從金秋到暖春，都是應屆生們選擇工作的關鍵時期。在此期間，應屆生會挑選心儀的崗位投遞簡曆、參加面試、開始實習，如果表現優異就會獲得留用機會，開啟正式的職場生涯。為了幫助同學們更好地應對就業，我們的“星瀚技術派”欄目将在之後的幾個月中推出「校招季」。已經分享的内容包括：簡曆制作技巧、高效使用Word、制作PPT，後續還會介紹訴訟、非訴、常法業務，幫助大家了解合同審核、法律調研、文書寫作等技能……祝願大家都能和喜歡的一切在一起。

“The devil is in the details細節決定成敗”。

律師行業，每人每天都要經手大量郵件，養成良好的習慣會成為加分項。在此，我們和大家分享關于郵件形式與内容上的九項法則，以供讀者參考，希望大家可以在郵件收發中展現出專業的職業形象！

01一定記得寫正文

對初入職場的年輕學子們而言，第一次任務交付通常就是通過郵件完成的，但是，不少同學可能會出現不寫正文的問題。

盡管布置任務的律師知道大家的附件就是工作成果，但以規範的書信形式寫一段正文，會更加符合商務禮儀，即便内容往往就是簡單的：XX律師，您好/附件是…請您查收并指教/如有疑問可以随時聯系我/祝順利（順頌商祺）。當然，若需要對交付的成果進行解釋說明或有問題要再進一步确認的，也可以寫在正文裡。此外，就算是簡單的轉發，正文裡也可以附上FYR / FYI 等字樣。

02正文突出重點

郵件的正文部分切忌長篇大論，開頭最好結論先行，以終為始，以便閱讀者快速掌握你要表達的内容和意思。

我們可以利用項目符号及編号的方式，确保内容清晰明确，使郵件看起來更富條理性。

此外，還可以适度利用粗體、下劃線、斜體、大寫等方式，突出重要内容，幫助客戶醒目地看到。而在回答客戶的問題時，可以将答案設置成和正文其他内容不同的顔色。但格式顔色也不宜太多，否則相當于沒有體現重點。

03利用主題傳遞有效信息

郵件的主題能讓對方快速地了解郵件用意。因此主題要簡短，不宜冗長。在盡可能短的文字中傳遞出有效信息，由此也能為客戶節省時間。

同時，針對同一主題的内容，盡量不要頻繁地新開郵件，而應在源話題下形成系列郵件，這樣才能供收件人及時把握過往的溝通内容；而如果郵件的周期過長，後期郵件内容偏離原有主題，則可對主題進行一定的修訂調整。

04合理使用發送／抄送／密送功能

一封郵件中的發送、抄送、密送都涉及不同的對象。大家需要清楚地知道，收件人有義務受理這封郵件所涉及的主要問題，理應對郵件予以回複響應；被抄送的人僅需要知曉這封郵件，并無義務對郵件予以響應；而被密送的人更多情況下是“悄悄”收到郵件，收件人與抄送人對此都并不知曉。基于不同的需求，我們可以合理使用這三項功能。

此外，發送、抄送中的各收件人排序應遵循一定的規則。以給客戶發送郵件為例，一般情況下，我們要遵循客戶優先、高職級優先、核心成員優先的規則，以此體現職場禮儀。

05根據不同客戶調整細節

針對不同的客戶群體，我們在郵件的撰寫上往往需要一些不同的小習慣。

比如給外資客戶寫郵件時，主題及内容應盡量使用全英文，否則在對方的郵件系統上很容易顯示為亂碼；此外，字體、字号也是值得商榷的細節，中資客戶傾向于宋體 Times New Roman 或者 楷體 Calibri，而外資客戶則更傾向于Arial 或者 Calibri；新型互聯網公司喜歡小而美的精緻字體，而傳統國企則喜歡清晰、大氣的字體……當然，這也并非一成不變，關鍵是我們要在郵件的往來中發現客戶的使用傾向，并相對适應客戶的郵件撰寫習慣。

06重視利沖檢索

在收到客戶涉及相對方的工作任務或咨詢郵件時，要記得先做利益沖突檢索，再開展具體工作，比如，涉及訴訟、仲裁事宜的，或者涉及投融資、并購的。

同樣的，我們有些案子也會和外資所等其他外部夥伴合作，不能為了效率就直接把案件信息、客戶資料等先發送過去，而是要請夥伴先進行利沖檢索，确認不存在利沖之後方可正式對接。

07關注保密義務

在郵件溝通過程中，一定要帶上律所官方的簽名檔，因為簽名檔中通常都會有對保密義務的說明。此外，對于特别強調保密性的郵件，建議在郵件标題中就寫上“保密信息”或“保密郵件”字樣；包括在郵件正文中，也可以對保密加以強調。

08用好結尾

結尾除常規的寒暄外，還可以将它充分利用起來，比如給對方一個時間節點，請對方在特定時間段内回複，這樣可以把郵件的節奏掌握在自己手中。

發送之前我們需要整體檢查一遍，格式是否完善，叙述是否流暢，有無遺漏附件，以及盡可能避免拼寫錯誤和錯别字。

09附件亦要件

如果一封郵件帶有附件，應在正文裡面提示收件人查看附件；在附件數量比較多的情況下，我們可以采用逐個編号的方式使内容更加清晰，郵件正文中亦應當有對附件的逐一說明，方便收件人進行後續操作。特殊情形下，将多份郵件儲存在壓縮包中發送也是一個不錯的選擇，還可以選擇加密壓縮。

以上關于撰寫郵件的九項法則，供讀者學習和參考。多一些專業，多一些閉環，凡事有交待、件件有着落、事事有回應，希望大家都能成為細節控！

本文為星瀚原創，如需轉載請先聯系。

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!