董事會信息化建設的第二步是會議無紙化。會議無紙化能夠快速提升企業董事會的會議效率，降低企業的成本與會議能耗，于企業來說，有利無弊。

使用會前會後董事雲無紙化會議，不需要打印會議材料，在後台上傳電子版會議材料即可。如材料有更新，重新上傳會議中，文件可實時同步到每個參會者的移動設備端。每個參會者可以在自己的移動設備端浏覽會議材料并批注。會前會後文件庫完全替代了紙質會議文件的作用，還省去了打印紙質文件的時間及費用，讓會議組織者有時間完成其餘的工作，提高工作效率。

1、會前會後，會議進行時

會前會後董事雲系統提供項目跟進、投票、簽字等強大會議功能，覆蓋上市公司三會召開全流程，解決董事無法到場參會難題。

會前，使用會前會後董事雲系統，一鍵發送會議通知，包括會議時間、地點、參會人員、會議議程等，附上電子版會議材料，省去打印文件的麻煩，大大節省會議組織者籌備會議的時間，就算年底會議多也能應付自如，工作效率大大提高了。同時參會人員可在電子版會議材料上添加并保存批注，重點信息一目了然，做好會前準備。

會中，同屏演示、添加私人或共享批注、激光筆功能、一鍵更換主講人功能、項目跟進功能、投票表決功能、文件簽字功能等十分齊全，讓會議兼具效率和品質；會議議程全流程服務支持，會議節奏更高效；且參會人員注意力集中，會議讨論也更高效。

會後，一鍵導出并分發會議紀要及pdf會議文件包、投票表決文件簽字、随時查看以往會議資料等，保證年底會議多項決策順利落實，會後工作開展也更加輕松高效。同時也可設置會議材料浏覽及下載權限，設置文件水印，保證文件資料不外洩，輕松做好文件保密工作。

2、移動設備，随時随地參加會議

越來越多的生活場景與線下轉移至線上，董事會會議也不意外。處于各種原因，對于無法到場參會的董事，企業不得不為董事提供另一種參會方式，即視頻參會。

會前會後無紙化會議是基于PC、平闆、手機等個人移動設備召開的線上無紙化會議，擺脫了傳統會議時間及空間束縛。以無紙化功能節省會議時間，提高會議效率，同時便于攜帶的移動設備，讓會議走出會議室，實現随時随地參加會議。

通過會前會後董事雲開會，不僅節約打印材料時的墨盒、紙張耗材成本，還能夠實時同屏功能，支持遠程參會，省去了機票、酒店等差旅費用。無紙化會議的召開，降低了會議成本，減少了會議能耗，為企業提供可持續環保的解決方案，是企業履行社會責任、踐行初心使命的體現。

董事會會議步入無紙化，是董事會信息化建設的第二步。為董事提供第二種參會方式，讓不能到場參會的董事也能如期參加董事會會議。

“海内有會議，天涯若比鄰”。

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