公司内外部公文管理辦法

為規範公文管理，統一行文處理辦法，提高工作效率和質量，保持内部溝通順暢及時，特制定本辦法。

本辦法适用于公司内外部公文處理，公司受控文件中有固定格式的報告、報表不在此限，依照原文件執行。

3.1. 各部門負責依照公文草稿拟制、會簽及呈批，公文受理、存檔及依公文審批項目執行。

3.2. 行政管理部負責公告、通知、通報等正式稿拟制、發布與原稿存檔。

4.1公文：是公司内、外部公事往來的約定成俗的一種文件（字）表達方式，是公司正式溝通的一種方法；

4.2 公告：公司用于對内、外公開宣布在一定範圍内公布，應當遵守或共知的事項；

　4.3通知：用于發布管理要求、管理辦法；要求下級部門辦理和需要共知或共同執行的事項，任免和聘用人員等；上對下行文用，如總經理對各部門；也可以用向有關單位知照某些事項時（如組織變更和召開會議等），作平行文用；

　4.4 通報：用于表彰先進，批評錯誤，傳達和交流重要情況，通報屬下行文；

4.5 簽呈：向上級請示、批準某一事項，下對上行文用，如培訓部對總經理；

　4.6 聯絡：用于平行部門或不相隸屬的部門之間，聯系工作、工作提示、要求執行和請求協助，作平行文用；

　4.7報告：向上級彙報工作、反映情況、提出建議，用于下對上行文，如工作異常報告等；

　4.8 回複：平行部門之間作聯絡回複用；

　4.9 參考：提供資料給本部門或其他部門參閱；

　4.10 其他：非上列項目之外行文用之；

5.1管理原則

5.1.1公文的意義

5.1.1.1公文可作為公司文件的臨時性補充；

5.1.1.2公文可作為下對上、上對下或部門與部門間之業務聯系與溝通正式方式；

5.1.1.3公文使各項重點業務聯系有憑證且跟蹤有據。

5.1.2公司各項的工作安排、工作請示、報告及與其他部門協作等各項工作均應進行依照《文件标準化管理規定》進行标準化。在文件中未規範相關流程、表單或事項重要度較高、需要公布全體周知的事項，均可使用内部公文進行臨時性補充。

5.2公文撰寫與審批

5.2.1《工作聯絡單》（見附件一）及正式通告（含公告、通知、通報）（格式見附件二）作為公司内部日常事務處理的主要公文表達形式。

5.2.2 聯絡、回複、參考或其他類公文由發起部門或發起人撰寫《工作聯絡單》，經部門經理或中心總監批準後，發放相關部門或人員，如需其他部門回複事項須注明需回複時間。

5.2.3公告、通知、通報等公司性政策及宣導事項類公文，由各相關部門經理拟制《工作聯絡單》，經中心總監審核、總經理或授權人批準後，當天交行政管理部拟制正式公文稿，經行政中心總監或授權人批準後對外發放。

5.2.4簽呈、報告類公文由各部門相關人員撰寫，按《組織與分層負責管理規定》經公司各級負責人審批，呈最終責權負責人或職能中心總監批準後，依批示發放相關人員。

5.2.5《工作聯絡單》一般遵守三級或二級審批制，如需總經理批準事項，一般由經理或中心總監拟稿，經中心總監審核，呈總經理經簽批。如需其他部門配合或涉及需相關部門負責的事項，應先經該相關部門經理級以上人員會簽後，呈審批人審批。

5.2.6會簽部門如有分歧，主辦部門主要負責人應當出面協調，仍不能取得一緻時，主辦部門可列明各方理據，提出建設性意見，并送有關部門會簽後，報請總經辦協調、裁定。

5.3.公文收、發文與執行

5.3.1公告、通知、通報等公司性政策及宣導事項類公文由行政管理部統一發放，并作好發放記錄。

5.3.2簽呈、報告、聯絡、回複、參考或其他類公文由撰寫部門發放并作好發放記錄。

5.3.3各部門收到政府或其他外來單位發放正式公文，應交行政管理部存檔，如需照辦或配合執行事項，由行政管理部以公告或通知進行拟稿。如需回複事項，由相關權責部門拟稿，經行政管理部确認後發放，并作好發放登記。

5.3.4 需發放給加盟商或客戶的公文，由各相關單位起草後，經部門中心總監審核，總經理或授權人批準後，由綜合服務部負責發放或傳遞，并作好登記。需發放給其他外單位或人員，由行政管理部負責發放，并作好登記。所有對外發放公文，原稿應存放在客戶服務部或行政管理部。

5.3.5發放記錄可由接收人在簽批原稿背面簽名或用《公文發放登記一覽表》（見附件三）進行登記确認。

5.3.6公文接受單位就作好公文接受登記，并用專用文件夾作好保存，《公文發放登記一覽表》可放在文件夾首頁作為目錄。

5.3.7各部門接收到公司公文後，應立即呈報負責人及相關主辦人，并作好宣導或培訓工作，若出現公文未有效執行，将追究相關收文人及部門負責人員管理失職責任。

5.3.8發布的文件，發文部門要負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，不積壓、不誤傳，防止漏辦和延誤。

5.3.9收文部門收到交辦的公文後應及時辦理，不得延誤、推诿。緊急文件，應按時限要求辦理，确有困難的，應當及時予以說明。來文有辦理時限要求的，必須按要求辦理。對于不屬于本部門職權範圍或者不宜由本部門辦理的公文，應當及時退回發文單位并說明理由。對不能及時處理或答複的文電，應先以電話、便函等形式答複對方；需延時處理的必須經所在部門領導批準，不得無故拖延。

5.3.10在催辦過程中，文件流轉的每一環節和處理結果應及時反饋給發文部門，由文件管理人員将各環節的承辦人員、辦理結果在收文登記表中進行記錄。

5.4公文格式标準化

5.4.1《工作聯絡單》拟制時應注明标明以下内容：秘密等級、緊急程度、發文單位、發文人、收文者（部門、崗位或個人）、主旨、正文、附件、制作日期、審批人等部分組成。

5.4.2秘密等級由發起部門根據秘密程度分别标明“一般”“機密”和“絕密”。如公文限制于某一部門、崗位或人員閱讀，可在正文注明。

5.4.3拟制《工作聯絡單》時應根據緊急程度分别标明“特急”、“急件”及“一般“。緊急公文中的 “特急 ”是指：内容重要并特别緊急，已臨近規定的辦結時限，需特别優先傳遞處理，且必須在當天内處理的文件（含所有簽批流程）；“急件 ”是指内容重要并緊急，需打破工作常規，優先傳遞處理，且必須在2天内處理的文件的文件；一般件指一般事項須在5天内處理完成。

5.4.4《工作聯絡單》編号采用部門編号（參見組織與分層負責管理規定）4位 月日4位 流水号2位，如XZ20-0505-02，表示行政管理部05月06日發出的第二份聯絡單。通告類正式公文編号用公司類别号 年月日6位 流水号2位表示。

5.4.5附件的标注格式；例：附件1 附件名稱， 附件2 附件名稱 …。附件頁右上角相應标注明“附件1、附件2”。

5.4.6人名、地名、數字、引文要準确。引用文件應當先引用标題，後以圓括号引用發文字号。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明年、月、日，不能寫“去年”、“今年”、 “昨天”，也不能隻寫月、日不寫年。年份要完整表述，如“1999”不能寫成“99”。

5.4.7.《工作聯絡單》在呈批前，撰寫人應确認格式、内容及所述事實，各級人員審批時應對所述内容進行核實，若被上級負責人或其他人員發現不實，應追究此前所有拟稿及審核人員失職責任。

5.4.8正式通告拟制時行政管理部依照《工作聯絡單》進行确認，包含審批、簽發手續是否完備，附件材料是否齊全，同時對公告表述方式進行組織。公告拟制完成後，行政管理部經理須再次審核表述方式、格式、字句是否準确無誤，有必要時可要求《工作聯絡單》拟制部門協助确認。

5.4.9正式通告發布時須加蓋文控專用章方為有效，對外發文依《印章管理辦法》加蓋公司公章。

6.1文件标準化管理規定

6.2印章管理辦法

7.2. 公文格式 見附件二

7.3公文發放登記一覽表 見附件三

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