檔案整理的基本方法有哪些？隻要是從事人力資源崗位的工作，你就肯定離不開大量的人事資料，而對這些資料的有序整理正是對HR基本功的最大考驗。條理清晰的資料和檔案，可以提高我們對員工管理的效率，相反的，雜亂無章的資料必然會造成管理的混亂，給我們後續的工作帶來阻礙。本文就針對整理企業的檔案資料，給大家梳理出檔案整理的基本方法的3大整理步驟。

　　檔案整理的基本方法有哪些

　　第一步：确定檔案資料的分類

　　人事部門所涉及的檔案和資料種類繁多，為了方便今後的查找以及後續資料的歸檔，我們首先要有一個清晰的資料分類規劃。這種分類可以根據人力資源的不同闆塊，再結合企業的日常運作來劃分成幾個大類，作為一級分類。其次，再根據具體的檔案内容進行二級分類，最後可以根據使用的周期（如月度、季度、年度）或部門/職能，進行三級的分類。如圖可以給大家一個參考：

　　如果今後還有新類别的資料，可以根據原有的劃分規則進行添加。這樣一來，我們在查找文件的時候，條理就會很清晰，可以迅速定位檔案存放的方向。

　　第二步：規範檔案的格式/模闆

　　顯然，有條理的文檔資料應該有一套規範的填寫/錄入要求，這樣的好處是能夠讓我們快速識别資料的類别，并且迅速地獲取到想要的關鍵信息。對于今後新增的資料，我們隻要制作一套規範的模闆就可以輕松解決這個問題。盡管制作模闆會耗費一定的時間和精力，但模闆在今後的應用可以使資料的獲取更加方便和快捷，同時也規避了缺漏信息的問題。而對于原有的樣式各異的資料，想要重新規整起來确實是一件浩大的工程，不過現在市面上有不少電子檔案系統，都可以提供掃描和職能解析的功能，通過這種智能的識别，就可以快速地将格式不一的檔案整理成統一的樣式，十分的快捷和方便。

　　第三步：選擇合适的儲存方式

　　簡單來說，檔案的儲存方式無非是兩種，紙質版的和電子版的。相比電子信息，紙張的保存更為麻煩，查找起來也沒那麼快捷，所以不少企業已經逐漸使用電子檔案系統來取代紙質檔案。但是話說回來，紙質資料也還是有它存在的必要，目前沒有哪家企業能夠做到百分百的無紙化辦公，更多是電子系統和紙質資料的配合使用。

　　在遵循前面的分類規則的情況下，紙質資料應該按照不同的分類存放在指定的區域。在這裡，可以再根據常用資料和曆史資料進行劃分，曆史資料可以做好封存，而常用資料可以放在容易查找的地方，并附上台賬，避免因為後續使用而導緻混亂。倘若是電子資料，隻要挑選一款比較好用的電子檔案系統，按照第一步将資料進行有序的分類，制定後續更新的規則，便基本能夠一勞永逸了。總結一下，想要有效整理企業的檔案，其實隻要做到3點：有清晰的分類标準（層次清晰），制定明确的錄入規範，最後還要及時進行歸檔。

　　檔案整理工作的基本程序包括哪些

　　檔案工作的基本程序一般分收集、整理、鑒定、保管、統計、編目與檢索、提供利用、編研等八個環節.二、檔案工作各環節的工作程序

　　收集、交接、整理、統計工作

　　1、立卷部門兼職檔案員（資料員）根據單位制定的檔案歸檔範圍，平時做好文件材料的形成、收集、保存，确保歸檔文件材料完整

　　2、兼職檔案員（資料員）根據不同各類文件材料的特點，按規定的案卷類目歸卷

　　3、次年初，兼職檔案員（資料員）對收集、積累的文件材料進行整理（初步立卷）

　　4、三月上旬檔案室對各部門初步立卷的文件材料進行檢查、指導

　　5、兼職檔案員（資料員）按立卷要求立卷

　　6、兼職檔案員（資料員）填寫移交清單，并向單位檔案室移交檔案

　　7、檔案室對案卷進行分類、整理

　　8、編制檔号

　　9、編制案卷目錄等各種檢索工具

　　10、入庫

　　11、做好檔案的統計、保安

　　12、開展檔案的利用

　　13、進行文件彙編，對檔案信息進行二次、三次加工。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!