數據有效性條件可以設置為公式，當在設置了數據有效性的單元格中輸入不滿足公式條件的值時，則會彈出錯誤提示。如通過本例有效性條件的設置可以避免在特定的單元格中輸入文本值，具體操作方法如下。

①選中需要設置數據有效性的單元格區域，單擊“數據”标簽，在“數據工具”選項組中單擊“數據有效性”命令，打開“數據有效性”對話框。

②在“允許”框下拉菜單中選中“自定義”選項。在“公式”編輯欄中輸入公式：=IF(ISNONTEXT(C5),FALSE,TRUE)=FALSE，如圖1所示。

圖1

③切換到“出錯警告”選項卡下，設置警告信息，如圖2所示。

圖2

④設置完成後，單擊“确定”按鈕，當在設置了數據有效性的單元格區域中輸入文本時會彈出錯誤提示，如圖3所示。

圖3

通過設置數據有效性限制了數據的輸入範圍後，可以通過設置實現在鼠标指向單元格時即顯示提示信息（也可以隻設置鼠标指向時顯示提示），以提示用戶輸入有效數據，其操作方法如下。

①打開“數據有效性”對話框，在“設置”選項卡下，設置好數據的有效性。切換到“輸入信息”選項卡下，在“輸入信息”文本框中輸入要顯示的提示信息，如圖4所示。

圖4

②設置完成後，單擊“确定”按鈕回到工作表編輯狀态下，當選中設置有效性的單元格時，則顯示提示信息，如圖5所示。

圖5

設置輸入數據有效性之後，可以開啟“圈釋無效數據”功能将無效數據标注出來。如在如圖6所示的表格中設置了輸入的出貨數量不能大于進貨數量的數據有效性。如果在輸入數據前設置的數據有效性，當輸入不滿足條件的數據時會彈出警告提示；如果在輸入數據後才設置數據有效性，那麼可以使用“圈釋無效數據”功能将無效的數據圈釋出來，其操作方法如下。

圖6

選中需要設置數據有效性的單元格區域，單擊“數據”标簽，在“數據工具”選項組中單擊“數據有效性”下拉菜單中的“圈釋無效數據”命令，即可在當前工作表中将無效的數據用紅圈圈釋出來，如圖6所示。

在設置數據有效性時，可以選擇所有要設置數據有效性的單元格進行設置，也可以先設置一個單元格的數據有效性，然後進行複制。

第一種方法：選中設置了數據有效性的單元格，将光标定位到右下角，出現黑色十字形時按住鼠标左鍵向下拖曳，即可複制設置了數據有效性的單元格。

第二種方法：選中設置了數據有效性的單元格，按“Ctrl C”組合鍵進行複制，然後定位到指定位置上，按“Ctrl V”組合鍵進行粘貼即可複制設置了數據有效性的單元格。

要删除設置的數據有效性，其操作方法如下。

①選中設置了數據有效性的單元格區域。單擊“數據”标簽，單擊“數據有效性”按鈕，打開“數據有效性”對話框。

②單擊“全部清除”按鈕即可清除設置的數據有效性，如圖7所示。

圖7

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