報表定義就是對會計報表的格式和數據來源的設定過程。會計報表的格式 多種多樣，除會計制度規定的報表種類資産負債表、損益表、現金流量表 以外，各行業、各企業還可能根據國家不同的管理機構和本企業的需要設置其 他報表，如管理費用表、主要産品成本表、流動資産表、應交增值稅明細表、 工資計算表、制造成本表等等。
在通用會計軟件中，報表系統隻是為用戶提供 了自定義空白格式的功能，系統生成報表時，隻能按用戶定義的格式生成。報表的數據是按會計制度的規定，對已輸人的會計信息進行加工、整理、 彙總、計算出來的。各報表的各個空白位置的數據，是依據設定的取數公式而 形成的。
數據的來源主要有以下幾個方面:
—從賬中取數從某賬戶中取某一時期或某一會計期間的某項數據。如通過科目代碼，确 定獲取某一賬戶的餘額，借方累計發生額或貸方累計發生額等；或者從幾個賬 戶中取數，進行會計彙總，填人報表中的某一行某一列中，如資産負債表中 存貨來源于材料采購、原材料、包裝物、低值易耗品、材料成 本差異、委托加工材料、自制半成品、産成品、分期收款發出商品、生 産成本等科目的期末借貸方餘額相抵後的差額填列。
二從報表中取數從報表中取數是指從已形成的當前報表或其他報表中獲取數據填人某行某 列中，如合計欄是由以上的欄目數據彙總加計；資産負債表的本年利潤可 以從損益表中獲取。
三手工輸入數計算機尚未聯網時，下屬單位已有報表，為了彙總或分析，需要将下屬單 位的報表中數據錄入計算機中，所以要手工輸入。
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