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大家好呀～

今天，靈遙将為你帶來一本新書，名字叫做《圖解整理力：快速學會49種整理技能》。

你有沒有遇到過這種情況：

明明記得把東西放在了桌子上，卻怎麼都找不到；文件和資料從不規整，找起來的時候總是毫無頭緒；電子郵箱，或是微信聊天列表裡，總有許多小紅點；接到工作安排後常常會下意識地拖拉，不到火燒眉毛的那一刻，總是提不起精神……

如果你有上述問題，并不是初老期已經來臨了，而是因為你的「整理力」還不夠犀利。待你和靈遙一起讀完了這本《圖解整理力：快速學會49種整理技能》後，你将發現這些問題，都不再是問題～

一提到整理力，很多人都會聯想到打掃一下房間衛生，或是把桌子上的東西收拾一下。其實，整理力包括的遠不止這些，它更多的是一種合理規劃，有效利用資源的能力。

比方說，在接到了任務安排後，一個整理力強的人便會立即拿出手機，或者紙筆，把它給記錄下來，而不是任由把它給放在腦子裡。

圖 | 《圖解整理力》

因為，一方面，我們每天的精力是有限的，如果把時間都放在了記憶這些零碎的小事上，就會讓我們的大腦感到很疲憊，沒有辦法去思考那些真正重要的事情；另一方面，一件事情隻是停留在我們腦海裡的時候，我們往往很難直觀地看到自己接下來到底有多少任務要忙，于是常常是到了最後關頭才發現，「糟糕，我幹不完了」。

因此，我們如果想要更遊刃有餘地去處理生活裡的事情，便要有把它給寫下來的意識，先明白有多少要做，然後再按照輕重緩急去辦。這樣的一個思考和行動過程，便是這本書的作者想要教給我們的「整理力」了。

接下來的内容，我們将主要從紙質文件整理、電子文件整理、辦公桌面整理這三個方面，來看看如何通過整理，提高工作效率的。

在公司裡上班的時候，如何管理好成堆的辦公文件，其實考驗的便是一個人的「整理力」。

因為紙質文件，它們大多處在一個需要被反複查閱的狀态，你作為一個整理者，除了要它們規規矩矩地收在一起，還需要讓它們能夠在需要時，被一下子給找出來。

具體來說，你便可以制作一份一目了然的索引，在将紛繁複雜的文件進行分門别類收納管理的同時，理清思路，對文件内容做到心知肚明。

圖 | 《圖解整理力》

那麼，如何制作一份一目了然的索引呢？這裡一共有四個步驟。

第一個，是列出主要文件的類型。

比如，靈遙在公衆号裡面解讀過的書，在我個人的文件裡，便分為了「個人成長」和「為人處世」兩個部分。這本《圖解整理力》便毫無疑問是該歸在第一個文件夾裡的。

第二個，是命名不同的類型，并制作标簽。

對我來說，因為我是每一本書，至少寫一篇拆解稿，因此，為了便于區分，我在進行文件管理時，便直接采取了「名字 日期」的形式。比如，這一篇文章，就屬于「圖解整理力 - 0427」這個文件夾裡。

第三個，是按照标簽開始制作文件索引目錄。

這裡我的理解是一個大的目錄，大家可以參考「公衆号」左邊欄目的「書海泛舟」，裡面有一個我以前做的圖書目錄。

第四個，是把索引目錄貼在文件櫃最顯眼的位置，使得自己一眼便能夠看到。

圖 | 我電腦桌面的一角

這裡，我還有一個小建議，便是按照「項目周期」來管理文件。

比方說，我以前做研究員的時候，便會有确定主題、列提綱、收集資料、寫初稿、提交領導後修改、完善稿子、終稿提交的過程。

那麼，我在管理文件時，同樣也會按照這個順序依次排列文件，這樣即便是要把項目移交給别的同事，他/她也能夠明白這個項目做到了哪一步，非常适合做項目的小夥伴～

在學會了如何利用索引整理紛繁複雜的紙質文件後，我們便可以把目光轉向我們工作中更經常使用的電腦了。

在電子化普及的今天，很多公司都開始采取無紙化辦公的方式，利用郵件和群來互發文件。再加上時不時領導發到群裡的一條需要大家收藏閱讀的鍊接，我們電腦裡便會堆積許許多多的文件、文件夾和快捷方式。

雖然，電腦的檢索和鍊接速度已經非常快了，但是，靈遙依舊會覺得，你如果每天能夠抽出3-5分鐘的時間對當日的文件進行分類管理，那麼，無論是做方案，寫總結，還是移交工作都會非常便利。

那麼，關于電腦文件的整理，作者都有哪些小竅門呢？

第一個，是桌面圖标不要超過三排。

毫無疑問，我們都喜歡從桌面直接找文件，但是，桌面上的文件如果太多了，那麼找起來真的會相當費神呢～

因此，你最好養成一個文件歸類的好習慣，把文件打包起來，桌面隻保留正在進行的項目，和工作必需的文件。

第二個，是文件夾不超過三層。

雖然文件夾可以一直新建子文件夾，但是，太過于複雜結構，隻會增加使用和記憶難度。一不小心，你重要的資料就淹沒在了一層又一層的文件夾裡。

因此，從現在開始，養成文件夾最多不超過3層的習慣，在目光所及範圍内橫向平鋪，對工作一目了然吧。

第三個，是文件更新後舊版本應該及時删除。

軟件的更新換代是經常發生的事情，文件也會不斷地修改。為了不占用你的硬盤空間，拖慢你電腦運行的速度，請及時删去舊的安裝包吧。

說完了文件的整理後，我們來看看發郵件/信息時，如何才能夠減輕對方的閱讀壓力，得到盡快答複。

在工作中，郵件是我們最常用到的工作彙報工具。但是，标題不清的郵件，和太長的正文，對接收者來說，真的很不友好喲～

因此，你在發郵件時，不妨做到下面三件事：

1. 一封郵件隻說一件事，在「主題」位置寫清楚；
2. 加入【重要】【急】【很急】等小标記，來提醒收件人，讓對方意識到該郵件緊迫性；
3. 内容短小精幹，直奔主題，不寫廢話、套話；

圖 | 《圖解整理力》

說完了紙質文件和電腦文件的整理後，我們最後來說一下如何收拾出一張能提高工作效率的辦公桌子。

在電視劇裡，我們常常會看看到，主人公為了表達自己工作的繁忙，會在辦公桌前堆滿文件，貼滿便利貼……

實際上，這樣的狀态更加容易讓人忙中出錯。因為，辦公桌的雜亂感，常常會讓你心亂如麻，很難進入到心流狀态。

因此，整理辦公桌的第一步，便是要按照不同區域劃分，為不同區域賦予不同的用途，讓自己能夠一下子找到需要的東西。

接下來，我們來看看辦公桌的六個區域分别都該如何規劃：

圖 | 《圖解整理力》

1. 桌面：這是我們最常用的地方，請盡量保持桌面的整潔，給它足夠的空間；
2. 右側最上面的抽屜：這是最順手的一個收納位置，我們可以把簽字筆、筆記本、U盤、各類數據線等最常用的東西放在這裡；
3. 右側中間區域：這裡可以放一些個人用品，如，小零食、花果茶、衛生用品、備用藥品等等；
4. 右側最下面的抽屜：由于這個抽屜的使用頻率不會本高，建議放一塊午休小毛毯，或是一雙輕便的平底鞋；
5. 正下方抽屜：發放一些重要的文件；
6. 桌底：保持幹淨清爽，不要侵占空間。

也許，你也讀到這裡後，依舊會覺得，「哎呀，我每天有那麼多文件要管理，做不到呀～」

其實不然，正如同你不會一天把你家裡的全部衣服穿出門一樣，你同樣也不會同時用到全部文件。那麼，你為什麼不考慮先把不用的文件給存放起來，不要放在辦公桌上，讓你做什麼事情都束手束腳的呢？

圖 | 《圖解整理力》

以上，便是全書的内容。

好的工作習慣，是提高工作效率的保證。你如果常常發現自己工作效率低下，丢三落四，每天宛如被生活逼着往前，那麼，不妨在下班前對照着這篇文章的内容，整理一下你的辦公桌和電腦桌面，讓你的工作環境先清爽起來吧～

祝好！

注：圖片來自網絡，如有侵權，請聯系作者删除

文 | 武靈遙，一位踐行着「日讀書一本，日更文一篇」的職業讀書人，本文首發于個人公衆号：書語人間（syrjjy）

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