國内有龐大的倉儲物流從業人員隊伍（根據中國物流與采購聯合會的調查，2016年底我國物流從業人員5012萬，是人員增速最快的行業），很多人隻是想深入了解倉庫從無序到有序，從源頭開始應該如何管理、如何優化，需要解決什麼問題，各個環節的注意事項是什麼。不需要多麼全面，理論多麼高深，隻求實用，最好是拿過來就能用，并且馬上見效。

沒找到這樣的書，所以，我準備自己寫一本。此篇為倉儲管理筆記的第三篇。

附：

倉儲管理筆記：卸車、訂貨規範、安全制度......

倉儲管理筆記：庫存差錯、毀損賠償、自用管理、組織架構......

崗位職責

組織架構調整了，崗位職責就需要重新梳理。王二盡管是IT專業人士，好歹十多年前閑着沒事，考過人力資源管理師的證，也算個半吊子HR。呵，果然沒有白花的錢、沒有白讀的書、沒有白考的證。終于用上了唉！王二根據崗位說明書的内容需求，大筆一揮，哦哦，又揮了三次，制作了工作說明調查表。一氣打印了二十多份，讓大家自己回家填。

崗位說明書模闆

将相應的項目填充完整後，利用每天中午時間，按崗位逐一培訓。參加培訓的員工要求在簽到表上簽字，确認已清楚理解崗位職責，且無異議。前後用了十天的時間，才算完工。

發貨差錯

近來，倉庫貨物錯發到門店的問題比較嚴重，基本上平均每天一次，銷售部門為此提出了投訴。王二考慮到員工比自己更熟悉業務，準備使用頭腦風暴的方法，征集發貨差錯的原因，以便有針對性地進行整改。

頭腦風暴法又稱智力激勵法，是現代創造學奠基人美國奧斯本提出的。成功的頭腦風暴會議，應遵循下面的原則：

頭腦風暴會議規則

于是周例會的時候，王二組織了一次頭腦風暴會議。驚歎于員工的創造力，提出了N多原因。有些理由令王二哭笑不得，哇KAO，連愛情動作片都出來了。王二默念了“我叫不生氣”200遍，又把《般若波羅蜜多心經》（這是唐三藏翻譯的，不是作者寫滴）念了五回：

觀自在菩薩，行深般若波羅蜜多時，照見五蘊皆空，度一切苦厄。舍利子，色不異空，空不異色，色即是空，空即是色，受想行識亦複如是。舍利子，是諸法空相，不生不滅，不垢不淨，不增不減。是故空中無色，無受想行識，無眼耳鼻舌身意，無色聲香味觸法，無眼界乃至無意識界，無無明亦無無明盡，乃至無老死，亦無老死盡，無苦集滅道，無智亦無得。以無所得故，菩提薩埵。依般若波羅蜜多故，心無挂礙；無挂礙故，無有恐怖，遠離颠倒夢想，究竟涅槃。三世諸佛，依般若波羅蜜多故，得阿耨多羅三藐三菩提。故知般若波羅蜜多，是大神咒，是大明咒，是無上咒，是無等等咒，能除一切苦，真實不虛。故說般若波羅蜜多咒，即說咒曰：揭谛揭谛，波羅揭谛，波羅僧揭谛，菩提薩婆诃。

終于使自己平靜下來，把大家的問題分類彙總，提出了解決方案。

引起發貨差錯的問題及處理措施

倉庫裝箱區域的空間比較小，也就100來平。平時大家揀完貨，見縫插針，有空就放。揀貨時盡管通過揀貨單編号實現了同步，但畢竟涉及各區域的商品有多有少，不一定那麼平衡，大家的速度也有快有慢。所以經常某一個區發完了，放了一圈。其他區域的庫管需要一個個挨着找，以便把同一個店的貨放在一起。

開始大家提議，讓訂單處理員打印揀貨單時，把門店的名字用記号筆寫大一點，字大了不方便找嘛。實施後發現不行，揀貨單用完以後都是放在貨上，字再大遠處也看不清，無效果。

後來，王二覺得如果讓門店名字立起來的話，可能會好些。這樣大家站在門口，就能知道哪個店的貨應該放到什麼位置。想起夏天大街上發小廣告的經常會發些小扇子，塑料的那種。王二找了些來，買了些即時貼，請倉庫的書法高手逐一寫了店名，做成标牌。要求大家第一個放貨的，找這個店的牌子插那，字向門口。剛開始還好，時間長了大家覺得麻煩，關鍵是店多，找牌子的功夫就得好幾分鐘。還有粗心的，連牌子都裝箱子裡發門店去了。

最後，一位主管出了個主意。把倉庫的裝箱區域分成10份，劃上線，從0到9編号。大家放貨時按揀貨單編号的尾号放置。比如56号揀貨單，貨就放到6号處。因為裝箱組員工都是倉庫的精英，工作速度很快，一般不會出現56号和66号放在一起、裝箱進度滞後的情況。這比放牌子方便多了，這個問題算是解決了。

還有就是裝箱單書寫。倉庫因為所有業務全是手工操作，為了控制差錯率，規定裝箱時一人裝，同時讀出商品型号；另一人手寫裝箱單，内容包括箱号（這是第幾箱）、商品編号及數量。該單所有的商品裝箱完畢，裝箱單再和揀貨單互相核對，以确保無誤。裝箱單的書寫有兩個作用：一是按貨寫，能準确記錄實際發貨商品；二是作為倉庫發貨依據。如某個商品發到門店，對方沒找到出現争議，這個時候使用裝箱單作為唯一發貨依據，可以直接告訴對方哪個貨在幾号箱子裡，讓門店重新查找。看起來比較繁瑣、機械，但對于控制發貨差錯率，作用還是比較大的。

那麼，為什麼裝箱的時候，不能一個人裝并讀出型号，另一個人在揀貨單上劃鈎确認呢。原來試過，這種情況下，就沒有發貨依據了。另外，汽車配件很多型号都很相近，如果用劃鈎确認的方式會出問題，比如12499和13499，7307和7037，稍一疏忽就容易發混。并且，貨物到底裝到哪個箱子裡去了，也無法登記下來。實踐證明，裝箱單不能取消。當然，如果用PDA裝箱的話，可以直接生成裝箱單，就不用手寫了。

為保證大家不漏寫，王二沒有更好的辦法，決定采用經濟制裁手段。規定發貨不寫裝箱單，一次扣30分，要知道倉庫員工考核滿分才40。如果被罰一次，這個月的考核工資就乘風而去，消失在無邊無際的天空中了！同時，王二要求書寫裝箱單的員工必須簽名，平時不定期檢查，隻要發現違規同樣扣30分。哪裡有反抗，哪裡就有壓迫。大家迫于壓力，本着“沒成為老大之前，就尊重現在的老大”的原則，不得不改變工作習慣，老老實實地按要求書寫裝箱單。

整改之後，情況好了很多，發貨差錯從一個月30次左右，降到了大約20次，盡管還是偏高，但是進步了。

商品發貨時，除了發錯型号、數量外，還有另外一種情況就是發錯地址。例如：把A店的貨發到B店去了。盡管這種情況不多，麻煩可就大了。少收貨的店會找倉庫，有一小撮多收貨的店，咳咳，俺沒看見啊！！

My Dog！這可咋整呢？

打鐵還得自身硬，王二決定先從内部管理做起。

配件商品可分為兩類：整件商品和散件商品。整件商品比如蓄電池，肯定會單獨發貨，不會打包，隻确認箱數（物流行業一般稱為件數）就行了。由于這類商品批量大，因此并不放到裝箱區域，直接搬運到發貨區。而散件商品就是量小、不規則的商品，需要人工裝箱、打包後發運。

王二規定：散件商品裝箱複核後，封箱，貼上箱貼（比如内附清單、此面向上、易壓勿碎，哦易碎勿壓，等等）。複核人在裝有發貨單據的箱上，用記号筆注明總件數，标記如“C店4/23”，4是指散件商品一共四件，23是指該店所有商品共23件，其他19箱是整件商品，在外邊的發貨區放着呢。

貨從裝箱區域搬運到發貨區域後，在發貨區的一塊黑闆上登記件數。比如上面的情況就是C店23，然後把拉出來的4箱散貨，放到另有19件貨的托盤上。由于有的店一天可能有兩張以上的訂單，所以揀貨、裝箱也分成多批。每天晚上合并發貨，以便減少運費（件數越多單件運費越低）。如上午一單12件，下午一單7件，怎麼寫呢？開始，大家先把上午寫的數量擦掉，把兩單加在一起寫上19。但後來發現容易亂。有的同事好心，張三寫了個19，李四過來又加了個7，變成了26，這樣數量就對不上了。最後約定用“加”的辦法，即搬運出來多少就寫多少，然後用“ ”号标識。如上一例就寫“C店12 7”，清楚地标識出是兩單，每單各多少件。

王二又申請經費買了台标簽打印機。要求以後發貨時，都必須貼上發貨标簽。這樣有兩個好處：一是有标貼的貨，交付給貨運公司不容易弄混；二是在貼标簽過程中，如果總件數不對，标貼就會多或少出幾張，那就得重新複核。因為标簽張數是按發貨黑闆上登記的總件數打印的。

再就是要求裝卸組，晚上給貨運公司裝車時，再确認一遍總件數。同時不允許貨運公司人員自己取貨裝車。貨運公司開完發貨單據後，需要确認開列的件數無誤。發貨單據相當于運輸合同，要求配送組負責，保留至少半年備查。

内部能想的辦法都想了，但發錯貨門店不認咋辦泥。王二無奈之下求助于領導。老大哥指示：我們和門店是一家人，雙方必須互相信任，這是基本的原則，不容亵渎。對于部分愛貪小便宜的門店，可以采取倉庫有意發錯貨（多發）的方式，看門店是否反饋。若不反饋就處罰店長。好辦法啊！當然這種情況下，倉庫如果想瞞報發貨差錯次數也不大可能了。

不會寫文案的IT，不是一個好庫管。

不管怎麼個仔細法，因為是純手工操作，所以發貨差錯無法完全避免。為些，王二制定了發貨差錯處理規則。

1、發貨差錯是指因倉庫原因所造成的配送商品數量、型号與客戶訂單不符。

2、發貨差錯的數量及型号認定以裝箱單為準。

3、門店（客戶）發現的發貨差錯，通過QQ或其他社交工具提交給訂單處理員。訂單處理員根據反饋内容，核實裝箱單、确認倉庫該商品當前庫存數量，審核發貨流程并進行回複。

4、已認定的發貨差錯包括少發、多發、發錯型号3種情形，分别依據下述規則處理（所有反饋要求在收貨2個工作日以内）。

發貨差錯處理規則

5、倉庫對于員工營私舞弊，發貨故意不寫裝箱單、裝箱單與實物不符等情況将嚴肅處理，處分從扣發當月工資直至開除公職。

6、門店或客戶對倉庫裝箱單數量或型号有異議時，可提供相關證據如照片、視頻監控錄像等，若能明确責任按上述規則處理，否則雙方協商處理方案。

7、對于發貨差錯，訂單處理員進行數據彙總，每周一通報物流部經理，依據考核方案對相應責任人進行獎懲。

多管齊下，倉庫發貨差錯率持續下降，平均每個月已經維持在15次以下了。月均訂單6萬多行，發貨差錯控制在15行以下，就人工管理來說算是不錯了。于是，王二很滿意，自俺感覺良好。

業務流程

随着各項制度的建立，工作規範逐步固化下來，首當其沖的就是業務流程。磚家說過，隻對最關鍵的業務制定流程。如果流程太多，一大本子，大家就沒人看了。王二從善如流，決定先從出入庫開始。王二發揮IT專業人士畫程序流程圖的優勢，加上近來了解的倉庫業務也不少了，沒啥難度，很快入庫流程出爐。

倉庫入庫流程

在水西汽配，大家平時采用的溝通工具是阿裡的dingtalk。為監控入庫進程，并為後期的績效考核收集數據，王二在第三方的簡道雲裡設置了信息收集表格，要求入庫的每個環節都在裡面确認進度。

對于到貨清點的時間要求，也專門與采購部門進行了協商。

商品入庫時間要求

在到貨入庫過程中，如果供應商到貨商品與入庫派工單不符（即采購單，到倉庫轉為入庫派工單，入完庫後生成入庫單），要求訂單處理員制作《到貨商品差異表》發給采購部門，核實後再行入庫，表格格式如下：

文件名：XX品牌收貨差異表20141215（生成日期）.xls。

字段包括：序号、零件号、應入數量、實入數量、數量差異、備注。

各區域庫管入庫完畢後，将已核對并簽名的入庫派工單，及對應的供貨商發貨清單，統一交倉庫訂單處理員保管，留存期限不得少于6個月。

供應商實際發貨與采購單不符時，要求庫管員清點完到貨後，在入庫派工單上按以下方式标注差異，以便于訂單處理員操作ERP入庫。

入庫單據标記規則

當然，出庫流程也不能少。

倉庫出庫流程

對于一些登記表，王二也設計了樣式。

1、自主退貨登記表：序号、客戶名稱、揀貨單号、零件号、訂貨量、實發量、差異量、原因。

2、出庫商品交接表：序号、日期、客戶名稱、揀貨單号、備貨人、備貨件數、訂單行數。

3、外出發貨登記表：序号、客戶名稱、發貨件數、貨運公司、發貨時間、送達時間、運費、發貨人、備注。

基本的業務流程都有了，王二很得意，好歹可以偷懶幾天了。但沒想到，當天下午有名員工走進了王二的辦公室，提出離職。

作者 | Superdos

來源 | 大董知識庫

此文系作者個人觀點，不代表物流沙龍立場

更多精彩资讯请关注tft每日頭條，我们将持续为您更新最新资讯!