投标書制作是一件很嚴謹并繁瑣的事情,要想制作出一份高質量的投标書,勞神勞力不容半點錯失,尤其是一些關鍵部分的制作,往往一點點瑕疵都會導緻評審專家在評标時給與扣分甚至還會直接廢标,以緻前功盡棄勞而不獲,一份高質量的投标書不僅能在各競争對手中脫穎而出取得高分,提高投标方的中标幾率,還是當下各公司企業的一份時尚的名片,為公司形象宣傳起到一定的效果。
下面就标書制作分享一下心得體會
1. 準備階段
仔細閱讀招标文件并羅列出着重點、評分點、難點;
按照招标文件給出的格式框架(多數招标文件都有提供)搭建标書框架結構,結構要清晰明了,不要任意串改前後倒置格式,條理要清楚整潔;
制定标書編寫日程安排表,嚴格遵守,注意預留标書審查修改時間。絕大多數工作室或個人小團隊容易犯的一個錯誤就是不能遵守項目的日程安排,總是加班到最後一個晚上,無法留出更多的時間來審核标書,這樣很容易出錯誤;另外,還有很多的單位還在最後一天晚上由非标書制作人員收集用戶或者競争者的信息,然後倉促調整後直接附在投标書裡犯下緻命錯誤;
最終導緻無效标、被廢标!最好的方式是預定好時間和标書調整策略,嚴格按照策略執行,這個時候,召開項目啟動會達成共識亦非常重要。
2. 标書制作階段
在投标書中,最重要的是報價、商務部分(是否有效)、技術服務部分(是否符合實際)和一切需要響應的地方是否都有響應是否有偏差有沒有備注說明等等。
投标書中容易出現的低級錯誤諸如錯字、錯頁、漏印、價格不統一、價格大寫錯誤、太過時的内容及出現與項目不相幹的内容(如A項目的投标書的頁眉還是B項目的名稱),極大影響評審專家審标導緻扣分甚至被廢标。
在标書膠裝前一定要經過初審校對(标書制作人)、再審核(标書制作部主管)、定稿(标書制作人、标書制作部主管和客戶共同完成)、規範蓋章、規範簽字、封面設計、溫馨提示等,以免事後再發現有纰漏、錯誤或有修改處,造成不必要的麻煩。
3. 收尾階段:
1)如何印刷标書
關鍵圖表的印刷。一個好的圖表,非常容易超越競争對手和吸引專家進行探讨或者注意,有必要可以制作一個非常大的圖夾在标書中間。
報價單的打印(便于查閱)。
2) 如何裝訂标書
封面的設計。标書的封面要顯得專業和大方,不要花哨,封面上必須的内容不可出現錯誤,必要的公司、理念和标識可以恰當地放置。
使用标簽頁。有時候标書很厚,應該在側邊增加标簽符号,最好打印簡要說明便于查閱;還可以附加使用不同顔色的紙張區分不同的章節和部分。
整體的觀感。标書裝訂要體現公司的價值,很多公司舍得聘請員工卻不舍得花錢設計和裝訂标書,在經濟上非常不合算。
3)标書封裝(嚴格遵照招标文件要求)
封裝要美觀大方整潔,最好采用投标專用袋;
投标專用袋上标明項目名稱、投标編号、包号、投标單位名稱、投标人、投标日期等;投标專用袋封口處注明:“xxxx年x月x日yy:zz分前不得開啟;
用密封條封住袋口,标明日期、加蓋公章或簽字。
4) 投标書的正本或副本
按照招标文件要求準備相應的正本及副本的數量(正本一份副本多份);投标書的封面必須标明正本或副本;正本必須采用原章(非複印件);正本每頁必須蓋章或有投标授權代表的簽字(有逐頁小簽要求的);副本的封面必須有公司(平台)原章的蓋章。副本的封面和内容頁必須與正本一緻。
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