在混合模式辦公現狀下，選擇在線會議作為團隊溝通手段的目的是與團隊成員同步工作進展和讨論問題,并且經過讨論之後決策出解決問題的最佳方案。當舉行多部門事項溝通在線會議時，獲取各部門的觀點與建議是尤為重要的，那麼所有與會者可以在會議中按照部門劃分進行讨論嗎？

其實，從2020年12月開始，微軟Teams會議已經提供了分組讨論室功能，企業團隊可以将會議與會者根據需求分為不同的分組，進行頭腦風暴和開放式的讨論。

今天，為你梳理 Teams 在線會議的分組讨論室功能在完整會議周期中的使用攻略，讓在線會議借助分組讨論室，将與會者以小組的形式聚集在一起，從而進行讨論交流。

當在線會議确定使用分組讨論室功能的話，作為會議組織者的你，需要提前為會議做好一些準備，會議開始後就不用手忙腳亂了。

會議組織者可以打開這個會議的編輯模式，就會發現，這個會議默認自帶一個“分組讨論室”選項卡。

單擊“創建會議室”按鈕，即可創建分組讨論室。

創建時根據會議需求選擇分組讨論室的數量，最多可為單個會議提供50個分組讨論室。

當創建了分組讨論室之後，會議組織者可以将與會者按部門類型分配進分組讨論室了，但是會議組織者可能并不了解所有部門的人員構成，這時，可以給部門負責人授權分組讨論室管理員角色來協助控制分會場的人員分配。

在 “分組讨論室”選項卡中，打開“會議室設置”，即可分配管理員。

但是需要提醒的是，分組讨論室管理員一定是會議組織者同一組織中的會議演示者。

當分組讨論室的管理員是部門負責人時，即可輕松按照部門類型分配各個分會場人員，可以在“分組讨論室”選項卡中，單擊“分配與會者”按鈕，選擇分配人員方式。

其中，“自動”分配方式是随機将平均人數自動分配至各個分組讨論室中；而“手動”分配方式則完全由會議組織者或者管理員來決定哪位與會者被分配到哪個會議室。

如果會議組織者确實對人員分配具有明确規劃的話，那麼，就可以選擇“手動”分配方式，并在“将與會者分配到分組讨論室”對話框中落實既定的分配方案。

分組讨論室管理員除了在會前可以分配與會者之外，在會議全周期都可以協助會議組織者來管理分會場。

分組讨論室管理員功能：

• 添加和删除會議室
• 将與會者分配到會議室
• 設置會議室讨論的時間限制
• 打開和關閉會議室
• 加入任何分會場
• 發送公告
• 重新創建會議室

所以想要确保會議的分組讨論環節有秩序的進行，建議一定要添加分組讨論室管理員。

還需要注意的是，被設定為管理員的人員是不會被分配到特定分組讨論室的，在會議期間可以非常靈活地協助會議組織者管理分會場以及維持分會場的秩序。

其實每個創建的Teams會議都有會議選項設置，對于包含分組讨論室的 Teams 會議來說，除了主會場本身有自己的會議選項，每個分組讨論室也有各自的會議選項。

雖然分組讨論室的會議選項與主會場的會議選項在控制範圍上是不同的，但是，它們卻在用戶界面上完全相同。

除了可以通過會議選項來分别對各個分組讨論室做出差異化設置之外，你還可以對所有分組讨論室的共性行為方式做出統一設置。

例如，你可以設置讨論室的時間限制，控制分會場讨論時長；“自動将人員移動到會議室”選項開啟的話，當分組讨論室開啟時預分配與會者自動進入到各自的分會場；“讓人員返回主會場”還可以賦予與會者在分組讨論室過程中是否可以自主返回主會場的能力。

曾經有一次參加在線會議，馬上進入到分組讨論環節時，本以為可以立刻進入分會場進行讨論，但是等待了很長時間卻依舊停留在主會場，原來會議組織者在逐個開啟分會場，這種情況在耽誤與會者時間的同時也大大降低了會議的效率。

其實，隻需點擊一個功能按鈕，所有的與會者即可進入相應的分會場。

會中打開分組讨論室功能，會議組織者可以點擊“打開”選項，隻需一鍵就可開啟所有分組讨論室，與會者會按預先分配好的進入到分組讨論室，這是開啟分組讨論室的第一種方法。

所有分會場同時開啟并不是絕對的，也有另一種情況，當會議有多個主題讨論環節時，隻需單獨開啟當前主題讨論環節特定的分組讨論室。

那麼第二種方法就是開啟指定分組讨論室，會議組織者點擊特定分組讨論室後方的“…”後選擇“打開會議室”，隻會開啟選擇的當前分組讨論室。

開啟分會場後如果出現一些分組讨論室并未開啟的話，不用擔心，當分組讨論室中沒有分配與會者的話，分會場是不會開啟的。

如果分會場已經開啟，但是在主會場還可以看到一些與會者的話，那說明這些是未被分配的與會者，那他們隻能在主會場等待嗎？

不是，他們當然可以加入分組讨論環節，會議組織者或者分組讨論室的管理員打開在會中“分組讨論室”選項，點擊“分配與會者”功能就可以将未被分配的與會者分配進入分組讨論室了。

當所有與會者都進入分會場後，會議組織者和分組讨論室管理員需要确認每個分會場的會議讨論是否已經正常進行。

那麼如何進入分會場查看會議進展呢？選擇指定分會場，然後點擊“加入會議室”即可進入當前分會場。

需要注意的是，不管是會議組織者還是分組讨論室管理員，每次隻能進入且管理一個分組讨論室，不可以同時管理多個。

在分組讨論的過程中，會議組織者和分組讨論室的管理員可以進入到每個分會場與參與人員交流溝通，告知每個分會場與會者讨論結束的時間以及讨論的方向等等。但是如果要向所有分會場人員通知相同消息的話，真的需要逐個進入到每個分會場通知嗎？

當然是不需要的，會議組織者通過“發布公告”可以告知所有人剩餘的分組讨論會話時間以及提供讨論想法。

這樣，所有分會場與會者會在所在的分組讨論室會議聊天中收到通知，從而檢查已發布的公告信息。

會議過程中，當分組讨論環節開始，所有與會者進入到分會場之後，與會者是否會擔心無法把握讨論的時間，無法專心讨論主題内容呢？其實，作為分會場與會者的你，完全不用擔心讨論時間的問題， 你自己可以輕松控制讨論的節奏。

當你進入分會場後，注意會議左上角的時間是否顯示為倒計時标注，如果是說明當前分會場設置了時間限制，當與會者進入到分會場後，分會場就會進入倒計時狀态。

在分組讨論的過程中，會議組織者和分組讨論室管理員可以進入到每個分會場與參與人員交流溝通，告知每個分會場與會者讨論結束的時間以及注意事項。

而且當你在聊天界面中看到會議組織者發送的會議公告時，也可以根據公告來協調分會場的時間分配或者根據公告來準備讨論結束後向主會場提交的報告。

當分會場讨論時間馬上到設置的時間限制時，如果分會場的與會者們依舊還在讨論，那麼會在關閉分會場之前給予分會場與會者提醒，告訴與會者分會場馬上就要關閉，讓與會者做好返回主會場的準備。

其實很多會議給予分會場的讨論時間是非常充沛的，分會場的讨論常常會在限制時間之前結束，如果讨論提前結束與會者仍需要留在分會場等待嗎？當然不是，與會者可以主動返回主會場，會議組織者隻要在設置分會場選項時勾選了“讓人員主動返回”的話，分會場與會者就可以在會議畫面中看到“返回”按鈕。

這樣，分會場的與會者就可以自己主動返回主會場提前進行彙報和總結了。

分組讨論結束後，如果在籌備階段為分組讨論室設置時間限制的話，會在到達規定時間後自動将與會者拉回主會場并且關閉分組讨論室。

那如果分組讨論室是沒有時間限制的話，分會場與會者也可以點擊返回按鈕主動返回主會場，而且會議組織者也有兩種方式可以主動關閉分會場。

第一種方式是一鍵關閉所有分會場，點擊“關閉”選項，所有分組讨論室同時關閉。

第二種方式是關閉指定分會場，點擊特定分組讨論室後方的“…”後選擇“關閉會議室”，隻會關閉選擇的當前分組讨論室。

這樣，會議中的分會場都關閉，與會者都會回到主會場進行讨論結果的彙報和總結。但需要提醒的是，會議組織者和管理員一定要确保在結束會議前，所有分組讨論室都處于關閉狀态，否則在分組讨論室處于開啟狀态下結束會議後，分組讨論室所分配的與會者依舊是可以加入分組讨論室的。

會議結束後，會議的組織者會對會議資料進行歸納整理，但是主會場的出席報告中無法查看與會者參與分會場的信息，那麼分會場産生的數據資料又該如何收集？

其實每個分組讨論室都有其自己的聊天功能。 所有聊天在Teams 聊天列表中提供，在分會場結束後，會議組織者可以在每個分組讨論室的聊天界面中查看分會場的出席報告、會議轉錄腳本以及會議錄制視頻。

需要注意的是，如果會議有10個分會場，那麼最後彙總出的出席報告應該是11份（1份主會場出席報告 10份分會場出席報告）、11份會議錄制視頻（1份主會場錄制視頻 10份分會場錄制視頻），并且每個分組讨論室的會議錄制視頻的存放位置是分會場錄制人的OneDrive for Business空間中，而不是會議組織者的。

注：分組讨論室過期是指如果過去 60 天内分組讨論室未活躍，就視為過期的分組讨論室，會從分組讨論室的會議室列表中删除。

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