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01 設備采購合同管理制度

02 設備采購合同管理表單

03 設備采購結算管理制度

04 設備采購結算管理表單

設備管理

設備采購合同管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為了達到以下目的，特制定本制度。

1．加強公司設備采購合同管理，規範設備采購合同的拟定、簽訂、保管等行為。

2．規範對外經濟行為，保證經濟效益，防止不必要的經濟損失。

第2條 适用範圍

本制度适用于公司設備采購合同的管理。

第3條 管理職責

1．公司應成立設備采購小組，采購小組由設備部、技術部、采購部及其他相關部門人員組成。設備采購小組負責設備采購合同的談判工作。

2．采購部負責設備采購合同的拟定、簽訂及簽訂後續管理工作。

3．總經理負責設備采購合同的評審工作。

4．印章管理人員負責印章的規範使用管理及保存工作。

第2章 設備采購合同簽訂管理

第4條 合同談判

設備采購小組應就合同内容及條款與設備供應商進行談判。

1．談判的主要内容包括設備名稱、規格型号、價格、交貨期、質量驗收标準、運輸方式、付款方式、售後服務等。

2．合同談判時的職責分工。

（1）設備采購小組中采購人員負責采購合同的商務談判。

（2）設備采購小組中技術人員負責采購合同中技術商談。

（3）設備采購小組中财務人員負責采購合同中款項收取或支付條件等條款的商談。

第5條 合同拟訂

設備采購小組相關負責人應彙總談判結果拟訂采購合同，并交采購部經理進行審核，交總經理複核。

1．采購合同内容必須符合法律法規要求，合同條款必須齊備、明确、具體，表達必須嚴謹。

2．合同的主要條款應包含以下幾點。

（1）合同簽訂雙方的姓名、地址和聯系方式。

（2）采購設備的單價、總價、數量、規格型号、質量及技術要求。

（3）采購設備的驗收标準和方式。

（4）采購設備的履約方式、交貨期、到貨地點。

（5）付款方式和期限。

（6）售後服務和其它優惠條件。

（7）違約責任和争議解決的方法。

第6條 合同評審

總經理應組織相關職能部門對拟訂的采購合同進行評審，并填寫“采購合同評審表”，确保所采購的設備質量、數量、交期、價格均能符合和滿足公司生産等的需求。

第7條 合同簽訂

合同評審結束後，總經理或其授權簽約人應與設備供應商簽訂采購合同。

1．設備采購合同簽訂前，應由主管副總經理或其授權簽約人簽訂技術協議。

2．采購合同簽訂時必須使用合同專用章，不得以公司行政公章或部門印章對外簽訂采購合同。

第3章 設備采購合同後續管理

第8條 合同履行

1．設備采購合同簽訂生效後，合同雙方應按照合同約定全面履行自己的義務，并維護公司的合法權益。

2．采購部應做好設備采購進度控制工作，确保設備供應商在交貨期内交貨。

第9條 合同變更或解除管理

1．設備采購合同履行過程中需對合同内容作重大變更或改變時，采購部負責人應及時将變更内容或改變情況說明材料一并上報主管副總經理、總經理審批。審批通過後，可作為采購合同的附件執行。

2．當出現下列情形之一時，設備采購合同視為解除。

（1）因不可抗力導緻合同無法繼續執行，雙方同意取消合同。

（2）因市場環境或需求的變化，一方提出取消合同，由雙方協商解決賠償事宜。

（3）發生符合合同條款中合約解除的事項。

第10條 合同違約管理

1．合同執行期間，采購部相關負責人應随時跟蹤合同的履行情況，及時發現供應商可能發生違約、不能履約或延遲履約等行為，或公司自身可能無法履行或延遲履行合同等行為，應及時報告采購部經理處理。

2．設備供應商違約時，可要求其支付違約金，或支付定金擔保，給公司造成損失的，可要其賠償損失。

3．公司自身違約時，采購部相關人員應與設備供應商協商解決辦法，并将解決辦法以書面形式上報總經理，經批準後，公司承擔相應責任，履行相應義務。

第11條 合同糾紛管理

1．合同履行過程中發生糾紛時，采購部相關負責人應及時調查、分析原因，與設備供應商協商談判，并及時報主管領導。

2．同設備供應商協商後達成一緻意見時，雙方可簽訂書面補充協議，由雙方法定代表人或其授權人簽章并加蓋單位印章後生效。

3．合同糾紛經協商無法解決時，雙方應依合同約定選擇仲裁或訴訟方式解決。

4．采購部應協助法律顧問制定仲裁或訴訟方案，報仲裁批準後實施。

5．糾紛處理過程中，公司任何部門或個人未經授權，不得對設備供應商做出實質性答複或承諾。

第12條 合同歸檔保管

1．采購部相關負責人應統一保管所有正式簽訂後的采購合同及有關文件，單獨建立采購合同台賬，并存檔備案。

2．與合同有關的文件包括合同的正副文本、中外文本、附加、往來函電、會議紀要、預付款單據等。

第4章 設備采購合同專用章管理

第13條 合同專用章的使用

1．公司對外簽訂合同由公司董事長或其授權的人（總經理等）簽章，同時加蓋合同專用章。

2．合同專用章僅限用于有關合同的簽訂，未經核準，不得在其它文件上使用。

3．設備采購經辦人代表公司對外簽訂合同時，需填寫“合同專用章用印審批單”，經合同授權簽約人審查同意後方可用印。

4．印章管理人員須嚴格審查用印範圍和用印手續，并對用印情況進行登記。

5．合同專用章原則上不得攜帶外出使用。确因工作需要，應經總經理批準，并到印章管理員處辦理借用手續。

第14條 合同專用章的保管

1．合同專用章印制完成後，須指定專人保管。未經主管領導批準，印章管理人員不得将合同專用章交給他人保管。

2．合同用印後，印章管理人員應及時收回合同專用章。

3．合同專用章丢失、損毀、被盜時，印章管理人員應及時報主管領導予以處理，同時，登報挂失作廢。

4．合同專用章内容需要變更時，應停止使用，并交由綜合管理部予以封存或銷毀。

第5章 附則

第15條 本制度由采購部負責制定，采購部保留對本制度的修訂和解釋權。

第16條 本制度自頒布之日起生效，并應根據實際工作情況每年修訂一次。

設備采購結算管理制度

第1章 總則

第1條 目的

為了達到以下目的，特制定本制度。

1．加強公司設備采購結算管理，規範設備采購結算、付款行為。

2．确保按照合同付款，保證公司資産的安全完整，維護公司利益。

第2條 适用範圍

本制度适用于公司設備采購結算工作的管理。

第3條 職責分工

1．采購部相關工作人員的主要職責包括以下幾點。

（1）采購員負責查看并審核供應商提交的票據及資料，确認供應商的結算資格。

（2）采購結算員負責審核付款單的内容，并對結算進行複核，并下賬。

2．财務部相關負責人負責票據的審核、财務手續的辦理及賬款的支付。

3．公司總經理負責付款申請的最終審核。

第2章 設備采購結算工作程序

第4條 結算單據的收集

1．采購員應收集、彙總供應商貨款結算單據，并進行初步審查。

2．結算單據一般包括以下幾種。

（1）采購合同。采購員須将采購合同複印件交财務部門備案，以便于财務審核時查閱。

（2）采購訂單。此單據是設備采購是否經過審批的依據。

（3）設備驗收單。此單據上須有指定授權驗收人簽字。

（4）貨運單據。此單據上須蓋有供應商公章或發貨專用章等。

（5）設備入庫單。設備入庫單上所記載的内容應與貨運單據、發票信息一緻，且有設備保管員的簽字。

（6）發票。采購員必須取得供應商開具的發票。此發票必須是供應商按照采購合同和采購訂單上的相關規定開具出的。

第5條 付款申請單的填寫

1．采購員應按照公司相關制度規定填寫“付款申請單”，并附收集完整的結算單據，交采購結算員。

2．付款申請單填寫内容：收款單位名稱（全稱）；收款單位開戶行名稱（全稱）及地址、賬号；設備名稱、規格及型号、數量、單價、金額、入庫時間；申請付款日期；付款方式；大小寫金額；經辦人及相關負責人的簽字等。

第6條 結算單據的複查

采購結算員負責審查付款申請單的内容是否與其它結算單據的内容保持一緻，并下賬。

第7條 票據及資料的審核

财務部經理應授權指定會計人員進行票據審核。

1．會計人員應審查所有結算單據上相關授權負責人的簽字是否同備案中簽字樣本保持一緻。

2．所有結算單據，如付款申請單、發票等所載内容必須保持一緻。

3．單據中如有多聯的，須用複寫紙，不得直接筆寫在非第一聯上。

第8條 付款申請單的審批

1．财務部會計人員審核“付款申請單”完畢後，交财務部經理複核，并由分管副經理審批。

2．超出分管副總經理權限的，應交總經理審批。

第9條 賬款的支付

1．财務部出納應依據審批手續齊全的“付款申請單”支付賬款。

2．結算方式的選擇。

（1）合同雙方在同城或同一區域時，可選擇支票、銀行本票、銀行彙票、同城委托收款等結算方式。

（2）合同雙方不在同一區域時，可選擇彙兌、銀行彙票、異地委托收款等結算方式。

第10條 賬款的追蹤調查

1．出納付款後應及時通知采購員付款情況。

2．采購員應及時與供應商聯系，核實貨款是否到位。

3．付款情況如有異常，采購員應及時反饋到财務部，協助查找原因，并采取相應補救措施。

第11條 應付賬款的核對及管理

1．賬款支付以後，出納應及時按單據編号登記日記賬。

2．往來會計應及時編制相關記賬憑證，登記應付賬款明細賬。

第3章 設備采購預付款的管理

第12條 選擇預付款方式

如供應商要求結算需以預付款方式進行時，公司可采取預付款方式進行結算。具體的付款過程如下所示。

1．預付款的支付。

2．進度款的支付。

3．提貨款的支付。

4．質保金的支付。

第13條 設備采購預付款的審批及支付

1．預付款申請單的填寫。

采購員應根據采購合同相關條款要求，填寫“預付款申請單”，并附采購合同及采購訂單交财務部。

2．預付款申請單的審批。

（1）會計人員應審查相關單據，确保所申請的預付款同采購合同要求的預付款比例保持一緻。

（2）财務部會計人員審核“預付款申請單”完畢後，交财務部經理複核，并由分管副經理審批。

3．預付款的支付。

财務部出納應根據審批手續齊全的“預付款申請單”支付賬款。

4．設備的催交。

（1）出納付款後應及時通知采購員付款情況。

（2）采購員應及時與供應商聯系，核實預付款到位情況，要求供應商出具發票，并督促供應商生産、交貨。

第4章 附則

第14條 本制度由采購部負責制定，采購部保留對本制度的修訂和解釋權。

第15條 本制度自頒布之日起生效，并應根據實際工作情況每年修訂一次。

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