對于行列數較多、字段類别包含多個層次含義的Excel數據列表，可以使用"分級顯示"功能創建多層次的、帶有大綱結構的顯示樣式。Excel 中允許使用手工創建分級顯示和自動生成分級顯示。
如圖展示了某工廠的産量産值彙總表，分别用公式計算出了各個組别的生産數量和産值的小計和總計。
在如上圖所示的數據列表中按行建立分級顯示後，産量産值彙總表行标的左側增加了分級 顯示符号，包括 和- 以及分級标識線，如下圖所示
單擊分級顯示符号中的1、2和3數字按鈕，可以分别顯示該級别的明細數據，數字越小顯示 級别越高。在同一級别中的多個分類組則可以通過單擊 按鈕來顯示當前分類組中的明細數據，或 單擊 - 按鈕來隐藏明細數據。
如圖展示的是單擊分級顯示符号中的數字2按鈕後的顯示結果，它顯示了各組别的小計 彙總信息，隐藏了各組别的明細數據。單擊當前組别中的某個 按鈕，可以展開顯示該按鈕對應組 别的明細數據；如果單擊 按鈕，明細數據将隐藏起來。因此，使用分級顯示功能可以方便快速的 在不同層次級别的數據内容間切換顯示方式。
Excel不僅可以在行方向創建分級顯示，也可以在列方向創建分級顯示，按列創建的分級顯示會在數據列表的列标簽上方顯示分級顯示符号和分級标識線，如圖所示。
通過單擊行或列方向的分級顯示符号或【隐藏/展開】按鈕，可以快速顯示/隐藏工作表中明細數據或彙總數據。例如單擊行分級顯示符号2、列分級顯示符号1，将隐藏行與列方向的明細數據，隻顯示彙總數據，如圖所示。
關于分級顯示需要注意的問題。
（1）一個工作表中在行方向上或列方向上隻能創建一個分級顯示。
（2）在一個分級顯示中最多允許有8個層次關系。
（3）自動建立分級顯示或清除分級顯示操作後都不能通過"撤消"命令進行撤消操作。
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