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職場必會實用郵件用語

職場更新时间:2024-11-30 06:49:05

在職場中，郵件規範和禮儀是職場必修課。

雖然現在職場中的即時通訊錄越來越多，但是在正規的商業化規範化的職場或商務交流中，郵件仍然是職場通訊中最重要的一環。
_

所以小A今天要分享的主題就是關于職場中郵件的知識，五個細節讓你的郵件給對方留下專業人士的職業印象

職場必會實用郵件用語（五個郵件細節讓你成為專業職場人）1

✅正文篇

️1.用“我們”來代替“你”
比方說“我們要按照合同辦”比“你要按照合同辦”看起來更
️2.慎用表情符号
切忌使用“^ ^”之類的笑臉字符，在商務信函裡面這樣顯得比較輕佻。
️3.将所有内容一次說清
将所有的内容組織在一封郵件中✍️，不要等發出去郵件之後再補充更新郵件
️4.合理提示重要信息
不要過分使用加大字号、顔色字體等手段對信息進行标重點合理的提示是必要的，但過多則會讓人抓不住重點。
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✅附件篇1️.附件不要過大
郵件附件盡量不要超過2M，如果實在過大，可以考慮用雲盤來代替附件直接放在郵件中
2.請用 Pdf格式
word、ppt格式的附件在對方電腦上容易出現亂碼情況
3️.附件的名稱請讓人能看懂
記得修改下附件名字呀，不要用類似「屏幕快照2019-03...2.98.17」等系統自定義的名字
4️.不要忘記添加附件
如果在正文中寫了“請查看附件”的提示，就千萬别漏掉附件，這會讓人覺得你很粗心
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✅回信篇️1.設定自動回複功能
當你正在出差或休假，應該設定自動回複功能提示發件人，以免影響工作。
️2.收件人的排列遵循一定的規則
比如按職位從高到低、或按部門排列。适當的規則有助于提高效率，也能提升你的形象
3️.善用回信的高級功能
比如，抄送、密送、回複、全部回複等功能。清楚該給誰看,不給誰看，代表着你職業化的程度。
️4.開頭和結尾最好要有問候語
“禮多人不怪”，禮貌一-些總是好的。即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。
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✅郵件主題1️.郵件主題不能空白
否則會被當成垃圾郵件੧੧，而有一個清晰的郵件主題可以迅速讓對方了解郵件核心内容，節約閱讀時間，也方便收件人後續搜索郵件
️2.郵件主題簡潔明了
字數不要超過15字，簡明扼要、突出主題才能更好的傳達郵件信息，引導讀者閱讀郵件正文ღღ
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✅郵件檢查️最後一步最關鍵
收件人抄送人郵箱地址是否有誤——附件、标題、正文内容是否準确——語句是否通順——是否出現錯别字——格式是否美觀

職場必會實用郵件用語（五個郵件細節讓你成為專業職場人）2

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