文 | 明哥，前麥肯錫戰略咨詢顧問，埃森哲管理咨詢顧問，一個喜歡用思維導圖架構PPT的老司機，歡迎關注，一起成為職場精英。

大部分職場人都要寫PPT、也都會寫PPT，但同樣的素材，大神可能三下五除二就搞定一篇高大上的PPT，而小白們抓耳撓腮，就像便秘一樣好半天才勉強擠出個PPT，做的辛苦不說，領導一個“改”，問題來了，改起來更辛苦，因為每一頁的風格都不一樣、版式也不統一，而且還要改那麼多頁。。。

那麼，PPT高手或者說熟手們，是怎麼做的呢？因為。。。他們一般都有以下習慣：

• 習慣一、用思維導圖梳理PPT邏輯
• 習慣二、動手之前先進行母版設置
• 習慣三、設置默認文本框、矩形框風格
• 習慣四、設置自動保存時間，預防PPT突然崩潰或系統死機
• 習慣五、增加撤銷次數，給自己吃點後悔藥
• 習慣六、打開設計器，充分利用系統的“設計靈感”
• 習慣七、使用動态圖表，吸引眼球
• 習慣八、使用“節”分工和提高效率
• 習慣九、善用圖片版式，PPT更高大上
• 習慣十、随時随地收集素材，打造自己的素材庫

PPT什麼最重要？當然是邏輯，邏輯是PPT的大腦和四肢，排版設計是PPT的血肉和衣服。

邏輯用什麼最容易表達？當然是思維導圖，思維導圖的核心就是結構化、圖形化，能夠将内容快速結構化，将要表達的内容，快速形成一張導圖。我寫PPT，我幾乎都是先用思維導圖畫出框架，這就是習慣。

上栗子：

我們要做個年終總結彙報，我是這樣梳理結構的：

（1）彙報什麼

老闆願意給我們升職加薪，是希望我們：

• 幹更多的活
• 創造工作的利潤
• 挖掘更多市場機會

彙報的内容有主次，彙報時間和内容也要有主次：

1. 30%内容彙報成績
2. 20%内容彙報改進空間
3. 50%彙報明年規劃

（2）如何彙報

幹的好，也要說的好，要強調我們是潛力股、要給出方案，讓領導做選擇題。

• 過去不代表未來、彙報成績成績要點到為止
• 學習能力和創新能力更重要
• 将不足變為改進方向、改進空間
• 每個建議提出給3個方案，讓領導做選擇題

（3）PPT如何設計

邏輯清晰了，後面的内容就好辦了。

母版不是模闆，母版是定義和統一整個PPT的闆式、配色、字體、LOGO等，确保整個PPT風格一緻。

一定要注意，小白和大神的區别就在于：

大神的PPT，每頁的圖形元素如文本框等都是來自母版，這樣要修改整體風格，隻需修改母版即可，幾百頁的PPT，一秒鐘就搞定。

小白的PPT，每頁的圖形元素如文本框等都是自己手動加進去的，如果是幾百頁的PPT，但是修改字體加粗或顔色，都需要至少一天時間。

所以，開始制作PPT之前，一定要先進行母版設置

• （1）為母版定義統一PPT背景。
• （2）為母版定義統一的内容對齊、字體大小、字體顔色。
• （3）為母版定義統一的LOGO。
• （4）利用好占位符，确保内容格式、每頁的顯示位置一緻。

說到母版，不得不提占位符，顧名思義，占位符就是占座位的意思，所以，占位符在編輯狀态下會顯示"單擊此處添加标題"、"單擊此處添加正文"等，但反映時會自動消失。

占位符的價值在于統一位置，對齊、字體大小、字體顔色等。在PPT母版中，有10種占位符，比較常用的有内容、文本、圖表、SmartArt等。

注：新版本的PPT，支持多個母版，從而支持多個LOGO。

上圖為Accenture（埃森哲）公司的PPT目标基礎要素，和一般的母版想比，多了一個故事線（Storyline），公司要求，每頁片子用2~3段話，概述每頁片子的内容，這個故事線，是串聯前後兩個片子之間的橋梁，也就是第一個習慣中的"邏輯"。

習慣三、設置默認文本框、矩形框風格

設置默認文本框、矩形框風格不需要在母版中進行，任意一頁片子中，都可以設置，我一般以下幾個方面：

• 字體：包括大小、顔色等
• 對齊：包括左對齊、右對齊、上對齊、下對齊等
• 是否自動調整。

設置方法：

（1）在文本框上右鍵，"設置形狀格式"

（2）在"文本選項"中設置文本框的：

• 垂直對齊方式：即上對齊、居中對齊、下對齊等
• 是否根據文本内容自動調整文本框大小：個人建議，如果文本框有外框，最好勾選"不自動調整"
• 如果文本框有外框，建議設置左邊距為0.25以上，避免文字太靠近邊框。

（3）最重要的一條，設置好格式後，右鍵，"設置為默認文本框"，從即刻起，這個PPT的所有文本框，默認都套用剛才設置的格式。

同樣的，對于矩形框，圓角矩形框更有吸引力。

習慣四、設置自動保存時間，預防PPT突然崩潰或系統死機

同樣，在開始制作PPT之前，我們需要設置PPT的自動保存時間，預防PPT突然崩潰或系統死機，這些都是做PPT的事前準備，我就有過這樣的精力，PPT做到一半，因為PPT太大，卡死了，被迫重啟，重啟後，大部分成果都丢失了。

方法：在"文件"、"選項"中，找到"保存"，将保存時間從默認的10分鐘改為5分鐘或2分鐘即可。

另外，經常做PPT的人都有一個習慣，多存幾個版本，目的在于可以保留痕迹，尤其是一個PPT需要好多天連續修改時，也許後面哪天想找回之前被删掉某幾頁，如果保存了多個版本，就很容易從曆史版本中找到相應的内容。

建議：文件名 _v版本_年月日。

比如"中國煙草總公司IT規劃報告_V0.8_20181219"

習慣五、增加撤銷次數，給自己吃點後悔藥

不多說，撤銷主要是給我們後悔的機會，最多可回撤150次

方法：在"文件"、"選項"中，找到"高級"，将最多可取消操作數改為100即可，如果内存不大，不建議設置到150，我3G内存，一般設置為100。

習慣六、打開設計器，充分利用系統的"設計靈感"

思路：使用設計器，"站在巨人的肩膀上"。

方法：在"文件"、"選項"中，找到"常規"，在PowerPoint設計器選項，勾選"自動顯示設計靈感"即可。

PPT設計器效果蠻好的，比如我們先完成下圖：

打開設計器之後，當我們複制圖片進去時，PPT會在右側自動生成一些設計理念，喜歡哪個點哪個即可。

比如：

再比如：

習慣七、使用動态圖表，吸引眼球

動态圖表辣眼睛，方法也很簡單，作出常規圖表後，在"動畫"欄選"擦除"，在"效果選項"裡選擇"自底部"、"從左側"等效果即可。

習慣八、使用"節"分工和提高效率

在PPT中，"節"相當于目錄，可以按"節"進行分工，多人合作，修改A"節"時可把B"節"的内容折疊起來，還可以對"節"操作，如整"節"更換版式、設置背景等。

"節"的操作：

• （1）展開、折疊
• （2）上下移動節
• （3）按"節"修改背景格式，實現批量修改背景

習慣九、善用圖片版式，PPT更高大上

PPT要高大上，記住一條，文不表，表不如圖。據統計，我們對圖片的興趣，是看文字的20倍，所以，好的PPT離不開恰到好處的配圖。

在Office新版本中，有個"圖片版式"，相當于是SmartArt的升級版，效果非常好，不要手動一個一個的去調整。

來個栗子：

（1）我們随手找到下面4張照片

（2）依次點"格式"、"圖片版式"，選擇自己喜歡的版式即可。

習慣十、随時随地收集素材，打造自己的素材庫

鮮花也要綠葉配，内容再好，邏輯再清楚，也需要一些素材，比如小圖标，筆刷、創業圖表等。

PPT要學，而且要學好，要不然，“幹的累死累活，倒頭來幹不過寫PPT的”，活要幹好，PPT也學好，一起來學個P，39講PowerPoint系統性實戰訓練，學完不是大神也是熟手

刷頭條，漲姿勢~

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