文件夾按照一定的順序先建好，再添加相應内容到文件夾。

比如，按照項目或課程分類，分為收納課程、骨格課程、能量課程、美妝課程、英語課程等。然後這個項目下的文件、圖片、視頻等都放進來，再進行二級分類。

文件的分類有很多種，可以按照時間、項目、屬性、内容等不同的方法進行分類。具體的方法以及框架結構要根據個人習慣而定。

而且在個人電腦中做分類的時候，一定要考慮将工作内容和個人内容分開，如果混為一談，就是亂上加亂。

在分類時，一定要注意以下幾點，避免自己越理越亂，同時也方便日後尋找：

1.不要建立太多下級文件。下級文件建立太多，不僅容易忘記，而且每次尋找就像尋寶，不确定在哪個文件夾中才能找到需要的内容。建議三級文件夾就好。

2.命名簡單好記。命名的時候，選擇不常用的字是為了方便尋找，沒想到，最後連自己都不記得。所以，文件夾一定要用熟悉的關鍵詞命名，而且要簡單。這樣才能方便日後翻找。

3.控制文件數量。文件數量太多，也會造成難尋找。所以，不用的文件一定要及時清理，既為電腦清理空間，也方便浏覽。

電子文件一樣需要篩選和删減。電腦的空間是有限的，如果内存太滿，不僅可能造成使用緩慢，找自己想要的文件更難。

文件太多，如同大海撈針

工作中，會接收各種各樣的文件。可能隻是資料更新了一下，我們就又接收了一份内容重合度很高的文件。所以，要對文件進行篩選，留下最新版本，同時将不會再用到的文件進行删除。

如果接收了同一個項目的不同資料，要進行合并整理，方便能在一個文件夾中找到所有資料，同時也避免保存位置的不同而忽略資料。

在這一環節，下邊這些點要注意，不然會發現整理完之後少了資料：

1.篩選文件時，一定要知道這份文件是否有用，再進行删除。雖然電腦有恢複功能，但不少人都幹過誤删這件事。在沒确定是否還有用之前，建議文件留下。

2.學會删除。許多人不删除文件的一個重要原因就是——害怕以後會用到。如果是根據格式修改内容的文件，建議保留1份最全面的即可。如果是資料型的，建議同一項目的内容合并，先保留一段時間，确保無用了再進行删除。

好的習慣都是在堅持中培養出來的，電腦文件整理也是一樣。根據工作所要建立的文件數量，選擇固定周期進行整理。

一周、半個月或一個月都可以，但是不建議大家超過一個月。時間越久，堆積文件越多，越難整理。

在定期整理時，如果注意到這些内容，日後使用會更方便：

1.學會備份。無論是硬盤、網盤，重要資料一定要備份！！！電腦不是萬能的，誰也不能保證它不出問題。同時也不能保證自己是否會誤删。

2.給自己做提示。如果害怕自己忘記重要文件的位置，不妨記錄下來給自己提個醒。因為在篩選、合并、删除的時候，可能會更換命名或是保存位置，記錄下來有備無患。

整理好文件，電腦桌面也要整理，别再把所有文件都堆在桌面上了。正在處理的文件可以在桌面上設置一個臨時文件夾，一旦處理完畢後可以移入劃分好的文件夾裡，不需要的文件及時清理。建議電腦桌面上最好不要放超過10個文件，随時保持整潔有序的狀态。

整理的前後對比

桌面整理還有個“小心機”教給大家，可以用已經做好分類的圖片做壁紙，這樣更加一目了然。

無論是紙質文件還是電腦文件，都和我們的工作密不可分。如果文件不好好整理，不僅尋找耗費時間，還可能出現丢失的情況。耽誤了工作，也給别人留下不好的印象。養成定期整理的習慣，讓自己的工作更有效率。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!