公文特定格式是什麼?公文三種特定格式之間的主要區别，今天小編就來說說關于公文特定格式是什麼?下面更多詳細答案一起來看看吧!

公文特定格式是什麼

公文三種特定格式之間的主要區别

嶽海翔

《黨政機關公文格式》（GB/T9704--2012）（以下簡稱格式）頒行于2012年6月29日，至今已近8年之久。這是黨政機關和企事業單位在公文處理實踐中必須統一遵循的國家标準法式。《格式》中将公文的格式劃分為标準格式和特定格式。所謂“特定格式”是相對于公文的标準格式而言的，是公文标準格式的補充，具體包括信函格式、命令（令）格式、紀要格式三種，其公文組成要素的标注規則有别于公文的标準格式的要求。但在公文處理實際工作中，這些特定格式的公文被廣泛使用，其作用和效力與标準格式的公文相同，隻是表現形式有所不同而已。由于很多實際工作者對3種特定格式的公文區辨不清，經常會出現一些不合規範的問題，因此很有必要對其進行辨析。

從總體上看，3種特定格式的區别主要表現在如下7個方面：

（一）對應的文種不同。3種特定的公文格式，其所對應使用的文種名稱是有所區别的，具體表現為采用命令（令）格式的公文，其所使用的文種隻能是“命令”或者“令”；采用紀要格式拟制的公文，其所涉及的文種則隻能是“紀要”，故而這兩種特定格式與其所使用的文種之間具有嚴格的一一綁定的關系，是嚴格對應的；而采用信函格式的公文，其所涉及的文種就相對寬泛，因為它不僅僅限于“函”， 是針對非普發性公文所采用的一種格式，它是一種特定的公文格式，并不是一個文種，與我們通常所說的“函”文種有着很大的區别。相對于公文的标準格式而言，信函格式相對簡單，易于操作，由發文機關按照規定在行文時選擇使用與行文方向一緻、與公文内容相符的文種，多見于通知、批複、意見、函等文種的拟制。

（二）效能功用不同。長期以來，公文的信函格式被各級黨政機關普遍使用，通常用于答複、解釋或說明某一具體事項，發揮了重要作用，使用頻率非常高。但在具體實踐中，命令（令）格式則體現出了國家政令的權威性和統一性，根據《黨政機關公文處理工作條例》的規定，命令（令）适用于公布法規和規章，宣布施行重大強制性措施，批準授予和晉升銜級，嘉獎有關單位和人員。這些命令性事項，顯然是其它文種所不具備的。紀要格式則是專門記載會議議定事項的一種固定格式。根據《黨政機關公文處理工作條例》規定，紀要适用于記載會議主要情況和議定事項。在實際工作中，各級黨政機關例行會議、專題會議等讨論議定的事項和會議主要情況可通過紀要的形式印發，作為指導機關開展工作的依據。這樣，就使得紀要格式僅具有單獨的記載功能，不像信函格式尤其是命令（令）格式那樣的權威性和效力。

（三）發文機關标志不同。上述這3種格式的公文，其外在的結構表現形式有相同之處，但也有較為明顯的差異。采用信函格式的公文，發文機關标志推薦使用紅色小标宋體字，大小自定。使用發文機關全稱或者規範化簡稱，聯合行文時，使用主辦機關标志。發文機關名稱之後不加“文件”二字。采用命令（令）格式的發文機關标志由發文機關全稱加“命令”或“令”字組成，一般不使用發文機關規範化簡稱。這點顯然與信函格式的公文發文機關标志具有明顯差異。聯合發布的命令（令），發文機關名稱順序分行編排，兩端對齊，“命令” 或“令”字置于所有聯署發文機關名稱右側，上下居中編排。紀要格式是以固定版頭印發會議紀要的特定格式，紀要标志由“XXXXX紀要”組成，不加“文件”二字，居中排布。

（四）距離版心上邊緣的尺寸規格不同。信函格式的公文，發文機關标志上邊緣至上頁邊為30mm，居中排布。與通用公文格式相比，發文機關标志往上移了42 mm。采用命令（令）格式的公文，發文機關标志上邊緣至版心上邊緣為20 mm，推薦使用紅色小标宋體字，字号大小由發文機關自定。采用紀要格式的公文，上邊緣至版心上邊緣為35 mm，推薦使用紅色小标宋體字，字号大小自定。

（五）發文字号标識位置不同。信函格式的公文，發文字号頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下，與該線的距離為3号漢字高度的7/8；采用命令（令）格式的公文，其發文字号稱為令号。令号是命令（令）的編号，作用等同于發文字号，發文機關标志下空二行居中編排令号，一般采用“第× ×号”的形式，不編虛位。采用紀要格式印制的公文，其發文字号稱為編号，作用等同于發文字号，可居中編排在發文機關标志下空二行位置，可以采用“第× ×号”的形式，不編虛位。

（六）标題和分隔線要求不同。信函格式的公文，标題應當采用發文機關名稱、事由、文種3個要素齊全，發文機關标志下4 mm處印一條紅色雙線（上粗下細），距下頁邊20 mm處印一條紅色雙線（上細下粗），線長均為170 mm，居中排布；命令（令）一般無标題，令号和正文之間無紅色分隔線；采用紀要格式的公文，其标題應當寫為“關于研究××問題的紀要”或者“會議名稱＋紀要”。

（七）版記标示不同。與一般公文格式相比，信函格式公文版記中不加印發機關和印發日期，隻有抄送機關，抄送機關上下不加分隔線，位于公文最後一面版心内最下方。采用命令（令）格式的公文，由于其正文很短，一般沒有版記；采用紀要格式的公文，其版記需要标注“分送”。此外，像信信函格式的公文首頁不顯示頁碼，命令（令）格式的公文之需要加蓋領導人的簽名章，紀要文種不需加蓋印章等等，也都具有明顯的區别和拟制要求。

（作者系中國寫作學會副會長，中國公文學研究所所長、研究員）

【特别提示】由于本文系采用WORD文檔上傳，因此可能出現排版方面的變動，敬請留意并見諒。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!