關于國内備用金借款的管理規定

長期以來，員工出差借款所占用的現金流量比重非常之大，備用金借款平均每月餘額在5000萬元左右（不包括辦事處占用額，包括小額專項費用），由于費用報銷不及時，使當期發生的費用難以記入相應的會計期，造成費用預算失去準确性，同時也給公司資金管理及備用金清理工作帶來很大難度。因此，為減少現金占用，有效使用資金，降低資金使用成本及更好地加強資金管理，特制定本管理規定。

員工公務支出分為一般性公務支出與專項性公務支出兩類。

l 一般性公務支出是指員工國内出差期間的差旅費支出，包括在出差過程中發生的交通費、住宿費、交際費、郵電通訊費以及一般性日常公務雜費等。

l 專項性公務支出是指有特定用途、金額較大的支出，如：組織大型工作會議費、展覽費、裝修費、大修費、廣告費、招聘費、場租費、培訓費、大型禮品費、大型接待費、辦公用品費、批量圖書采購費、零星采購預付款及其他大型項目支出等。

1、員工一般性公務支出全部出差費用由個人墊付，取消備用金借款，報銷時公司按墊支金額的2%給予補貼。

2、專項性公務支出，可以借支備用金，但原則上采取銀行轉帳方式支付。如果由員工個人墊付的專項性公務支出，報銷時也按2%給予補貼。

3、到公司不滿三個月的新員工需下市場實習的，主管部門負責人可根據實際情況批準借款，借款額應在3000元以内，報銷時扣除借款額後給予補貼。

1、各部門主管應遵循“公司效益最大化”的原則，講求實效，注重經效益，把好費用預算、審核關，嚴禁無明确任務而發生費用的行為。

2、員工公務出差返回後，應将出差期間所發生的費用分類粘貼，詳細填寫費

用報銷單，原始發票須注明摘要、日期，住宿發票須填寫住宿人姓名、起止日

期，市内交通費應注明起止地點等等。

3、報銷非本人所發生的費用，應單獨填寫費用報銷單及費用說明清單，并經主管簽字後報銷，該部分費用不計算補貼。

4、一般性公務出差人員，國内信用卡的費用一律由個人負擔。

5、員工一般性公務支出報銷取現金或轉個人信用卡，會計人員接單後應在二天内處理完畢，對特急單據當天處理完畢。

6、出差人員在外期間遇到資金不足時（如：出差時間延長），可采取如下辦法：

(1) 向職工存貸處申請用款，将個人存款轉入信用卡；

(2) 在外連續出差短期内無法返回所在地的人員，應及時将住宿發票、大額交際費發票等寄回各相關部門秘書，由秘書統一辦理審批、報銷手續，各财務處負責将報銷款電彙到本人所在地辦事處或個人信用卡。

7、到公司不滿三個月的新員工借支備用金後，必須及時報銷，借款期限不得超過三個月，對于逾期未核銷的備用金，将扣罰每日萬分之四罰息。

1、員工申請專項性公務支出借款前，必須認真填寫《借支備用金申請表》，表内各項要素必須如實填寫，經分管、主管領導審核批準後方可借支。

2、部門主管要嚴格控制專項性公務支出借款，專項性公務支出借款，必須附有合同、協議或其他附件，不屬專項性公務支出不予借支。

3、對客戶人員的機票、住宿票，經辦人應詳細統計客戶人數、金額，辦理有關借支審批手續，并直接通過銀行劃款到各航空公司或酒店，事後，收集票據及時沖銷借款。

4、專項性公務支出發生後，經辦人必須在三個月内及時跟蹤發票的取得，以便核銷備用金借款，對逾期未清理又無正當理由的承辦人，将按借款總額所占用的時間扣罰每日萬分之四罰息。

一九九九年二月二十七日

為配合公司逐步取消員工一般性公務借款工作，财務部将對現有員工借支的備用金進行全面清理，為使全體員工能高度重視本次備用金清理工作，特制定本方案。

第一步、清理在公司上班人員備用金

1、對1999年3月15日以前借支備用金的人員，在1999.3.20日前由費用管理處打印出員工備用金餘額表，發至各一級部門秘書處，同時将員工備用金餘額在NOTES上公布，由各部門秘書負責通知其本人，要求在1999.4.30日前清理完備用金借款，逾期不清者，将在NOTES中發通告以及由職工存貸處在個人工資中代扣款，并罰借款額每日萬分之四滞納金，工資一次扣不清的餘額照計滞納金。對合理的專項性公務借款而無法沖銷備用金的，應寫出金額及具體說明，報各部門秘書經總監審批後轉費用管理處。

2、對備用金中屬于專項性公務借款或對外彙款（如付高校獎學金）等情況的，各财務處應催經辦人及時取回發票沖帳，原則上，當年借款須在年度内 核銷。對特殊情況的專項性公務支出，年内無法沖銷的，應寫出費用金額及 具體說明，報各部門秘書經權簽人審批後轉費用管理處，否則，扣罰借款額 每日萬分之四滞納金。

第二步、清理國内駐外機構人員及長期出差人員備用金

1、1999.4.10日前，國内各駐外機構會計須将現已離開本機構但還挂有備用金的人員以及目前在本機構有備用金借款的人員名單分别報各相關财務處及費用管理處。

2、各辦事處會計應在1999年4月30日前清理辦事處人員、市場A類人員備用金，對于無法核銷的專項費用，應寫出詳細說明并經主任簽字确認後可緩沖處理，但會計必須及時跟蹤專項費用的核銷。

3、在外長期出差的中研、中試人員備用金，應于1999.4.20日前将票據寄回各部門秘書處，由秘書辦理相應手續後，交各财務處核銷備用金借款。

4、各财務處在清查過程中發現多處占用備用金的，1999.4.25日以前應将人員 名單報費用管理處，由費用管理處統一交職工存貸處代扣工資。

5、上海研究所和北京研究所人員備用金的清理由集成公司處理。

第三步、清理辭職人員備用金

1、費用管理處于1999.5.20日前與相關部門确認辭職人員名單，并核實備用金欠款情況。

2、費用管理處于1999.5.30日前将辭職人員所欠備用金進行分類：

①對辭職人員有明确去向的，發通知給個人。

②對持有股金的辭職人員，将名單、欠款金額報财經管理部總裁辦确認處理辦法。

③ 對不明去向的辭職人員，将名單、欠款金額報公司總裁辦确認處理辦法。

3、對未辦手續辭職人員，視情況在員工個人帳戶中扣除。

一九九九年二月二十七日

（本文作者鄧玉金，資深HRD，知名培訓師，《招聘的8節實戰課》著作者，公衆号：鄧玉金人力資源實戰，轉載請注明作者和出處）

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