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制度是規範員工行為的标尺之一，是企業進行規範化、制度化管理的基礎。隻有不斷推進規範化、制度化管理，企業才能逐漸做強做大。所以，根據本企業的管理需求，循序漸進地設計出符合實際情況、利于執行的制度，是有效推行制度化管理的前提。

1．明确問題

有問題，才需要用制度、規則、規範進行約束。企業制定各種管理制度，主要目的在于預警性地規避問題的出現或将已發生問題及其危害控制在一定範圍内，以避免或減少不必要的損失，保證企業經營活動的正常、有序運行。制度不同，要考慮的問題也不盡相同。經過歸納總結，企業設計管理制度時至少需明确圖所列的8個問題。

2．角度定位

從企業實際出發的制度，能得到有效執行的前提條件是準确、清晰而科學的定位。制度設計人員在設計或修訂制度時，可依據企業經營管理的需要、解決問題的需要，從以下6個方面選擇制度的切入角度，從而站對、站穩制度設計的立足點。具體如表所示。

3．調研訪談

不論是新制度設計，還是對原有制度進行修訂，要想讓制度更适用完善、各條目的内容更有針對性。制度設計人員應進行調研訪談，以了解企業實際存在的、業務運作過程中出現的、需要解決的問題等，從而設計出真正能滿足企業需求的制度。

進行調研訪談，制度設計人員一般采用觀察法、訪問法、會議法、查閱法等方式進行。這4種方式并非孤立存在的，一般不單獨使用，而是根據具體的制度要求、特點等結合使用，以獲得全面、準确、有用的資料，為制度設計提供參考依據。

在采用上述方式進行調研時，依據受訪對象不同，所獲取的資料亦有所不同。具體如表所示。制度設計人員可參考确定談話内容，進行問題準備。

通過調研訪談所獲得的資料，制度設計人員要進行整理、歸納并進行分析，找出規律性的、本質的東西，同時比較各項工作事務之間的聯系與區别，總結制度應包含的内容，為制度的起草做充分的準備。

4．統一規範

一套體系完整、内容合理、行之有效的企業管理制度應達到“三符合”的要求，即符合企業管理的科學原理、符合管理者最初設想的狀态、符合企業行為涉及的客觀事物的發展規律或規劃。

為使制度達到上述要求，制度設計工作必須遵循下列三個“規範”，具體如表所示。

5．制度起草

在管理制度的設計工作中，明确了需要解決的問題及所要達到的目的、找到了制度的角度定位、明确了制度規範化的程度後，就進入到制度内容的起草階段。在起草制度的過程中，制度設計人員應遵循如圖所示的步驟進行。

6．制度定稿

制度草案制定完成，需要通過意見征詢、試行等方式獲得相關建議、意見，發現不足和纰漏，以便對其進一步修改和完善，直到最終定稿。

形成的制度草案，制度設計人員可通過以下3種方式征求意見，具體如圖所示。

通過上述方式進行意見征詢後，制度設計負責人應綜合分析意見征詢結果，彙總各種修改意見，對制度進行修改和完善，最終形成正式的制度條文，提交權限主管領導審核後呈交總經理批準或董事會審議，通過後公示執行。

7．制度公示

制度一經制定，就要為企業的運營和發展服務，而非束之高閣。因此，經批準後的各項規章制度，企業應當以适當的方式向全體員工公示，以示制度自公示之日起生效，也便于員工遵守執行。常用的制度公示方式有4種，企業可根據實際情況選擇運用，如表所示。

作為企業的經營管理人員或人事管理人員，在制度公示工作方面一定要細心謹慎，務必要嚴格注意下列兩大事項。

①務必讓當事人知曉，即務必将有關當事人的有關通知、決定等送到當事人本人手中，而不是通告一貼，高高挂起，這樣才能做到真正的“公示”、“告知”。

②要注意留存公示的證據。不同公示方式也不同的證據留存方式，例如，讓員工在“簽閱确認函”上簽字确認，确認的内容主要包括“已經閱讀、明了”并且承諾“遵守”。

下面就員工的“簽閱确認函”給出示範文本，以供參考。如圖所示。

制度設計人員在進行每個管理制度設計時，除了遵守前文提到的三“符合”、三“規範”外，還需遵循一定的編寫規範。這些規範具體表現在5個方面，如圖所示。

制度的内容結構常采用“一般規定——具體制度——附則”的模式，一個規範、完整的制度所需具備的内容要點包括制度名稱、總則/通則、正文/分則、附則與落款、附件這5大部分。管理制度設計人員應注意每一要點，以使所制定的制度内容完備、合規、合法。

需要說明的是，對于針對性強、内容較單一、業務操作性較強的制度，正文中可不用分章，可直接分條列出，而總則與附則中有關條目不可省略。

根據制度的内容結構，現給出常用的制度撰寫、文本展現模闆，僅供讀者參考使用，如表所示。

制度“名稱”拟訂的基本要求是清晰、簡潔、醒目。其命名模式一般為：受約單位（或個人） 基本内容 文種。在受約主體一目了然的情況下，也可略去受約單位（或個人）。例如：××公司行政會議管理制度、××公司車輛使用維修管理規定等。

“總則”是對制度的整體概述，具體内容主要包括但不限于圖所列的内容。

對于受約單位（或個人）及相關單位（或個人）的職責描述，可根據制度的内容架構情況，可将其編寫成獨立于“總則”之外一章的内容。但無論采用哪種處理方式，都要注意主要責任部門（或個人）、輔助責任部門（或個人）的先後邏輯關系，更要注意職責之間的邏輯關系。

“正文”是制度的主體部分，主要包括對受約對象或具體事項的詳細約束條目。其設計思路主要有兩種，具體辦法如圖所示。

無論采取哪種思路，在對制度“正文”分章、列條目時，一定要全面、合乎邏輯，語言表述清晰，沒有歧義。

制度條文在自然結束的時候，應對制度的制定、審批、實施、修訂、使用日期進行說明，以增強其真實性嚴肅性。制度“附則”包括但不限于下列4項内容。

①制度未盡事宜的解釋。

②制度的制定單位、修訂單位、審批人及審批權限。

③制度生效的條件、适用的起始日期或生效日期。

④其他與制度相關的，可歸入附則的内容。

制度“附件”的内容一般主要包括制度執行中需要用到的表單、附表、文件等，主要有4個方面。

①制度的執行需要用到的表單、附表等。

②相關制度，即與本制度密切相關的制度體系内的其他制度。

③促進制度執行的方法及程序，包括行政措施、精神激勵辦法、經濟激勵措施等。

④相關資料，即指與此項工作相關但更新頻繁，無需列入制度的文件。

企業在成長的過程中，有些制度也可能成為企業成長的制約因素，企業需要在動态中不斷修訂完善、甚至廢止某些制度。總之，不斷推進制度化管理伴随着企業成長的整個過程。

1．把握好制度修訂時間

企業在經營發展的各個階段，管理制度及其所包含的規範、規則、程序文件等必須伴随企業的發展而不斷地調整，根據實際變化情況，及時修改原有制度中與企業發展不适應的規範、規則、程序，以期滿足企業日常經營及長遠發展的需要。

制度設計人員或修訂人員在選擇修訂時間時，可參考表所列情況。

2．制度修訂流程

制度修訂即在現存相關制度的基礎上，對制度的内容進行增添、删減、合并等處理，以及對制度的體系結構進行再設計的過程。制度設計人員可依圖所示的流程進行。

3．制度修訂應遵循的原則

在修訂制度的過程中，要重點遵循下列6個方面的原則。

①貼近企業新的機構運行與管理的要求。

②要發揮各制度管理部門的主動性和制度執行部門的能動性。

③要強化各項工作的管理責任要求。

④要強調各職能部門的管理服務。

⑤要不斷規範制度彙編的格式，為下次的制度再修訂和今後的統稿工作劃定标準。

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